# DigiFactory > Plateforme logicielle SaaS française de gestion d'activité, CRM, CMS, e-commerce et événementiel. Digifactory is a French software company providing an all-in-one SaaS platform for business management, CRM, CMS, e-commerce and event management. Company information: - Legal form: SARL (Société à responsabilité limitée) - RCS: 424 885 697 (Paris) - Head office: 138 rue Castagnary, 75015 Paris, France - CEO: Wilfrid Brown - Founded: 1999 - Company size: Small team - Main activity: IT consulting, software and information systems services - Country: France Product overview: Digifactory centralizes business management operations for SMEs, agencies, event organizers and commercial teams. Core modules include: - CRM - Commercial management and invoicing - CMS and website management - Omnichannel e-commerce - Email and communication campaigns - Project management - Event management - Inventory, purchasing and production SaaS delivery model: Digifactory is provided as a cloud-based SaaS solution: - Accessible via web browser - No local installation required - Hosting and maintenance are handled by Digifactory - Infrastructure is hosted in France Event-specific features: Digifactory provides additional event-focused tools, including: - DigiFactory Smart Scan application for ticket scanning and access control during events Pricing: Pricing is modular and depends on the selected features and modules. Values and commitments: Digifactory promotes: - Fair pricing - Continuous improvement - Respect and diversity - Technical and environmental responsibility - Green IT practices and resource optimization --- ## Official documentation entry points ## Contacts & Sociétés Organisez votre base de contacts, collectez les informations sur vos prospects, clients et fournisseurs sur une fiche contact claire. Ajoutez des notes d’information, tâches et rendez-vous.Visualisez d’un coup d’oeil l’historique de l’activité du contact : emailing reçu, appels, factures, événements... Retrouvez l’information rapidement et préparez vos actions de ventes. ### Informations centralisées Centralisez vos contacts, leurs informations et leur activités avec votre organisation dans une base unique. ### Contacts Centralisez les informations de vos contacts, qu'ils soient des prospects potentiels, vos clients, des prestataires, staff externe, etc... #### Enrichissez les informations de vos contacts Facile à mettre à jour, enrichissez au fur et à mesure les informations de vos contacts avec leur coordonnées, adresses, emails, photos, fonction et autre informations classiques. Au delà des informations classiques, vous pouvez configurer des donners complémentaires des contacts et compléter leurs informations. #### Anti-Doublons Le système anti-doublon est par défaut configuré sur les clés uniques suivantes : unicité de l'Email (personnel ou pro) triplon {Prénom, Nom, Société} Et bien entendu, les informations ci-dessous sont unique : référence du contact identifiant (login) du contact sur le site web   Outil de recherche de doublons Permet d'identifier, selon d'autres critères, des contacts similaire et qu'il faudrait peut être fusionner. #### SMS Pour l'envoi de SMS, DigiFactory est interfacé avec : OVH.com SMSEnvoi.com Une fois un contrat pris avec un de ces fournisseurs, vous pouvez envoyer des SMS directement depuis la fiche du contact.Des clipping peuvent être configuré pour envoyer des messages rapidement. Les SMS sont également utilisé dans les actions commerciales, pour des envois massifs. nb : La réception de SMS est également possible, mais nécessite des traitements avancés (et les possibilités sont relativement limitées). #### Indicateurs Sur la fiche du contact, différents indicateurs sont présenté en haut : Nombre d'emailing envoyé, ouvert, clickés Nombre d'événements invité, inscrits Volume d'opportunités, dont celles perdues ou gagnées Volume du CA du contact, dont payé/impayé (TTC), total (HT), et restant à facturer (couleur noir).   #### Validation de documents fournis Dans les outils liés à la GED intégré de DigiFactory, vous pouvez organiser un processus de validation de documents fournis par les contacts. Cela peut par exemple être utilisé pour des traitement réguliers pour des Staffs externes, des adhérents, des contrôls anti-fraude, des exposants, des inscrits à un événements, etc. L'écran permet de visualiser le document, et d'accepter ou refuser le document, avec différents motifs. #### Tracking d'ouverture & click Les emails envoyés, qu'ils soient transactionnels (envoi de devis, facture) ou partie de campagne d'emailing, sont trackés : l'envoi, les ouvertures et les clicks sont ainsi enregistrés. Dans la timeline de la fiche du contact, vous avez un résumé par email envoyé.En double-clickant sur le cartouche, cela ouvre le détail du tracking. ### Sociétés Centralisez les informations de vos clients, partenaires, prospects, prestataires, apporteurs d'affaires. Pour chaque société, regroupez bien les différents contacts (collaborateurs). #### SIRENE DigiFactory est connecté la base SIRENE de l'état français.   Cela permet de recherche les informations (SIRET, NAF, dénomination correcte, adresses postales) de la société.   nb : la facturation éléctronique va bientôt arriver. Il faut prendre la bonne pratique de toujours renseigner le numéro SIRET de vos clients professionels. ### Segmentation La segmentation de votre base (société et/ou contacts) se fait à partir des différentes informations enregistrées. Les "Catégories" sont le critère standard de segmentation. Vous pouvez également configurer autant de données complémentaires que souahité, pour les sociétés et les contacts. A l'aide des sélections vous pourrez visualiser votre bases de différentes façons avec différents axes de segmentation. ### Comptes comptables tiers Le compte comptable contient quelques informations de gestion (échéance négociée, contact du comptable, numéro de compte tiers pour la comptabilité). Le compte centralise aussi les débit / crédit des factures, avoirs et transactions. ### Traitement Leads *** Outil en cours de développement.   #### Demandes entrantes à valider Afin d'éviter d'inserer des contacts peu intéressant ou non-qualifiés dans votre base, la gestion de Leads permet une zone tampon des demandes entrantes, jusqu'à validation (ou refus). #### Traitement automatisé de demandes externes Le système permet également la lecture automatique d'email provenant d'une source externe et d'alimenter la liste des demandes entrantes.Certains sources seront développées en standard, d'autres pourrons être développées sur mesure. ## Lieux Détaillez vos lieux, qu'ils soient géré en propre ou simplement utilisés régulièrement pour vos livraisons. Sur le planning détaillé, avec tous les espaces, visualisez d'un coup d'oeil les espaces disponibles et l'utilisation de vos lieux.Construisez votre offre commerciale pour louer vos espaces et optimisez leur remplissage avec le Yield Management. ### Lieux de livraison En tant qu'agence événementielle, traiteur, agence de personnel, loueur de matériel...,  lorsque vous travaillez régulièrement avec les mêmes lieux de réception ou clients, vous pouvez consolider les informations et les réutiliser comme "lieux de livraison". Les lieux permettent de centraliser l'information : adresse principal, adresse de livraisons, contacts sur place, caractéristiques, voire les horaires d'ouverture. ### Lieux gérés En tant que propriataire de lieux ou gestion en propre de lieux, vous pouvez gérer les lieux, leurs espaces et notamment les réservations de façon structurée. ### Etages, sections, espaces Un lieu principal peut être découpé, comme dans la réalité, en bâtiments, étages, espaces et d'autres typologies pour différencier des espaces caractéristiques : bureaux, salle de bal, stockage, piscine, terrasse, ... ### Plan du lieu *** En cours de développement Vous pouvez éditer le plan du lieu, par plateau ou bâtiment, avec la définition des différentes zones.Ce système permettra notamment de choisir les espaces à réserver "sur plan", et aussi sera utilisé pour le plan d'implatation (pour gérer la disposition d'un événement sur plan). ### Plan d'implantation *** En cours de développement Le plan d'implatation permettra de gérer de façon interactive la disposition de la prestation, du staff, du mobilier & co pour un événement, voire les différentes phase de l'événement avec les emplacement prévu au cours du temps. ### Carte Carte Google avec les différents lieux. Une évolution est prévu pour intégrer un moteur de recherche multi-critère pour idenfitier les lieux correspondant aux besoins d'un événement. ### Réservations Visualisez toutes les réservations prévue pour le lieu ou ses espaces, ainsi que les options de réservations. Accédez directement à la vente ou au devis correspondantes.Gérez les fermetures, travaux & co directement sur le planning. ### Horaires d'ouverture Renseignez les horaires d'ouverture du lieu, notamment pou : indiquer au commercial si sa réservation est bien dans les bon horaires calculer le taux d'occupation voire afficher cela sur votre site web ### Contacts & gestionnaires Pour chaque lieux, vous pouvez renseigner les collaborateurs liés à ce lieu, avec leur rôle. De même pour un lieu externe, vous pouvez renseigner les différents contacts sur place et leur rôle. ### Configurations Pour chaque espace, vous pouvez renseigner les différentes configurations (agencements) de l'espace, selon ce qui est possible pour cet espace, et le nombre max de pax par configuration. ### Objectifs & Reco *** Définissez des objectifs de commercialisation du lieu : soit en CA, en nombre de vente, en % de marge, ou marge brute. L'outil vous présente les staitsiques passées pour les périodes choisies, et vous facilite la saisie de périodes similaires. ### Yield Management Les produits de commercialisation du lieu peuvent être multiples. Parmi ces produits, certains seront par exemple pour la location nue de l'espace. Définissez dans le Yield (onglet tarif du produit) les différentes périodes et tarifs spéciaux. Soit à l'année, soit sur une période, soit sur un jour de la semaine de la période, soit sur un moment de la journée.   En fonction de cela, le calcul du prix de location se fera automatiquement selon les horaires de location. ## Opportunités Prospectez à l’aide de notre plateforme et gérez vos opportunités d’affaires.Définissez votre cycle de vente, structurez votre prospection et suivez vos prospects à chaque étape du processus.Gardez une trace de vos échanges et documents communiqués. Analysez vos taux de conversion, ceux de vos commerciaux et leur marge. DigiFactory aide vos commerciaux dans leur gestion, leur suivi quotidien, et même dans leur collaboration. ### L'opportunité d'affaire Dans DigiFactory, l'opportunité d'affaire est un conteneur pour gérer votre prospection, pour une affaire potentielle précise. L'opportunité regroupe ainsi : les informations collectées auprès du prospect la société du prospect le ou les contacts en lien avec cette affaire le responsable (vendeur) dans votre structure une timeline avec les notes prises, actions, devis, etc. les devis si vous êtes loueur de lieux, éventuellement une option de réservation le déroulé de l'événement, dans les grandes lignes   Dans le cycle de vie d'une affaire L'opportunité (et le devis) sont utilisés pour la phase en amont de la vente.Le devis est transformé en vente à sa signature par le client.Le reste du cycle de vie de l'affaire se déroule dans la vente ( production, facturation, expédition, projet...) Vente directeLorsque vous recevez un bon de commande du client, en bon-et-du-forme, les étapes d'opportunité et du devis ne sont pas nécessaires : c'est une vente directe. Créez directement une vente, ou accédez à la création d'une vente depuis la fiche du client (contact ou société). ### Gestion d'une opportunité Ci-dessous, les différentes caractéristiques et quelques explications pour chacune. Informations générales Libellé Ce libellé peut être afficher sur des documents envoyés aux clients. Il est repris automatiquement lors de la création d'un devis puis la transformation en vente. Société & contact Le commanditaire et sa société le cas échéant. Le contact sera obligatoire lors de création du devis. Mettez bien votre client direct (à qui les factures seront envoyées). Compte Client Celui-ci se sélectionne automatiquement. Faire juste attention au cas où le contact avait déjà un compte client personnel, mais que l'opportunité est pour sa société cette fois. Source C'est la source de cette opportunité. La source peut être différente de celle du client, et être différent d'une opportunité à l'autre pour le même client. Responsable L'utilisateur assigné à l'opportunité, aka le commercial. Description C'est de l'information interne, votre résumé du besoin du client. Demande d'origine Pour y copier-coller la demande du client (provenant d'un email ou autre canal).   Objectifs & estimations Budget estimé Le budget fourni par le prospect comme enveloppe budgetaire, ou l'estimation faite par le commercial, selon son intuition et expérience. Probabilité Ce % est calculé automatiquement selon le taux de transformation moyen de l'utilisateur, ou le taux moyen de transformation pour ce client en particulier (et quelques autres règles automatiques). Nombre de PAX Pour les événements, le nombre d'invités. Date de la prestation Date de début de la prestation ou de l'événement. Fin de la prestation Date de fin de la prestation ou de l'événement. #### Gestion d'une opportunité L'essentiel de la gestion se fait au niveau du suivi des opportunité. Les informations à remplir lors de la création (ou à enrichir ensuite) sont intéressantes pour avoir un aperçu rapide de l'opportunité, être intégrées automatiquement dans les documents (devis, email), des statistiques et quelques calculs standards. ### Contacts assignés Indiquez dans l'opportunité les différents contacts (commandiataire, décisionnaire, prestataires, etc...) en lien avec cette affaire potentielle. 1 contact au moins est requis pour la création d'un devis. ### Suivi des opportunités L'écran de suivi des opportunités est l'outil de gestion préféré des commerciaux : pour créer directement une nouvelle opportunité, suivre quelles sont les prochaines actions à mener, définir les prochaines actions, changer l'état de l'opportunité, ou avoir un aperçu de l'activité future. ### Devis de l'opportuntié L'opportunité est un conteneur des différents devis liés à cette affaire potentielle. Il s'agit généralement de versions du devis en négociation, de propositions commerciales variées, et parfois de devis complémentaires. La liste des devis vous indique les informations essentiel et amène au devis, ou à la vente si le devis est transformé. ### Réservation Pour la location de lieux, vous pouvez directement enregistrer la réservation, du lieu et des espaces, au niveau de l'opportunité, pour la date demandée par le prospect. Cette réservation pourra être réutilisée directement dans le devis, sans resaisie. Ou bien dupliquée pour une version légèrement différente dans un autre devis. ### Suivi par date ou vendeur Sur le suivi des opportunités, vous pouvez choisir la vue par utilisateur pour par exemple changer l'assignation d'une opportunité (par drag & drop) et répartir la charge commerciale au sein de votre équipe. Ou encore visualiser une approximation par date de prestation de la charge de travail future. Considérant bien entendu qu'il s'agit ici que d'opportunités, donc avec seulement une part qui sera gagnée (et transformé en ventes concrètes).   ### Caractérisez les affaires potentielles Lors de la création d'une opportunité, que cela soit manuellement, ou automatiquement via un formulaire DigiFactory sur votre site, vous pouvez caractériser la demande du client. Ces caractéristiques aident à rapidement comprendre le périmètre de l'affaire, à définir des sélections selon ces caractéristiques ou encore à visualiser des statistiques de l'activité commerciale groupées par ces données complémentaires. ## Devis Parmi les bonnes pratiques commerciales, il est essentiel d'être réactif et de répondre au mieux à la demande du client potentiel. La composition de devis est faite pour répondre à ces 2 priorités : créer et envoyer rapidement un devis ET que l'offre commerciale puisse s'adapter rapidement à la demande. ### Panier détaillé Composez votre devis ou votre vente en ajoutant les produits et informations nécessaires. Le tout par simple drag & drop. Recherchez le produit en quelques lettres, ou bien explorez visuellement votre catalogue produits illustré. Utilisez les trames pour ajouter d'un coup tout un pan de votre devis. Découvrez d'avantage des fonctionnalités du panier en vidéo. ### Trame de panier Les trames permettent de réutiliser d'un seul coup des assemblages de produits, déroulés et slides de devis plaquette. Découpez votre offre commercial en partie simple et réutilisable, et composez vos devis complexe en quelques click en choisissant les morceaux nécessaires. Focus à propos des Trames, en vidéo ### Envoi direct au client Une fois votre devis prêt, envoyez le directement par email au client. L'email sera à la fois sauvegarder dans la plateforme, et vous être envoyé en duplicata. Suivez les ouvertures de l'email dans la timeline du contact. Le contenu de l'email peut être rédigé rapidement avec les clippings, qui peuvent inclure des champs de fusion pour automatiquement mettre les bonnes informations personnalisées dans l'email, sans saisie nécessaire. #### Ecran de rédaction #### Choix du devis Le document du devis à envoyer est par défault le devis plaquette si présent, sinon, le devis simple (document déjà généré). Vous pouvez envoyer plusieurs devis en même temps. Par exemple pour différentes offres, ou différentes parties de votre offre, le tout dans 1 seul email contenant plusieurs documents en pièces jointes. Si le document du devis simple n'est pas généré, vous pouvez le générer directement au moment de l'envoi.   #### Affichage du document du devis Une fois les documents choisis, prévisualisez-les d'un click.Cela permet de contrôler que le devis est le bon et est bien présenté, qu'il s'agisse d'un devis simple ou d'un devis plaquette.   #### Identité Votre identité normale est le prénom, nom et email votre compte utilisateur, et une signature personnalisable dans vos préférences. Les identités offrent de d'autres possibilités, en personnalisant pour un même compte utilisateur, plusieurs identités d'envoi.Ainsi vous pouvez avoir une identité par service pour lequel vous faites un devis, ou par entité juridique, par marque ou autre utilisation.   La configuration d'une identité inclus : le nom à afficher l'email la structure (par exemple, pour des emails avec une présentation autour du message) la signature l'entité juridique (pour un choix automatique de la bonne identité selon l'entité utilisée par le devis).   #### Clippings Les clippings sont des morceaux de message préparé à l'avance, et partagés avec votre équipe, à ajouter pour accélérer la votre rédaction de vos emails. éditez les en texte riche (gras, italic, etc.) organisez les en créant à l'avance des catégories de clippings, et pensez à bien choisir un type d'utilisation Dans l'éditeur de l'email à envoyer, vous pouvez faire un drag&drop d'un clipping à l'endroit du texte souhaité (ou simplement positionner votre curseur, et cliquer sur le clipping souhaité), le clipping s'insèrera directement. Le clipping peut inclure des champs de fusion, pour personnaliser automatiquement le contenu selon le client ou le devis. Ces champs de fusion sont déjà appliqués lors de l'ajout à votre message. Fignolez simplement le résultat pour l'adapter à votre email.     #### Destinataires Ajoutez des destinataires, soit parmi ceux déjà liés à l'opportunité, soit en en ajoutant de nouveaux. Pour les contacts liés à l'opportunité, une petite évolution : choisissez un rôle du contact. Pour facilement distinguer facilement qui est le commanditaire parmi les contacts.   #### Pièces jointes Ajoutez des pièces jointes supplémentaires. Soit en ajoutant un document pour cet envoi, soit en cherchant dans la GED un document qui a été partagé avec l'équipe pour l'ajouter facilement.   #### Pièces jointes dans le contenu de l'email Pour mettre en avant un fichier déjà joint dans le contenu de votre email, vous pouvez faire un drag&drop du fichier depuis les pièces jointes dans l'éditeur. Un champ de fusion spécial va s'insérer. Il sera remplacé par un cartouche présentant le document, et permettant au destinataire de télécharger le fichier. #### Cas des devis ou pièces jointes lourdes Au cas où l'ensemble des fichiers joints (devis compris) dépasse 10 Mo, le système va vous alerter et les fichiers seront placés comme les cartouches précédents, juste au dessus de votre signature, et l'email pourra bien partir sans encombre. Et surtout être reçu par votre destinataire, quelque soit sa limitation de réception (qui est normalement au moins supérieure à 10 Mo). Même en cas de dépassement de la limite des 10 Mo, les fichiers légers resteront joints à l'email (comme vraies pièces jointes). Cela notamment pour le cas d'un devis envoyé, avec une plaquette commerciale (ou reco) lourde jointe avec. Le devis restera comme pièces jointe (si lui-même est inférieur à 10Mo), et la plaquette commerciale sera téléchargeable par le destinataire. #### Prévisualisation Une petite étape pour prévisualiser l'email, dans sa forme finale, avec votre identité, les documents joints, signature, demande d'origine etc... Ainsi, vous pourrez mieux contrôler ce qui est envoyé au client.     #### Envoi  (via DigiFactory, GoogleMail ou OutLook 365) Par défaut, l'email est envoyé par le serveur de DigiFactory. Dans vos préférences, vous pouvez connecter votre compte utilisateur à un compte Google mail ou Outlook 365, et avoir ces derniers qui réalisent l'envoi. #### Sauvegarde automatique Tout ce que vous sélectionnez ou rédigez est sauvegardé automatiquement, et continuellement. Cela vous permet de revenir plus tard sur l'édition de votre email au client. ### Devis classique Ce que nous appelons devis "classique" (ou devis "simple"), c'est un document de devis sans présentation commerciale supplémentaire, avec uniquement les informations du client, le contenu de l'offre commerciale, les emplacements de signature, et CGV. Autrement dit, un devis qui ressemble au document de facture, aux CGV et zone de signature près. ### Devis Plaquette C'est un devis construit sur mesure pour le client potentiel, une présentation poussée, et un contenu à la fois dynamique et personnalisable par le commercial. La "trame d'initialisation" choisi structure votre devis avec les pages essentielles (page de garde, quelques infos de la société, récapituatifs, signature, CGV). Les autres pages s'ajoutent automatiquement selon les produits ajoutés au panier, selon la configuration préalablement établie. La fusion des informations de l'opportunité, devis, panier, client, déroulé & co se fait automatiquement. ### Déroulé de l'événement Le déroulé de l'événement de votre client peut être enregistré sur l'opportunité, et repris dans le devis, ou avoir des versions différente par devis. Ce déroulé, qui est une simple liste de moments forts, est affichable dans le document du devis. Pour structurer votre devis, vous pouvez également lier les différents produits (ou groupe du panier) à un moment du déroulé. Cela permet par exemple d'avoir plusieurs pages de devis plaquette pour un même type d'offre. #### Ajout d'un moment Le déroulé a 2 modes d'affichage (pour sa gestion) : sous la forme d'agenda et la forme chronologique. Dans la forme agenda (vue par "semaine" par défaut), ajoutez un moment par simple drag&drop de la plage horaire souhaitée. Le déroulé (conteneur des moments) se créera automatiquement s'il n'y en avait pas lors de l'ajout du 1er moment. Depuis le mode "Chrono", cliquez sur le bouton "+" pour ouvrir l'ajout d'un moment. #### Modifier un moment Déplacer le moment par simple drag&drop.   Pour éditer son contenu : click droit de la souris, puis "modifier".   De même pour supprimer, click droit, puis "supprimer". #### Multiples déroulés Dans un devis vous pouvez avoir besoin de plusieurs déroulés, car différentes parties de l'événement se déroulent dans des lieux différents (ou différents endroits du même lieu). De même, vous pouvez vouloir un déroulé pour le client, et un autre déroulé très différent dédié à l'interne pour vos équipes. Vous pouvez créer un second déroulé avec le bouton au dessus de l'agenda. ### Réservation de lieux A la création du devis, vous pouvez initialiser sa structure en choissant les différents espaces, puis les produits nécessaires à leur chiffrage. La réservation se complète automatiquement lors de l'ajout de produits chiffrant des espaces. ### Abonnements Les abonnements sont une forme particulière de contractualisation. Le produit d'abonnement inclus différents informations à ajuster selon les besoins, liés à la vie du contrat : engagement, préavis, période de renouvellement, etc. nb: dans une future version de ce système, vous pourrez gérer des consommables, des avenants etc pour une gestion complète de tout type de contrat d'abonnements. ### Consultation du devis en ligne En prenant l'offre "Extranet Client", vous pouvez envoyer à vos clients un accès à leur compte en ligne, qui inclus les devis, factures et paiements. Le client peut visualiser les différents devis accompagné d'information complémentaires, visualiser ou télécharger le PDF du devis. Les informations complémentaires sont notamment les informations de son commercial, le déroulé, une mini-fiche du lieu proposé. D'autres informations personnalisable peuvent être ajoutées. ### Signature en ligne En prenant l'offre "Extranet Client", vous pouvez proposer la signature en ligne de vos devis. 3 modes sont disponibles : simple case à cocher de validation du devis, comme sur un site e-commerce zone de dessin pour la signature ou signature electronique (soit avec YouSign, soit DocuSign). Pour la signature électronique, vous devez souscicre directement avec la solution choisie, et il y a ensuite un peu de paramétrage et personnalisation initiale pour utiliser ce système. ### Contrôle de données Dans DigiFactory, il y a peu de champ obligatoire. Car il est préférable d'avoir une donnée correcte qu'une fausse donnée renseignée car obligatoire (ex. "xxx", "na", "ne sais pas", "pas de tel"...). Cela fluidifie aussi l'utilisation de la plateforme. Toutefois, certaines données, in fine, son nécessaires. L'exemple le plus classique est l'adresse de livraison ou le SIRET de la société pour le B2B. Vous pouvez définir les données qui fortement souhaitée ou requise. Les données souhaitées sont rappellées au commercial pour compléter sa saisie, et les données sont quant à elles contraignantes. ### Seuils de validation Les seuils permettent de limiter certains collaborateurs dans les montants négociés, facturés ou achetés. Au niveau du devis, cela est testé à la "validation" du devis. Si le seuil est dépassé, le supérieur sera alerté.Toutefois, à la différence avec la validation d'une facture ou d'un achat, pour ne pas freiner le business, le seuil de validation du devis n'est pas directement bloquant, jusqu'à 50% au delà du seuil. Par exemple, pour un seuil de 10000€, le supérieur sera averti au delà de ce seuil, mais le commercial pourra valider et envoyer son devis, s'il est inférieur à 15000€. Au delà de 15000€, le commercial sera bloqué et devra attendre la validation du supérieur. ### Budget Enregistrez le budget des prestations vendues, selon les coûts estimés ou devis reçus de vos prestataires et fournisseurs. Cela vous permet d'avoir une anticipation de la marge, même en cas de prestation sur mesure et de sous-traitance. #### Demande de devis prestataire Pour un processus entièrement digital, vous pouvez solliciter vos prestataires directement par le biais de la demande de devis. Voire les mettre en concurrence, et choisir celui qui répond le mieux à vos besoins.Cette demande devis peut se faire soit sur des fournisseurs déjà référencés, soit sur de nouveaux, avec simplement leur adresse email. Une fois sélectionner, le prix du prestataire choisi sera reporté automatiquement dans le budget de votre devis. #### Saisie devis / prix du prestataire Dans le panier du devis, en accédant au paneau de gestion du budget, vous pouvez saisir des lignes de budgets pour chaque ligne vendue. Les lignes de budget sont soit le coût estimé de la prestation, soit un devis d'un prestataire. Cela peut être aussi une évaluation du prix d'un extra (avec son salaire brut), et d'eventuels frais à anticiper (déplacement & co). Une ligne du panier peut avoir plusieurs lignes de budget. Par exemple, vous vendez un "forfait matériel", mais vous sous-traiter cela à 3 fournisseurs différents pour : le mobilier, l'éclairage, et le matériel technique. #### Stockage devis reçus Au delà de la simple information budgetaire, pour un bon suivi et historique, vous pouvez stocker dans chaque ligne de budget le document du devis reçu du prestataire, et aussi faire un résumé de la prestation dans la description du budget. Pour les staff & extra, vous pouvez indiquez les personnes qui sont envisagées (le cas où certaines dispo ont déjà été demandée, ou bien certaines compétences sont nécessaires). ### Calcul marge Le panier du devis vous présente la marge de chaque ligne, ainsi que chaque groupe, avec une mise en exergue des marges négatives (i.e. vente à perte).  La marge est calculé en priorité avec les lignes de budgets saisies, et à défaut, avec le prix d'achat par défaut du produit (ou prix de revient pour les production ou location). Dans le récapitulatif en bas (barre bleue), vous pouvez fixer "l'objectif de marge". Avec cette information, les indicateurs sur chaque marge vous guide pour visualiser où l'objectif est atteind. ## Catalogue Produits Les produits sont les pièces élémentaires composant votre offre commerciale et votre gestion de stock. Dans DigiFactory, les produits sont utilisés pour différents aspects : définir les devis et factures, créer des contrats, gérer le stock, initialiser le staffing, gérer la production, faire des achats aux fournisseurs. La partie essentielle de votre activité est l'offre commerciale proposée au clients. ### Organisez les produits Pour une gestion efficace à la fois des devis, plaquette, vente, production, réappro et achats de prestations, nous recommandons de bien structurer votre offre commerciale et votre catalogue produit. Les questions essentielles à se poser : qu'est ce qui est vendu ? comment ce qui est vendu est réalisé ? qu'est ce qui est acheté ou sous-traité et comment ? L'organisation se fait d'une part à l'aide des rubriques du catalogue, et de la codification des références de vos produits. Et d'autre part avec les "catégories de vente" et "catégories de production". La décomposition des produits pour gérer leur production est un aspect important de l'organisation de vos produits. ### Nombreux types de produits Les produits ont des paramètres variés : en combinant ces paramètres, DigiFactory vous offre une vaste variété de typologies de produits. Nous avons simplifié ici cela en une dizaine de typologies principales, combinable avec des tarifications tout aussi variées. #### Produit classique Simplement le produit vendu, autre gestion particulière. Un objet qui est stocké puis vendu. Il peut avoir été fabriqué ou acheté. L'achat du produit peut être fait selon les ventes ou massivement pour être stocké et vendu au fur et à mesure. La nature du produit est "normal".La fonction est soit "-", soit "production". #### Assortiments L'assortiment est une structure de produit qui a été conçu spécialement pour les traiteurs, et notamment les cocktails dînatoires. Vous pouvez lui trouver d'autres usages comme un menu, buffet, ou composition d'un panel de services. L'assortiment est composé de groupe d'assortiments et chaque groupe contient une liste de pièces.Chaque groupe (pièces salées froides, pièces sucrées...) a un nombre de pièces par personne.Les pièces du groupe peuvent être ajusté en proportion, sélectionné ou désélectionné par le commercial pour s'adapter à la demande. Les pièces peuvent être soit "assorties", pour correspondre au nombre de pièces par personnes, soit simplemnt multiplié par la quantité vendue. Le prix d'un assortiment peut soit être forfaitaire (quelque soit les choix) soit calculé par rapport aux choix. La nature du produit est "normal".La fonction est soit "-", soit "assortiment". Attention: les ressources (ustensiles) ne sont pas ajustable par le commercial, et ne sont pas géré en terme de disponibilité à la location. Ne pas utiliser l'assortiment pour de la location de matériel.   Explications sur les multiplicateurs Tuto à propos des assortiments #### Bundle Le bundle est soit un forfait décrivant une liste de produits et service, soit une regroupement de produits qui seront à expédiés. Le bundle-forfait est conçu surtout pour être utilisé dans un contrat d'abonnement. Le bundle-logistique est fait pour vendre un pack (bundle) de produits et ensuite bien gérer cela en terme logistique. La nature du produit est "normal".La fonction est "-"L'icone à droite de la fiche est cochée.   Le bundle (kit ou autre dénomination) est offre commerciale figée, c'est l'usage du produit sous blister contenant plusieurs produits. Le prix est fixe, les quantités sont fixes. Il n'y a pas d'ajustement possible des quantités le composant par le client ou le commercial. Dans le cas de produits loués, le système calcul les disponibilité à la location des sous-produits qui sont également loués (case "planning" cochée). #### Produit à louer Par exemple du matériel, mobilier ou autre équipement dont vous souhaitez gérer la disponibilité précise, dès la proposition commerciale. Le planning du produit gère la quantité de stock totale disponible, déduction faite des quantités déjà louées (devis transformés en vente ou vente directe, ou devis marqué "option ferme").Vous pouvez également définir des stocks différents sur des périodes : par exemple pour bloquer une partie du stock ou bien stock supplémentaire temporairemt à disposition pour la location. Le prix de revient (au lieu du prix d'achat) est le prix déduit de la marge selon la location (amortissement, frais moyen de maintenance, transport inclus...). Nature : "Normal", "Equipement", "Service" ou "Virtuel"Fonction : "-" ou "production"Planning : oui (coché) #### Produit de réservation de lieux Les lieux et espaces ont leur propre planning. Le ou les produits liés au lieu permettent aux commericaux de chiffrer la mise à disposition du lieu. Forfait La mise à disposition peut être forfaitaire, comme une "demi-journée d'étude, par pax". Ou un package avec différents services inclus. La réservation est indépendante du prix du produit. Le commercial ajuste la réservation et la quantité vendue selon les besoins du client. Planning Souvent utilisée pour la location nue, ou aussi pour d'autres formules dépendant de la période de réservation du lieu. Nature : LieuFonction : "-" ou "production"Planning : non (forfait), oui (planning) #### Produit de service ou virtuel Comme les produits classique, leur gestion est simple, voire d'avantage.En effet, il n'y a pas de gestion du stock pour ces produits. Un service peut tout de même être sous-traité, et avoir ainsi des fournisseurs.La sous-traitance peut être aussi géré au cas par cas, avec les devis des fournissurs sur chaque utilisation spécifique. Nature : "service" ou "virtuel". #### Compteur d'achats C'est un usage très particulier !C'est exclusivement utilisé avec un site web ou boutique géré via la plateforme DigiFactory. Le principe est un compteur du nombre d'achat, pour ensuite une consommation par d'autres fonctionnalités du site. Le cas le plus classique du domaine de l'événementiel est un Espace Exposant (dans un site de salon ou congrès), permettant à l'exposant de commander un stand. Le stand inclus des badges gratuit voire du mobilier. Le nombre de badge est ajouté au compteur de l'exposant. L'exposant peut utiliser un badge, qui sera décompté. L'exposant peut acheter des badges supplémentaire sur la boutique exposant, et ainsi augmenter son compteur pour de nouveaux badges. Nature : "Normal"Fonction : "compteur d'achat" #### Produits Staff Cette nature de produit ajoute un caractéristique au produit : le métier du staff vendu. Cela permet le booking du personnel pour la prestation (par exemple des hôtesses, serveurs, maître d'hôtel, danseurs, maquilleuse, photographe, cadreur, consultant...). L'autre aspect important est comment est calculé le prix de vente ou l'achat de ce staff. En cas de vente au temps passé, le prix de vente est au prorata exact du planning (à la minute près). L'achat permet de soit mettre un salaire brut (CDD), soit un montant HT (freelance). Le staff peut être vendu soit au temps passé : planning coché, et l'unité 1 du produit est une unité de temps. soit au forfait : planning coché ou non, et l'unité 1 n'est pas une unité de temps (l'unité 2 peut l'être). Le "forfait" est par exemple la vente de jour/homme, sans planning défini, vous pouvez définir l'unité 1 "collaborateur", et l'unité 2 "jour".   #### Produits déclinés C'est un produit qui a des versions, ou des caractéristiques variables et définies précisément. Par exemple, un "T-Shirt Panda" en 5 tailles XS, S, M, L, XL et 3 couleurs : Noir, Bleu ou Vert. Ce T-Shirt est en fait 15 produits différents (déclinaisons), et 1 conteneur (que l'on appelle "groupement"). Les critères de déclinaison sont définis dans la configuration. Le "produit de groupement" lui-même ne peut pas être vendu, il est utilisé pour l'affichage sur la boutique en ligne. Les caractéristiques du produit décliné sont reprises dans le panier (devis et vente) et dans les documents générés pour le client (car le libellé du produit est potentiellement le même pour toutes les déclinaisons, donc cela aide à les différentier). #### Produits personnalisables Lorsque le produit a des caractéristiques qui peuvent varier de façon indéfinie, ou les combinaisons sont trop nombreuses. Quelques exemples : Gâteau d'anniversaire : le texte à dessiner sur le gâteau. C'est toujours le même produit, mais avec ce texte personnalisé.Vêtement sur mesure : l'enregistrement des 20 mensurations précise, couleurs & matériaux à utiliser pour les différentes parties.Configurateur d'une voiture : le modèle de voiture a ~50 options possibles, chacune avec 2 à 15 valeurs. Le combinatoire de toutes ces possibilités est de plusieurs milliards de versions. Actuellement, l'utilisation de la personnalisation elle-même n'est possible que via le développement d'un site web ou l'ajout d'un développement spécifique au backoffice (pour offrir cette possibilité aux commerciaux). Le prix d'un produit personnalisé peut aussi avoir un calcul spécifique (développement), pour prendre en compte la variété des informations et calculer le bon prix automatiquement. #### Produit générique C'est un produit classique ou un service. Le terme de "produit générique" est là pour distinguer un usage différent : le produit est un four-tout, potentiellement juste caractérisé par une catégorie de vente pour avoir des statistiques de vente. Le produit générique de part son aspect non-défini n'a pas de fournoisseur défini. Il peut donc être commandé chez n'import quel fournisseur. Par exemple "sous-traitance matériel technique", ou "traiteur sur devis", ou "prestation de consultant".Ce produit lorsque utilisé par le commercial est renommé et le prix est changé pour correspondre au besoin. Attention : cet usage est nécessaire dans certains cas, donc il est bien d'avoir une poignée de produits générique à votre disposition. Mais leur usage est à éviter. Lorsque vous pouvez définir correctement le produit et que ce n'est pas un usage unique, créez une nouvelle référence pour votre produit. ### Tarifications Comme pour les typologies de produits, les systèmes de tarification des produits vendus ou achetés sont variés. #### Tarifs degressifs C'est un prix qui évolue en fonction de la quantité. A chaque seuil, le prix défini sur ce seuil est utilisé pour le calcul du prix. Au dessous du 1er seuil, le prix est celui du produit. Par exemple, des crayons vendus à l'unité au prix de 2€. Au delà de 10, le prix est de 1,50€. Donc 10 crayons = 15€, 11 crayons = 16,50 €, 12 crayons = 18€... #### Coeff multiplicateur Pour les produits avec planning, une caractéristique habituelle pour les loueurs de matériel. C'est une sorte de 2ème quantité, avec décimale, qui est la pour remplacer le calcul au prorata temporis (calcul par défaut des produits avec planning). L'exemple classique : une chaise acheté 400€ l'unité, et loué 60€ la journée. Pour 1 journée, le prix est acceptable. Mais si le client loue la chaise 10 jour, c'est au delà du prix d'achat, donc ce n'est pas raisonnable. Le coefficient est par exemple 2 jours = 1.5, 3 jours = 1.9, 4 jours = 2.1, 5 jours = 2.2 ...   #### Yield management Le prix d'un produit normal avec planning est calculé au prorata temporis, selon l'unité (de temps) du produit. Règle à considérer : chaque unité de temps entammée est compté dans le prix de location.Un produit vendu à la journée de 12h au lendemain 12h, est bien considéré 1 journée. Mais au lendemain 13h, cela fait 2 jours (donc 2 fois le prix de location). Considérant ces règles, le Yield management permet d'ajuster le prix de location sur différentes périodes de l'année, par jour de la semaine, voire par horaire précis d'un jour de la semaine d'une période donnée. #### Promotions & soldes Quelque soit le produit, vous pouvez définir des promotions, soldes, ventes flashs. Chaque promotion est sur une période précise (à l'horaire près si souhaité). Surtout pour les site e-commerce, la promotion peut être limité au stock disponible ou sur une quantité de stock réservée pour cette promotion. Pour rappel, les règles des promotions doivent être affichées aux consommateurs (et ne pas changer pendant la promotion). #### Prix par type de client Que cela soit des groupes de population précis ou des négociations contractuelles avec un client ou un marché public dont les prix ne peuvent pas évoluer, le listing de prix répond à cela. Vous définissez d'une part les différents listings de prix à gérer (dans la configuration). Et d'autre part, pour chaque produit où cela doit être appliqué, vous définissez le prix de vente négocié. Les commerciaux n'ont ainsi pas à se soucier du bon choix de prix lors de leur rédaction de devis une fois le contact configuré avec le listing de prix applicable. #### Prix par période (saisonnalité) Pour un produit normal, lorsque un produit ne doit être disponible à la vente que pour une saison, ou bien que le prix de vente varie d'une période à l'autre, vous pouvez enregistrer ces périodes dans la section "saisonnalité" des tarifs du produit. Dès l'enregistrement d'une période, le produit n'est disponible à l'ajout au devis que si les dates de prestations sont inclues dans la période (ou qu'il n'y a pas de date de prestations défini). Dans la définition des période, le prix est optionnel. Lorsque le prix n'est pas saisie, le prix du produit sera bien utilisé. Si le prix est défini, ce sera ce dernier qui sera pris en compte pour une vente durant cette période. #### Assortiments calculé Le prix d'un assortiment peut être forfaitaire ou calculé. Le forfait est simple, c'est le prix du produit (avec toutes ses variantes, listing de prix, promotion, prix dégressif, saisonnalité...). Le prix "calculé" (case à cocher dans l'onglet "Production" du produit), prend en compte le prix de chaque composante choisie de l'assortiment, les proportions, et équivalent de pièces, le colisage, et le multiplicateur à appliquer (assortiment de pièces, quantité, ou aucun). Explications sur les multiplicateurs Tuto à propos des assortiments     #### Bundle calculé Le prix d'un bundle se calcul au moment de l'ajout de produits comme composants du bundle. Soit le prix du produit est considéré, soit le prix saisie. En effet, le prix du bundle est calculé par les différentes, et le prorata peut être adapté. Par exemple vous souhaitez qu'un des composant soit considéré comme "offert", ou bien valoriser d'avantage une composante par rapport à une autre, etc... Cela est aussi important par rapport au calcul de la TVA en cas de bundle incluant un mix de produits de taux de TVA variés. #### Prix personnalisé Lors de l'ajout au panier, le commercial peut modifier le prix "standard" de l'offre commerciale. C'est un prix personnalisé (ou aussi nommé "prix figé". Ce prix modifié est conservé et aucun système ne le met à jour, même si le contexte change (hormi le changement de taux de TVA dépendant de différents facteurs). Le prix personnalisé est identifié par des petits tirets bleu sous le prix unitaire modifié. Pour revenir au prix standard, il suffit de vider la case du prix, cela recherche le prix standard et l'affiche. #### Calcul automatique A l'aide de développements spécifiques, nous pouvons réaliser un calcul automatique selon les règles à définir. Les règles doivent rester "légères", car le calcul des prix est fait en permanance, et donc si les calculs sont trop lourd, cela peut pénaliser l'utilisateur (commercial) par des petits temps d'attente. Par exemple de calcul automatique : % d'honoraire sur des prestations vendues, calcul du prix d'un produit selon critères saisie dans des données complémentaires ou donnée de personnalisation, calcul de frais de livraison... ### Auto-changement de groupe de TVA Pour les traiteurs, essentiellement, le taux de TVA de certains produits peut changer automatiquement de 20% à 10% (par exemple) en fonction de la présence de certains produits. Les produits qui influent ce changement sont des "délencheurs".  Les produits qui changent de taux automatiquement sont les "impactés".     #### Double TVA : comment ça marche ? C'est une notion particulière, pour l'instant uniquement rencontré dans le droit français : la TVA d'un produit peut changer en fonction de la destination de la vente. Un restaurant louant uniquement son lieu en location sèche sera à 20%, mais avec du service traiteur, la location du lieu peut passer à 10%. Si vous n'êtes pas familier avec ces notions, renseignez vous auprès de votre comptable pour savoir si votre entreprise est concernée. La "destination" est une notion très vague, et le changement arbitraire de taux de TVA par un commercial est trop risquée, et prends trop de temps. Afin de faciliter le travail de tous, le logiciel inclus une mécanique automatique de changement de taux de TVA en fonction de ce paramètre et des produits présent dans le devis ou la vente. Le principe est simple : la présence d'1 produit "Déclencheur" fait passer tous les produits "Impactés" dans l'autre taux de TVA.   Reprenons l'exemple précédent : Produit TVA Double TVA Location 20% Impacté Service Traiteur 10% Déclencheur   Aussi, si dans votre panier, vous mettez : le produit "Location" sans y mettre le produit "Service Traiteur", alors la TVA sera de 20% sur le produit "Location" le produit "Location" ET le produit "Service Traiteur", alors la TVA sera de 10% sur le produit "Location" ### Fournisseurs du produit Pour les produits "achat-revente" ou les produits qui sont en fait sous-traités, ajoutez dans l'onglet "Fournisseur" du produit les informations nécessaires. Vous pouvez avoir plusieurs fournisseurs possible pour un même produit, voire plusieurs références chez un même fournisseur (avec différents colisage). Pour les produits en location ou en production, vous avez le choix de sous-traiter cela. Et pour les produits en location, vous pouvez enregistrer à la fois un fournisseur pour l'achat du produit (l'investissement de stock supplémentaire) et un fournisseur pour la sous-traitance de cette location. ### Unités & Conditionnement Par défaut, le produit n'a pas d'unité précise. Il est considéré de facto comme vendu à l'unité. Choisissez une unité pour que celle-ci s'affiche sur les devis & factures. Vous avez également une 2ème unité, qui permet d'avoir une deuxième quantité à saisir. Par exemple de la vente de jour-homme, vous pouvez avoir unité 1 = "collaborateur" et unité 2 = "journée". Le conditionnement permet d'indiquer comment est vendu à un produit. Par exemple 1 bouteille de vin, aura une unité "unité" (ou "bouteille") et aura un conditionnement de "75" x "centilitres". ### Associations (liens) Pour différents usages soit en développement spécifique, soit liés à une boutique en ligne, vous pouvez structurer l'information de votre produit, et y ajouter des associations. Par exemple l'association d'autres produits complémentaires, des produits "up selling", mais également des contenus du site (fiche technique détaillée, fiche conseil, l'auteur du livre, la fiche de la maque du produit, etc.). ### Multi-assignations La gestion du catalogue produit est une sous-partie de la gestion de site web. Par défaut, vous avez une rubrique "Catalogue Produits". Vous pouvez créer toute une arborescence de rubrique pour organiser vos produits et votre offre commerciale. Dans certains cas, il est utile d'avoir une double ou triple arborescence : par exemple une première par type de produit, une deuxième par thématique de prestation. Les produits peuvent ainsi se trouver à plusieurs endroits et faciliter leur choix par le commercial, selon sa façon de parcourir l'arborescence du catalogue (ou pour l'internaute s'il s'agit aussi d'un site e-commerce).   ### Droits de visualisation (site web) Pour des usages très particuliers, les produits (& rubriques) peuvent avoir des droits paramétrés. Cela permet de limiter la visibilité de certains produits à des population d'internautes ciblés (par exemple que les contacts ayant une catégorie "VIP"), ou selon différents critères liés à l'internaute ou sa commande. ### Information comptable & gestion Le produit inclus quelques informations comptables : le compte de vente (7xxxxx) le compte d'achat (6xxxxx) le groupe de TVA (qui défini le taux à appliquer) Aussi, les "catégories de vente" sont utilisées pour : les statistiques de vente les remises commerciale ciblées la personnalisation des devis plaquette ### Suppression d'un produit (& archivage) Un produit, et sa référence, doivent être conservé lorsqu'ils ont été utilisés (devis, vente & co). Lorsque vous supprimez définitivement un produit, le système analyse son utilisation : si le produit a déjà été utilisé : archive le produit. Il peut donc être consulté, par exemple à partir d'une vente où il est présent.Pour conserver l'unicité, la référence n'est pas disponible pour de nouveau produits. si le produit n'a jamais été utilisé : suppression classique. La référence est donc à nouveau disponible. Il y a aussi les possibilité de désactiver un produit, et le placer dans une partie du catalogue dédié aux "anciens" produits Et également, lors de la suppression, vous pouvez "mettre à la corbeille", c'est en quelque sorte équivalent à l'archivage. A noter : un produit à la corbeille peut être restauré via le menu : Outil > Corbeille   ## Ventes Transformez vos devis en ventes en un clic et envoyez vos factures d’acompte, partielles ou de solde en quelques secondes. Réduisez le temps consacré à l’administration des ventes, au suivi des paiements et réduisez l’encours clients avec DigiFactory.Créez vos tableaux de bord pour contrôler d’un coup d’oeil votre activité et préparer vos listings de ventes, de factures et des paiements, pour un suivi en détail, sans rien oublier. ### Suivi traitement L'état de la vente (barre de progression beige) indique l'état de traitement de la vente. Pour le cas général : En "Edition", la vente n'est pas traité, à priori encore en train d'être modifiée.En "Attente", la vente est facturée partiellement (acompte).Une fois "Validée", la vente est entièrement facturée. La suite des états indique le traitement logistique de la vente. La production est quant à elle suivi sur l'affaire contenant la vente. ### Suivi paiement La seconde barre de progression (verte) est pour le paiement de la vente. Cet état change automatiquement en fonction des paiements saisis. Astuce : si vous saisissez les règlements tous les jours, un click sur l'état "Payée" génère directement un paiement du montant de la vente (ou du solde si un acompte est déjà saisie), à la date du jour, et selon le moyen de paiement défini sur la vente. ### Facturation La vente peut être facturée soit à 100%, soit avec des factures partielles (acompte, solde, lot, ou autre). De même les avoirs de rabais (cadeau au client) ou annulation (prestation non-réalisée, partiellement ou entièrement) sont aussi créé dans l'onglet "Facture & paiement" de la vente. A noter : il n'est pas possible de créer une facture à 0€ un avoir ne peut dépasser le montant facturé les factures ne sont pas supprimable (uniquement annulable). Le détail du traitement de la facturation se trouve dans la section "Facturation" de l'aide. ### Préparation colis Si vous gérer l'entrepôt avec DigiFactory, vous pouvez gérer l'expédition de la vente une fois l'état à "préparation colis". L'expédition est soit complète, soit partielle en plusieurs BL. ### Retours colis prestation Au retour d'une prestation, comme pour la préparation, le système indique les emplacement prévus, et potentiels check à faire sur les équipements. ### Bon de livraison Ce mode de création du BL conserve la structure du panier de la vente (avec les groupes) et le détail des produits, ainsi que les textes indiqués dans le panier de la vente (par exemple une description de la prestation). Vous choisissez rapidement les quantités, et ajoutez d'un coup un groupe, par exemple par moment de la prestation. Choisissez les quantités avec un "slider", en ajustant la valeur avec la souris (drag&drop). Et la valeur peut aussi être saisie en cliquant dessus. #### Bon de livraison Dans le processus de traitement d'une vente, la partie logistique nécessite un Bon de Livraison (BL).Lorsqu'il s'agit d'une livraison simple (la vente entière), la référence du BL est généré à l'étape préparation du colis. Dans le cas d'un envoi en plusieurs colis (ou dates différentes), vous pouvez scinder la vente en plusieurs BL, en y indiquant quelle partie à expédier pour chacun. Chaque BL aura sa propre référence, et son propre état d'avancement. ### Documents personnalisés Les documents (devis, BC, BL, facture, fiche de production...) sont personnalisables. Vous pouvez y choisir les éléments afficher, personnaliser le logo, couleurs, mentions légales, insérer des contenus, et choisir les colonnes du panier à afficher. Vous pouvez avoir un document (par exemple facture) qui s'adapte automatiquement en fonction de l'entité, ses informations légales et sa charte graphique. Cela se gère dans Configuration > Notre organisation > Documents > Modèles de documents ### Marge théorique et marge réelle DigiFactory calcul pour vous 2 marges distinctes : la marge théorique : sur le prix d'achat par défaut ou le budget enregistré (i.e. devis du fournisseur) la marge réelle : qui se fonde sur les factures reçues des fournisseurs ### Envoi documents Dans la vente, après avoir générer un document, vous pouvez l'envoyer directement au client. Cela vaut pour les Bon de commande, Factures et Avoirs. Pour les factures & avoir, un clipping personnalisable permet d'avoir le contenu de l'email pré-rempli et d'envoyer d'un click sans saisie. ### Clipping d'envoi Que cela soit pour l'envoi de devis, de factures, voire de commande aux fournisseurs, vous pouvez créer différents clipping pour accélérer votre travail. Les "clippings" sont des morceaux de texte, insérable dans votre rédaction. Un paramètre permet de définir qu'il s'agit du message entier, avec l'objet de l'email. Pour ceux là, tout le contenu sera remplacé, et l'objet sera aussi rempli sans saisie. ### Ventes groupées par Affaire Les ventes peuvent être indépendante, ou bien être dans une affaire. L'affaire est un conteneur pour regrouper différentes ventes liées à la même affaire. Une affaire est liée qu'à 1 client, les ventes doivent donc être toutes pour le même compte client. L'usage habituel d'une affaire est de stocker la vente initiale et différentes ventes complémentaires ou les ventes correspondant à différent lot d'un projet plus large. Une vente peut être liée à postérioi : sur la vente, dans le menu (...), choisissez "Lier à une affaire". Inversement, depuis l'affaire, une vente peut être déliée avec l'icône ad'hoc. ### Vente liée à un projet Pour certains usages, notamment pour les agences de service (communication, événementielle, web agency...), une fois la vente réalisée et l'acompte reçu, vous pouvez gérer un projet lié à la vente. Un projet est un ensemble de tâches, ressources documentaires, échanges (chat) avec l'équipe ou le client, checklists, avancement cumulé, temps estimé et temps réel (saisie de temps). ### Enquête post-prestation Afin d'améliorer vos services, vous pouvez mettre en place une enquête après la fin de la prestation. Le paramétrge est en 4 parties : le formulaire (section "formulaire" du menu principal) de type evaluation/enquête une page du mini-site (où placer le formulaire) l'email a envoyer (dans Configuration: Autre email) Et la configuration de l'envoi automatique d'enquête (rechercher "Enquête" dans la configuration) qui permet de configurer les règles d'envoi (et choisir l'email auto à envoyer). ### Commissions DigiFactory inclus un système configurable pour calculer les commissions des commerciaux. Quelques explications dans cette actualité ### Interfacé avec Chorus Pro Chorus Pro est le système de dépôt de facture de l'Etat pour les organisme publique et affiliés. Ce sera aussi le système "gratuit" fourni par l'Etat pour la fameuse Facturation Electronique qui sera (un jour...) lancé par l'Etat. DigiFactory est directement interfacé avec Chorus Pro. Un manuel est disponible pour vous guider dans le paramétrage du côté de Chorus. ### Gestion redevance (lieux) *** Une évolution, prévue prochainement, est d'enregistrer des % de redevances (par catégorie de vente) sur un lieu, et ainsi avoir les prix de vos devis qui se réajuste automatiquement pour inclure la redevance. ### Commission agence *** Autre évolution prévue prochainenement : la possibilité de lier une agence intermédiaire (société) à une opportunité, pour d'une part savoir qui est l'apporteur d'affaire, et d'autre part, si configuré ainsi, inclure le % de commission de l'agence dans les prix du devis. ### Calcul frais de ports Essentiellement fait pour des activités E-Commerce et l'envoi de colis, DigiFactory inclus un système de calcul de frais de livraison. Plusieurs mode de calcul sont disponible, le plus classique étant selon le poids emballé des produits, et avec une grille de prix en fonction de la tranche de poids et la zone géographique de livraison (par exemple, France, Europe, Asie... ). Vous pouvez avoir plusieurs mode de livraison avec des calculs différents (retrait boutique gratuit, livraison éco, livraison express...). ## Facturation Transformez vos devis en ventes en un clic et envoyez vos factures d’acompte, partielles ou de solde en quelques secondes. Réduisez le temps consacré à l’administration des ventes, au suivi des paiements et réduisez l’encours clients avec DigiFactory.Créez vos tableaux de bord pour contrôler d’un coup d’oeil votre activité et préparer vos listings de ventes, de factures et des paiements, pour un suivi en détail, sans rien oublier. ### Facture complète Le cas général est une facture correspondant à la totalité de la vente. #### Créer une facture complète Dans l'onglet "Facture & paiement" de la vente, cliquez sur le bouton "Ajouter une facture", ne changez rien dans la fenêtre qui s'ouvre, et cliquez sur "Créer".Le "draft" est créé (i.e. une facture brouillon, sans numéro, et donc non-officielle). Pour valider le draft et que la facture soit officielle (avec sa référence), cliquez sur la coche à droite. La date sera mise à jour pour correspondre à cette action. Avec le paramétrage par défaut, au passage à l'état "Validée" de la vente, une facture "draft" est générée. Elle se génère avec la totalité de la vente, et la date d'échéance automatique. #### TVA appliquée ou non ? Les conditions & règles décrites ci-dessous sont une généralisation. Il existe de nombreux cas particuliers. Dans tous les cas : demandez conseil à un fiscaliste ou un expert comptable pour faire le bon choix.   Cas d'une livraison en France ou d'un client basé en France Qu'il soit un particulier, une association, une société ou une organisation publique, en tant que société assugettie à la TVA, vous devez collecter la TVA sur vos ventes. Chaque produit a un Groupe de Taxe (taux normal, traiteur ou grande conso). Si jamais vous n'avez pas de TVA alors que la vente devrait en avoir, vérifiez votre configuration, et vérifiez que vos produits ont bien un groupe de taxe choisi. Les produits sans TVA, hors statut spéciaux, sont extrêment rares. Par exemple, si vous n'êtes pas assureur, la facturation d'assurance est à 20%.   Cas d'une société dans L'Union Européenne En cas de livraison dans l'Union Européenne, ou en cas de prestation pour une société de l'Union Européenne (et non-Française), l'autoliquidation de la TVA permet d'avoir un devis ou une facture sans TVA. Ceci nécessite que la société cliente soit bien avec un numéro de TVA intracommunataire valide, et une adresse du siège dans l'Union Européenne (pas en France). La société doit être correctement renseignée avant de créer le devis ou la vente.   Le  Groupe de Taxe défini la nature du produit : est ce une marchandise, une prestation ou une consommation sur place.   Cas d'une société hors UE ou livraison hors UE Lorsqu'il s'agit d'une livraison de marchandise en dehors de l'Union Européenne (que cela soit une société, un particulier ou autre), ou bien lorsqu'il s'agit d'une prestation et que le client est basé en dehors de l'UE, la TVA n'est pas appliquée. Renseignez bien l'adresse de livraison (cas d'une livraison), ou l'adresse de facturation et le groupe de taxe (nature "prestation") pour les prestations. #### Produits Consommés sur place Attention à cette particularité : une consommation sur place (nourriture, alcool ...) n'est pas à considérer comme une prestation. L'exemple de la vie de tous les jours pour illustrer cela : un touriste (hors UE) qui vient consommer dans un restaurant ne peut pas demander d'être exonéré de TVA. Comme les autres clients, il règle la totalité de la note, TTC. #### Recommandation Attention aux "demande" ou "exigence" de clients qui réclament telle ou telle dérogation, exonération ou autre. En général, il n'y en a pas, hormi les cas décrits plus haut. Dans tous les cas : demandez conseil à un fiscaliste ou un expert comptable pour faire le bon choix. #### Ajustement intracommunautaire à posteriori Si jamais vous avez déjà créé votre devis ou votre vente, mais que vous devez appliquer l'autoliquidation de TVA (i.e. ne pas avoir de TVA dans votre panier), cela est possible. faite bien les modifications nécessaires sur la fiche de la société avec un numéro de TVA intracommunautaire valide attention à ne pas essayer de saisie un identifiant local (l'équivalent du SIRET du pays en question), ce n'est pas un numéro valide. une adresse de la société (sur la fiche de la société, pas celle de la vente) qui soit dans un pays l'UE (pas en France) passer votre vente ou devis à l'état "Validé" (attention à la facture draft auto-générée dans le cas d'une vente). et changer à nouveau l'état pour revenir à l'état "Edition". Cela met à jour les informations du panier, et recalcul le panier en entier. nb : si jamais le recalcul ne s'est pas fait, vous pouvez twitches le panier en changeant une quantité, cela forcera une mise à jour (il faudra toutefois recharger la page pour voir le résultat). Si cela n'a rien changé, c'est que le point (1) n'a pas été fait correctement.         ### Facture partielle (acompte, solde) De la même manière que pour une facture complète, vous ajustez le montant (ou pourcentage) et date d'échéance pour obtenir la facture partielle souhaitée. La mention "acompte" ou "solde" est automatique sur la génération du document, selon le fait que c'est bien la dernière facture ou non (et que la vente est totalement facturée ou non).. A noter, vous pouvez aussi saisr précisément chaque ligne de produit à facturer. ### Facturation groupées (multi-vente) Dans des cas exceptionnel, vous pouvez être amené à émettre une facture regroupant plusieurs ventes (plusieurs référence BC différentes). Cela est possible avec la facturation groupée. L'accès à cette fonctionnalité se trouve dans l'onglet "Ventes" de la fiche du client (contact ou société). Une facture étant destinée à 1 client, la facturation groupée ne considère que les ventes liées à un client précis. ### Avoirs (Rabais, annulation) Vous avez 3 types d'avoir sur facture dans DigiFactory :  Rabais : qui est un "cadeau" au client, à utiliser notamment après la réalisation de la vente. Par exemple en cas de client mécontent à qui vous offrez une partie.Le montant de l'avoir n'est plus "à facturé", et c'est déduit du chiffre d'affaire. Annulation : cela génère automatiquement l'équivalent de la facture annulée. Le montant annulé est à nouveau "à facturer". Réduction de périmètre (ou annulation partielle) : c'est l'annulation d'une partie des montants des lignes déjà facturées. Par exemple, il a été vendu 24 bouteilles de champagne, la vente a déjà été totalement facturée, mais finalement le client ne souhaite en avoir que 6 bouteilles. La réduction de pérmiètre permet d'annuler donc cela, en modifiant aussi la vente, pour ne pas expédier les bouteilles.Le montant annulé est à nouveau "à facturer", tant que la vente n'a pas été modifiée,  Cas des remises après la réalisation de la vente : ce n'est plus une remise, mais un rabais qu'il faut faire. C'est un cadeau après la prestation. Autre cas du rabais : cela peut être aussi un cadeau avant la prestation, pour éviter que le client n'annule sa commande. ### Plusieurs entités différentes DigiFactory permet de gérer sur une seule plateforme la facturation de différentes entités juridiques. La référence de facture doit être unique, avec un chrono unique par société. Dans la configuration, le paramétrage des références doit utiliser le #E pour le suffixe lié à l'entité, et le #EC{4} pour le chrono lié à l'entité. Les documents sont aussi personnalisé selon l'entité, avec ses informations, CGV et charte graphique différentes. ### Suivi des factures L'écran de Suivi des factures présente de façon synthétique les informations à propos de toutes les factures, avec le client, vente, montant, paiement, solde restant dû. Vous pouvez filtrer rapidement par le nom de la société cliente et voir l'état général. ### Recherche des restes à facturer Identifiez les ventes restant à facturer. #### Ecran des 'à facturer' Cette fonction sert à identifier les ventes restant à facturer, c’est-à-dire pour lesquelles les factures n'ont pas été faites (le montant total de la vente n'a pas été facturé) ou partiellement faites (il reste un montant de la vente non facturé).  Cette fonction n'affiche pas les ventes qui sont à l'état "en édition". Les factures "draft" (qui n'ont donc pas de numéro de référence), ne sont pas considérées comme des factures faites - la vente ayant une facture draft sera donc considérée comme non facturée (ou non partiellement facturée). #### 2 modes d'affichage Soit les "reste à facturer", de ventes déjà partiellement facturer : utile pour identifier les factures de soldes qui n'ont pas encore été émise. Soit "toutes", qui inclus donc toutes les ventes non-facturées. En général ces ventes sont facilement identifiable en cherchant les ventes en édition. Mais dans certaines gestion, les ventes restent en édition longtemps. Donc ce mode aide à visualiser facilement ces ventes non-facturées. ### Relance de paiement massive Afin de limiter les défaut de paiements et le décalage de trésorerie, il est essentiel de relancer les clients n'ayant pas régler à temps. Les retards de paiement sont de nature variées : mauvais aiguillage dans une société, oublie, facture supprimée par erreur dans les email, doute sur un point (et oublié), pas le bon contact, info non correcte sur la facture... et quelques vrais mauvais payeurs. Le système inclus 3 "tons" pour relancer les factures non réglée. "Echéance prochaine" : dans l'esprit général, date d'échéance est souvent considérée comme "à partir de" pour régler. Pour rappeler que le règlement est dû avant l'échéance, cette relance, d'un ton cordial, rappel que l'échéance approche. "Echéance dépassée" : le paiement n'a pas été reçu et l'échéance est dépassé. Ton ferme pour demander un règlement rapide. "Echéance très dépassée" : le ton escalade pour exiger un règlement.   Les options délais et d'email à envoyer sont directement accessible avec le bouton "options" en haut à droite.   Il est conseiller d'envoyer ces relances environ toutes les 2 semaines, dans le but de décanter les simples oublis & co.   ### Seuil de validation Pour les structures d'une certaine taille, vous pouvez configurer des seuils de validation des devis, factures et commandes aux fournisseurs. Le seuil est défini par utilisateur, dans l'onglet "Préférences" de sa fiche. Au dépassement du seuil, une alerte est envoyée aux utilisateurs ayant un seuil supérieur et ayant les droits appropriés. Le seul est bloquant pour les factures et BCF.Pour les devis, le seuil envoi une alerte à partir du seuil, et bloque à 150% du seuil (dans le but de ne pas bloquer le business, tout en permettant aux superviseur de garder un oeil sur les montants importants). ### Contrôle de données Dans DigiFactory, il y a très peu de champ obligatoire, à dessein. En effet, il est préférable de ne pas avoir une donnée que d'avoir une donnée fausse (car l'utilisateur qui est contraint... saisie n'importe quoi pour passer l'étape d'après). Afin d'avoir les informations nécessaires lors de l'envoi d'un devis ou la facturation, le système de contrôle de données vous permet d'inciter ou contraindre vos utilisateurs à saisir les informations souhaitées. Cela est activable à la création du devis, à sa validation, à la transformation du devis en vente, à la création de facture. Les managers peuvent ignorer l'étape pour débloquer les cas particuliers. ### Prélèvement automatique Nous avons intégré la solution de prélèvement automatique online GoCardLess. En prennant un abonnement chez GoCardLess, vous pouvez proposer le prélèvement comme mode de règlement à vos clients réguliers. Toute la gestion se fait directement via DigiFactory, et la création de mandat peut être assui proposée sur l'Extranet Client. ### Paiements en ligne La très grande majorité des systèmes de paiement utilisés par les banques françaises sont intégrées en standard dans DigiFactory. Configuration > Commerce > Ventes > Modules de paiement Une fois le contrat mis en place avec votre banque (ou en direct avec le fournisseur de la technologie de paiement), vous pouvez saisir les informations techniques dans le module de paiement. Une fois configuré, le paiement online est utilisable sur l'Extranet Client ou sur votre boutique en ligne (réalisée dans DigiFactory).   ### Facturation Eléctronique (PDP) *** La facturation électronique est pour bientôt, en septembre 2026. Vous pourrez choisir entre le PDP intégré par défaut à DigiFactory ou un autre si nécessaire. nb: DigiFactory est déjà interfacé avec Chorus Pro (partie pour le service public). #### Interfaçage standard du PDP DigiFactory sera interfacé en standard avec 1 PDP.Un 2ème est à l'étude pour offrir un choix à nos clients.  La facturation électronique sera opérationnelle à la fois pour les Ventes et les Achats : envoi de factures aux clients professionnels français et réception de factures des fournisseurs (et les différents cas d'avoir, refus & co). #### SIRET obligatoire : utilisez la recherche SIRENE Pour rappel, la facturation électronique nécessite d'avoir le numéro SIRET précis de votre client. Prenez dès à présent l'habitude de renseigner au plus tôt le numéro SIRET dans la fiche de la société de votre commanditaire. Recherche SIRENE DigiFactory est connecté la base SIRENE de l'état français.   Cela permet de recherche les informations (SIRET, NAF, dénomination correcte, adresses postales) de la société.   nb : la facturation éléctronique va bientôt arriver. Il faut prendre la bonne pratique de toujours renseigner le numéro SIRET de vos clients professionels. #### FactureX Le format "FactureX" est une facture PDF classique à laquelle est attachée un "pièce jointe", avec une format spécial (en XML).  Ce format de facture sera utilisée notamment par la Facturation Electronique. Les factures sont d'ores et déjà généré ainsi, tant que votre client a un numéro SIRET valide (et que vous facturez pour une entité juridique correctement renseignée). #### Cas spéciaux Dans le cas d'organisations nécessitant un PDP particulier, par exemple dans le cas où un groupe impose un choix de PDP a sa filliale, Digifactory pour interfacer cet autre PDP selon les besoins de notre client. ## Comptabilité Avec DigiFactory, vous séparez clairemnt les aspects comptables de la gestion de l'activité. La comptabilité est reste l'aspect légal et obligatoire de l'activité, mais dans les faits, que pour ces parties là. Entre autres : les déclarations TVA, paie, et le Bilan. Le reste de la gestion quotidienne (facturation clients, saisie des paiements, factures d'achats...) se fait dans DigiFactory. Les différentes sources d'informations nécessaires pour la comptabilité peuvent être configurées dans DigiFactory, pour permettre une exportation propre, directement en lignes d'écritures comptable. ### Info comptable par produit Pour une exportation comptable propre, vous pouvez renseigner le compte de vente (7xx) et le compte d'achat (6xx) des produits sur chaque fiche produit. Dans la configuration générale, un compte "par défaut" de vente et d'achat est paramétrable. ### Paramétrage divers Dans la configuration comptable, vous pouvez définir certains compte comptable par défaut, et les codes de vos journaux principaux. Définissez aussi si besoin la forme du compte tiers des clients. Les comptes (4xx) des groupe de taxe sont configurables pour la TVA collectée et déductible. De même vous pouvez configurer le compte de banque (512xxx) dans chaque compte bancaire (cas général), voire par mode de règlement (cas particulier). ### Paiements Les transactions enregistrées dans les ventes et les achats sont consolidés dans le Compte bancaire. La vue du compte inclus un solde instantanné à chaque ligne. Pour les transactions des ventes, une liste (avec sélections) donne accès à la totalité des paiements & remboursement effectués sur les ventes. Paiements par CB Les paiements par carte bancaire sur votre site, via les différents modules disponibles dans DigiFactory, créent automatiquement la transaction sur la vente. La transaction inclus un grand nombre d'information reçue de la banque (accès avec le petit oeil depuis la vente). Prélèvements GoCardLess est le partenaire intégré à DigiFactory pour les prélèvements. La création de mandat, les demandes de prélèvements se font directement par la plateforme. Et dès que le prélèvement est reçu sur votre compte bancaire, le paiement est créé dans la vente. Une "facture" d'achat est aussi générée pour chaque règlement pour équilibrer le montant effectivement reçu (GoCardLess déduit les frais en amont, dans le cadre des offres gratuite ou d'entrée de gamme).   ### Import intelligent des paiements L'outil d'importation des paiements a été construit pour éviter le maximum de travail et assigner les paiements (même complexes) aux bonnes ventes et factures.   #### Format du fichier à importer Le fichier peut être en CSV ou XLS. Cela peut être un export dédié ou un relevé de banque classique. Le système essaie autant que possible d'ignorer les entêtes qui peuvent être présentes sur un relevé de banque.  Parfois, les entêtes ressemblent trop à des lignes à importer : dans ce cas il faut retirer ces lignes manuellement avant d'importer le fichier. #### Assignation des colonnes Cela se fera progressivement automatiquement, car le système "apprend".  Les premières fois, vous devez choisir pour chaque colonne de votre fichier à quoi cela correspond. Les données importantes :  date de valeur : si vous avez 2 dates (opération et valeur), préférez la date de valeur. Libellé : la colonne qui contient les informations (nom du client, références etc... ) Montant Crédit : Ce qui est important c'est le montant à important (crédit). Si votre banque a mis les 2 dans la même colonne (avec les débits en négatif), cela fonctionne aussi (le système ignorera les montant négatifs) Dans certains relevés, il y a un identifiant unique de ligne voire un numéro de pièce (la banque ayant déjà extrait des patterns de numéros de pièces). Cela est assignable et aide l'outil à analyser les données. #### Analyse automatique Avec les informations fournies, le système va analyser le paiement, en considérant : "motifs" (format) de référence de facture ou de bon de commande, le montant le nom de la société Le système considère tout d'abord toutes les ventes non-payées, mais lorsqu'il y détecte une référence, le système l'utilise pour déterminer le client et ses éventuelles factures à régler. L'analyse considère aussi les combinaisons de factures pour trouver la bonne liste de factures à régler. Dans le cas où il n'y a pas d'information claire sur quelle facture est à régler (pas de référence indiquée), à montant égal, le système prend la facture non-payée la plus ancienne. #### Indice de confiance & résultat Selon la qualité des informations fournies et l'unicité du résultat, un indice de confiance est calculé. Les lignes en vert avec le pouce, sont considérées comme certaines. Les autres cas sont à vérifier, pour différentes raisons :  vert anis : plusieurs sociétés candidatesCela dans le cas où le montant n'est pas unique parmis les factures à payer, et que plusieurs sociétés ont des factures de ce montant (et que l'on n'a pas réussi à identifier la société de par son nom ou une référence de facture). vert anis clair : client incertainle système n'est pas satisfait du client trouvé. Il faut vérifier si la société identifiée est bien correcte. orange clair : montant imparfaitle client a été reconnu, mais le montant payé ne correspond pas aux montants des ventes de ce client. Le montant a été réparti au mieux, pour payer certaines factures et assigner le reste à une des ventes (toujours chronologiquement). rouge : non reconnule système n'a pas réussi à reconnaître quoi que ce soit.   #### Comment traiter les résultats ? Après une rapide passage en revue des lignes vertes, vous pouvez cliquer sur "Valider les transaction bancaires". Cela crée les règlements verts dans les ventes. Ces lignes passent en bleu. Ensuite, validez les différents cas de répartition imparfaites en orange claire. Puis restera les identifications incertaines et les non-reconnus. Pour celles là, clquez sur la loupe pour voir le détail de l'analyse et choisir parmi les résultats proposés (ou recherche une autre société le cas échéant). Une fois que vous êtes satisfait ou simplement pour y voir plus clair, cliquez sur Clôturer les transactions bancaires validées. Cela archive les transactions importées qui sont en bleu.     #### Autres fonctionnalités Catégorisation Vous pouvez catégoriser les transacations, notamment pour celles qui sont à problème. Tout d'abord cliquez sur l'icone et définissez vos catégories. Puis via le détail de la transaction, choisissez la catégorie souhaitée.Elle s'affichera dans la liste des transcations.   Patterns de rejets Pour certains cas récurrents, vous pouvez renseigner la "forme" (pattern) que le libellé de la transaction peut avoir, et ainsi le système ignorera complètement ces lignes. Cela permet d'accélérer le traitement, car les "non-reconnus" sont les lignes le plus longues à analyser. En effet, pour ces cas, le système va chercher en profondeur dans vos données.    Exporter les transactions non-reconnues Comme son nom l'indique, cela exporte les lignes qui n'ont pas été reconnues (rouge). Cela pour différent usages comme par exemple le traitement de ces lignes par une autre personne. ### Exportation comptable incrémental L'exportation comptable de DigiFactory génère un fichier XLS d'écritures comptables. Le format est directement importable dans n'importe quel logiciel de comptabilité moderne. Le format généré est de la forme suivante : n° ligne code journal date référence pièce compte [compte tiers] libellé débit crédit échéance (pour les factures) mode de paiement (pour les paiement) canal de vente [autres champs sélectionnés parmis ceux disponibles ...] L'exportation est incrémentale en cochant l'option "marquer comptabilisé". Attention cette action est irréversible. ### Comtpe tiers client Dans la société ou le contact, l'onglet "comptabilté" affiche le "compte tiers" du client. Vous pouvez configurer ici le compte tiers de ce client présent (ou à créer) en comptabilité. Le compte tiers ici défini sera utilisé dans l'exportation comptable.Vous pouvez y définir une échéance de paiement particulière, et des conditions particulières (information textuelle fusionnable dans un modèle de facture par exemple). Envoi par email des factures au comptable Dans le paramétrage du compte, vous pouvez choisir (ou ajouter) un contact comme comptable lié à ce compte. Ce contact peut être une personne de la société, externe (expert comptable), ou bien une adresse email de traitement automatisé. Cochez également les cas souhaité pour utiliser l'envoi (envoi de facture, relance d'impayé). ### Plan comptable Pour la saisie de factures d'achat, définissez dans la configuration votre plan comptable. Il n'est pas nécessaire d'avoir l'intégralité du plan comptable, uniquement les parties du plan nécessaire à la saisie rapide de vos factures d'achats. ### Taxes & Groupes de taxes Le système des taxes dans DigiFactory permet de configurer une large variété de systèmes de taxes de différents pays.C'est pourquoi nous avons des taxes, qui détaillent les taux exacts par zone géographique. Et les "Groupes de taxes", qui peuvent inclure plusieurs taxes de différentes natures. En France, l'essentiel des taxes sont "simples", c'est à dire qu'il n'y a que 1 taxe par Groupe de taxe. Sur le groupe de taxe, vous pouvez définir le compte tiers de collecte (pour les ventes) et le compte tier déductible (pour les achats). L'autre caractéristique importante est le "type de taxe" : Produit/Marchandise, Consommation, Prestation. Produit / Marchandise : tout produit livré à une adresse (ou considérée comme telle), qui sera traité du point de vu des taxes comme une marchandise. Donc avec la détermination de la taxe selon l'adresse de livraison. Avec le cas particulier des livraisons intracommunautaires des entreprises ayant un Numéro de TVA sur leur fiche de société. Consommation : Certains produits, qui pourraient même être considérés comme une prestation, sont "consommés". Cela change la façon dont les taxes sont appliquées. La TVA est systématiquement appliquée si l'adresse de livraison est en France. Prestation : C'est l'adresse de facturation qui est considérée. Une société hors union européenne sera exonérée pour des prestations même "livrées" en France.  Une société de l'Union Européenne aura un taux à 0% si son numéro de TVA est bien renseigné. Dans tous les cas : demandez conseil à un fiscaliste ou un expert comptable pour faire le bon choix. ## Production Une digitalisation optimale doit être à 360°, y compris une fois l’affaire vendue. Votre équipe dispose d’une même information centralisée et des outils pour accélérer votre travail.Gérez l’ensemble des aspects de la production : fiches techniques des produits vendus, commandes aux fournisseurs et prestataires, matériel à réserver, booking du staff & extra, DPAE, planning du staff et des livraisons sur l’événement. ### Fiche technique Les produit avec la fonction "production", ont un onglet "Production". Lorsque vous gérez le détail de la production, définissez y votre fiche technique. La fiche technique comprend les quantités nécessaires pour la production, voire les ressources incluse à réserver (notamment le matériel pour le service sur place). ### Assortiments Les assortiments sont une variante de la production, spéciale à notre plateforme DigiFactory. Le système d'assortiment permet de personnaliser la demande du client directement par le commercial, tout en calculant automatiquement les quantité à produire, y compris en considérant les colisages de production, les équivalent pièces, les proportion des pièces et le nombre de pièces par personnes. Retrouvez notre vidéo détaillant le fonctionnement : https://www.youtube.com/watch?v=xCZzFsbMDSc ### Recette *** DigiFactory va prochainement inclure tout un module pour concevoir et gérer les recettes, avec tout le détail. Notamment, les ingrédients, les ustensiles, la description de la recette en détail (et donc les étapes), l'aide à la conception, le calcul des calories, pertes, prix de revient. Et bien d'autres aspects ! Le système permettra aussi de saisir une recette d'un point de vue (par exemple "pour 4 part"), ou de demander au système d'extrapoler les quantités nécessaires pour une production, étape par étape. nb : toute la section de gestion des produits sera refondu (visuellement) à l'occasion. ### Consommables Les "consommables" de la fiche technique sont les produits qui seront déduit du stock pour la fabrication du produit. Cela peut être des ingrédients du marché, des produits de fournisseurs, ou encore des sous-recettes elle-mêmes à produire. ### Ressources Les "ressources" de la production sont le plus souvent le matériel nécessaire au service (pour un traiteur). Pour un gestionnaire de lieux utilisant le système de production, cela va être du matériel ou du personnel inclus avec le produit vendu. ### Staffs nécessaires Qu'il s'agissent de ressources décrites dans la production des produits vendu, ou des prestations directement vendues avec un nombre de personnes défini, le système calculera le total de besoin par métier. ### Planning de production Cet écran inclus des vues variées pour voir en kanban, par date (jour, semaine), ou en vue détaillée par affaire. La vue principale (par affaire), détaille l'ensemble des produits par nature de traitement : à produire consommable à sortir (ou à acheter) pour la production ressources (préparation logistique) ventes directes (à sortir du stock ou à acheter, préparation logistique)   ### Staffing Le planning de staffing est un outil puissant pour facilement demander les disponibilités de vos staff ou extras habituels, d'organiser le planning, et de contractualiser avec eux. La contractualisation peut être soit en CDD soit avec une commande d'achat (freelance avec société). Contrats de travail Les contrats de travail généric peuvent être réalisé directement via DigiFactory, sans resaisie, à l'aide du composeur de documents et des champs de fusion. Configuration > Notre Organisation > Documents Aussi vous pouvez simplifier les DPAE en configurant votre compte URSSAF. Configuration > Modules > DPAE   Métiers Pour configurer les métiers et informations à propos des horaires & coûts : Configuration > CRM > Paramétrage > Contacts > Métiers Configuration > Commerce > Production > Staff   Notifications Pour configurer les emails, si cela n'est pas déjà fait, il y a différents emails à configurer (et quelques options) : Configuration > Commerce > Production > Notifications     ### Cadencier *** Une autre fonctionnalité majeur en cours de développement est le Cadencier de production. Le planning de production permet de savoir qu'est ce qu'il faut produire pour les différentes affaires. C'est déjà bien. Mais cela ne permet pas de savoir ce qui a déjà été produit, et de cadencer le travail des équipes. Le cadencier permettra de grouper et choisir les productions à lancer, et de valider chaque partie produite. Que cela soit des sous-recettes à faire de façon transversale pour différentes affaires, ou des pièces précises. Le cadencier sera afficher sur un écran, dans chaque labo, ou là ce sera utile. L'écran affichera ainsi les ordres de production, pour chaque équipe, et permettra de consulter le détail de la recette directement sur cet écran. nb : Nous travaillons aussi sur la possibilité de manipuler l'écran à distance par gestuelle, et ainsi éviter de toucher l'écran dans le labo. Le prototype est prométeur. ### Fiche de Production C'est une récapitulatif de la production nécessaire pour une affaire donnée. La fiche indique également les informations sur le client, l'adresse de livraison, la prestation et quelques autres informations nécessaire Cela reprend les consommables nécessaires (ingrédient), les productions à réaliser (y compris les sous-recettes). Dans le cas de la vente de produits personnalisé, l'information s'affiche ici en détail (sur le planning de production, il y aura un (!) pour indiquer le cas particulier à traiter). La fiche est paramtrable pour afficher différentes sections et personnaliser certains aspects prévus à cet effet. ### Fiche Evénement La fiche événement est fait pour détailler les informations de gestion de l'événement lui-même sur place. Pour une prestation traiteur, il s'agit principalement de savoir quelles productions sont à faire sur place (animation ou autre), et dispatcher le matériel et ingrédient aux bons endroits. Pour les gestionnaire de lieux, cela permet de visualiser le déroulé de l'événement avec quels espaces sont à préparer avec quel matériel & co. ### Fiche Chargement Cette fiche est dédiée à préparer le chargement, donc est configurée pour lister les produits finaux de la production, liste le matériel et autres ventes directes à charger dans le camion. Cela identifie aussi les ingrédients nécessaires pour les productions sur place. ### Fiche de Course La fiche de course détaille les consommables (ingrédents) et les ventes directes, dont le stock n'est pas suffisant. Elle est configurable pour limiter l'affichage aux produits effectivement à acheter sur un marché (ou autre grande surface professionelle spécialisée). Pour le reste, il est conseiller d'utiliser l'outil de réapprovisonnement pour passer commande aux fournisseurs. ### Réappro massive L'outil de réapprovisionnement est utilisable pour une vente seule, une ligne précise d'une vente, une affaire (et toutes ses ventes) ou une liste sélectionnée d'affaire ou de vente. Le système va identifier les produits nécessaires et commandables, et proposer les différents fournisseurs potentiel. Cela fonctionne avec le paramétrage des fournisseurs de chaque produit. Comme il peut y avoir plusieurs fournisseurs dans 1 produit, le système propose des "fournisseur alternatif". L'objectif est de limiter le coût et le nombre de commandes. Vous pouvez choisir de gérer les commande que pour certains fournisseurs, voire retirer certains produits de la génération. La génération identifie également les commandes déjà générées pour ne pas commande plusieurs les mêmes produits lorsqu'on s'y reprend à plusieurs fois. ### Sous-traitance Certains produit en "production" (donc normalement, produite en interne) peuvent avoir un fournisseur afin de déléguer la production à un sous-traitant. Les prestations sont aussi commandables via le système de réapprovisionnement.   ### Mission de Staff Le Staffing génère des missions de staff. Ces missions, une fois contractualisées, sont officielles (contrat de travail ou engagement via un Bon de Commande Fournisseur (BCF)). La gestion du personnel sur place peut se faire par un "chargé de production", via l'Extranet (qui est responsive et fait pour s'afficher sur un smartPhone). Le chargé de production peut valider les horaires d'arrivée et de départ, et la durée des pauses, et également évaluer le personnel (étoiles & commentaire). Ces informations sont visibles dans la liste des missions,  et consolidées sur la fiche du contact-staff. ### Export Missions Pour les missions d'extra (contrat de travail), vous pouvez exporter ces dernières avec les différentes informations, et ainsi les transférer à un logiciel de paie. ### Extranet Staff Les staffs ont accès à un Extranet avec différents écrans qui leur sont dédiés. Notamment : la possibilité de mettre à jour leur info personnelles (numéro sécu, adresse, date de naissance, uploader des pièces obligatoire (carte d'itentité, etc...). voire de mettre à jour des informations sur leurs compétences par exemple. visualiser leur agenda avec les missions, et indiquer leur indisponibilités accepté ou refuser une mission la liste des missions (proposée, acceptée) télécharger leur contrat   ### Extranet Chargé de production Le chargé de production a les mêmes accès qu'un Staff (car est souvent un extra lui-même), et d'autres écrans ou informations pour gérer l'événement. Notamment, dans la fiche d'un événement, il va avoir : la liste des staff prévu la gestion de ces staff la liste des livraisons fournisseurs sur place (valider leur bonne réception, et les quantités livrées) la gestion du matériel (interne) livrés sur l'événement, et gérer le retour de ce matériel.   ### Evaluation staff La gestion du personnel sur place par le "chargé de production", via l'Extranet, permet d'évaluer le personnel (étoiles & commentaire). Ces informations sont visibles dans la liste des missions,  et consolidées sur la fiche du contact-staff. ## Terrain Appuyez-vous sur un outil simple et efficace pour gérer vos équipements, leur maintenance, les interventions d’installation et de répartitions.Localisez en temps réel votre flotte de techniciens et augmentez la durée de vie de vos équipements installés avec une maintenance préventive finement planifiée. ### Type d'Equipements Pour la location de matériel, certains sont à gérer à l'unité pour suivre leur maintenance, et autres aspects de gestion précise. Par exemple une fontaine à chocolat ou une table de mixage, sont des produits qui nécessitent un maintien et un suivi précis, car complexes et chers. Le produit de location peut être lié à 1 type d'équipement. Et le stock du produit est déterminé par le nombre d'équipement de ce type qui sont en suffisamment bon état pour être louer à vos clients. Le type d'équipement au delà d'être un conteneur des équipement de ce type, défini aussi les caractéristiques pour une gestion poussée et précise de la maintenance : les pièces composant ce matériel, avec leur durée de vie et l'interval de maintenance les procédure (checklist) à appliquer pour les différents moment de vie de l'équipement (installation, envoi sur prestation, retour de la prestation, divers nature de maintenances, divers réparations classiques, mise au rebus, etc.)   ### Equipements Les équipements sont chaque objet précis d'un type d'équipement. Par exemple, si vous avez 8 "Table de mixage DJM-S7", chacune avec son numéro de série, son type d'équipement sera "Table de mixage DJM-S7", et vous aurez 8 équipements créés dans DigiFactory, chacun avec son numéro de série. Afin de facilement les distinguer, nous préconisons la codificiation de "label" court, pour différencier les équipement, par exemple "T1", "T2", "T3"... "T8". Ces labels doivent être unique par type d'équipement, ou groupe de type d'équipement. Le label sera collé sous forme d'étiquette avec QR code sur l'équipement, l'étiquette indiquant ce label. Le label sera surtout utilisé pour communiquer "entre humains" ;) nb: Le système, lui, utilise un identifiant interne unique, mais inutilisable pour les humains Chaque équipement pourra ainsi être tracé tant en terme de maintenance, qu'en terme d'historique d'utilisation sur les différentes prestations. DJM-S7 ### Process Les process (checklist) à appliquer pour les différents moments de vie de l'équipement : installation envoi sur prestation retour de la prestation divers natures de maintenances divers réparations classiques mise au rebus etc. Les process ont différentes étapes pour guider le technicien. Avec la DigiApp, à chaque étape, le technicien peut saisir une note, indiquer la bonne réalisation ou un problème, et selon la configuration de l'étape, l'app solicite le technicien pour prendre une photo. ### Installations Fonctionnalité pour l'instant inactive. La gestion d'équipement est faite pour gérer le cas de location longue durée chez des clients, pour des équipements "installés". L'équipement est ainsi lié à un lieu précis (voire un espace d'un lieu si cela est configuré). La maintenance des équipements ou les interventions urgentes peut être générée sur le planning du technicien, avec le calcul du trajet le plus court. ### Interventions Fonctionnalité pour l'instant désactivée. Les interventions peuvent être générée automatiquement pour la maintenance des équipements installés. Et d'autres interventions peuvent être crée suite à une demande du ticketing (panne, urgence, réappro, etc...). ### Plannification Fonctionnalité pour l'instant inactive Les interventions (maintenance ou urgences) peuvent être plannifiées sur le planning du technicien, avec le calcul du trajet le plus court et le dispatch entre plusieurs techniciens. ### Carte des localisations & interventions Fonctionnalité pour l'instant inactive Carte permettant de visualiser l'ensemble des intervention, sooit futures soit d'un interval de dates. ## Achats Centralisez votre gestion commerciale avec le suivi de vos stocks, vos achats et gérez les réapprovisionnements.Le réapprovisionnement est facilité et votre gestion des fournisseurs & prestataires deviennent claires et simples. Suivez vos stocks dans vos différents entrepôts pour pouvoir mieux anticiper les besoins et les ruptures. ### Fournisseurs Dans DigiFactory, les fournisseurs identifient de façon structurée et distincte les sociétés auxquelles votre entreprise peut passer commande (réapprovisionnement ou commande de prestation). Les informations du fournisseur incluent des informations de gestion classique, et 3 adresses (siège, commande, retours). Une seule adresse postale est suffisante pour fonctionner. Le fournisseur est utilisé notamment pour définir le catalogue d'achat (onglet "fournisseur" des produits utilisé ou vendus). Il est aussi nécessaire pour passer une commande "simple" de prestation. #### Informations détaillées à propos du fournisseur Identité Renseignez les informations à propos du fournisseur. Notamment la référence si vous en avez déjà une pour lui, et votre référence client chez ce fournisseur (la référence que vous utilisez dans vos communications avec ce fournisseur). Suivi & gestion comptable La nature est utilisée pour choisir le mode de commande (réappro ou simple). La nature "Freelance" est aussi considérée pour différents aspects lié au staffing. Le compte tiers est utilisé pour l'exportation en comptabilité des achats réalisés auprès de ce fournisseur. Le choix "taxes normales" / "Exonéré" permet de forcer un taux de TVA à 0% pour des commandes de service.   Contrat & règlement Quelques champs pour stocker l'information des conditions commerciales classiques.Pour l'instant, cela n'a pas d'influence sur le fonctionnement des achats. C'est essentiellement pour centraliser cette information de façon structurée.   Espace client & co Egalement pour centraliser l'information et rendre facile son accès. #### Adresses du fournisseur Comme leur nom l'indique :  Adresse principale : le siège, ou l'adresse de contact normale. Adresse de commande : l'adresse à indiquer sur les bons de commande  Adresse de retours : donc, en général, l'adresse de l'entrepôt du fournisseur, en cas de retour de marchandise.   #### Société liée au fournisseur La société lié est optionnelle, et est surtout là si vous avez aussi cette société dans votre base générale, et que les informations présentes sur la fiche de la société. A noter, une évolution est prévue pour gérer le compte tiers des fournisseurs, et cela sera fait avec le compte tiers de la société liée. #### Contacts du fournisseur Pour référencer les différents contacts importants chez le fournisseur, avec notamment leur rôle de votre point de vue. Les contacts du fournisseur ont accès à votre Extranet Fournisseur. #### Catalogue produit du fournisseur Les produits du fournisseurs sont une vue de votre base produits, filtré sur ceux ayant celui-ci comme fournisseur. #### Statistiques du fournisseur Quelques statistiques rapide, pour visualiser l'activité et la nature de cette activité avec le fournisseur. ### Demande de devis Depuis la gestion du budget d'un devis client, vous pouvez gérer directement une demande de devis à vos fournisseurs ou prestataires. Cette demande de devis peut être indépendante d'une vente, pour garder une trace et un processus commun (par exemple demande de devis pour la création d'un site web). La demande de devis est essentiellement composée du budget cible souhaité et de la définition du besoin (la demande). Vous choisissez un ou plusieurs fournisseurs parmi ceux référencés, voire vous ajoutez d'autre potentiels prestataires, avec juste leur adresse email. Envoyez votre demande à ce groupe de fournisseur pré-sélectionné, et enregistrer les informations & devis une fois les réponses reçue. Pour chaque devis, évaluez l'offre et qualifiez le, puis faite votre choix final. Dans le cas d'une demande de devis liée à au budget d'un devis pour un client, le prix du fournisseur choisi sera automatiquement ajouté à votre budget. ### Commande fournisseur Il existe 2 processus pour passer commande à un fournisseur ou prestataire : la commande de réapprovisionnement la commande simple La commande de réapprovisionnement est faite pour gérer le stock. Cela va évaluer le stock disponible et le stock nécessaire pour aider à remplir la commande. Et la réception de la commande (en une seule livraison ou plusieurs) mets à jour le stock des produits. Le processus inclus donc toutes les étapes nécessaires, de l'envoi de la commande, l'AR, l'envoi, et la livraison. La commande simple est quant à elle destiné d'avantage à des prestations, ou à des fournitures non-générée dans le stock. Le processus est très simplifié.   ### Réception livraison Dans le processus de commande de réapprovisionnement, la livraison peut être faite en une fois ou en plusieurs. Il peut y avoir des produits ou quantités manquante, voire avoir des trop-reçu. Dans la commande fournisseur, vous pouvez soit faire une réception directe, à priori entière. Ou avoir déjà enregistré, selon l'information envoyée par le fournisseur, plusieurs bon de livraison du fournisseur (avec leur référence respective et leur date prévue de livraison). Lors de la réception, vous indiquez la quantité reçu pour chacun des produits. Vous pouvez facilement valider l'intégralité pour aller vite si vous êtes confiant. ### Relicats Dans le processus de réapprovisionnement, la notion de "Relicats" est nécessaire dans le cas où vous éméttez un BCF, mais le fournisseur indique dans sont Accusé-Réception (AR), qu'il ne pourra pas satisfaire votre commande pour tel ou tel produit, ou une quantité différente (voire supérieur, car il y a un colisage à respecter par exemple). A l'étape "AR", vous pouvez à nouveau modifier la commande. Cette modification sera enregistrée comme "reliquat" et est affiché en bas de la commande. ### Factures d'achat Les factures des fournisseurs sont soit enregistrées par différent canaux : depuis la liste de factures d'achat, et peut optionnellement liée à un BCF directement dans la commande fournisseur correspondante depuis une vente (onglet achat & marge) depuis une ligne précise d'une vente ou bien via l'Extranet Fournisseur, le fournisseur liant lui-même sa facture à la commande qu'il a reçu La facture d'achat inclus les informations de gestion nécessaire, et le montant par TVA. Vous pouvez y joindre une pièce justificative (le PDF de la facture en général, ou une photo/scan de la pièce pour une note de frais). ### Paiements Les paiements aux fournisseurs peuvent être enregistrés soit sur le BCF, soit sur la facture d'achat, selon le cas et vos process de gestion. ### Contrôle factures d'achat Le système de contrôle est essentiellement fait pour contrôler les factures saisies directement sur l'Extranet Fournisseur. L'outil peut également aider à la vérification des des factures saisies par vos chefs de projet. L'outil présente chaque facture nécessitant une validation, avec la visualisation du document, un résumé des information, et la possibilité de changer son état ou d'éditer le détail. Au fur et à mesure du contrôle, les factures traitées sortent de la liste "à traiter". ### Refus facture d'achat Dans le contrôle de facture d'achat, vous pouvez "refuser" une facture. Cela ouvre une popin d'envoi d'email, où vous pouvez indiquer la raison de refus. L'utilisation de clipping est recommandé pour optimiser le travail. ### Responsables & seuils Le fournisseur a un "responsable" défini sur sa fiche. C'est la personne en charge de la relation avec ce fournisseur, et qui est à même de contrôler les commandes envoyées à ce fournisseur. Il recevra notamment les alertes de demande de validation en cas de seuil atteind, même si son propre seuil n'est pas suffisant pour valider. De même, la commande fournisseur a un responsable. Ce dernier sera notifié des événements liés à la commande. ### Extranet Fournisseur Afin de fluidifier le traitement des factures de vos fournisseurs et prestataires, vous pouvez les inviter à passer par l'Extranet Fournisseur. Ce module de l'extranet permet aux fournisseurs de renseigner leurs informations (adresses, RIB) et surtout de déposer une facture. Pour le dépôt d'une facture, le fournisseur doit choisir parmi les Bons de Commande Fournisseur liés à son compte et qui restent à facturer (aucune facture, ou facturé partiellement). Le fournisseur peut également choisir plusieurs commandes si sa facture groupe plusieurs prestations. Nous préconisons d'inviter les fournisseurs à bien établir 1 facture par prestation, cela facilitant le suivi. Aussi, le fournisseur peut consulter ses factures et voir lesquelles ont été réglée (avec date et mode du règlement). ### Réappro massif Le système de réapprovisionnement est accessible depuis : la liste des ventes la liste des affaires une vente seule une ligne d'une vente Dans les listes de ventes ou d'affaires, vous pouvez sélectionner plusieurs lignes et générer le réapprovisonnement. Le système va identifier ce qui a déjà été commandé, regrouper les différentes lignes vendues ou à produire, et vous afficher la liste des fournisseurs et les produits à commander. Potentiellement, des fournisseurs "alternatif" seront proposé, s'ils sont à même de livrer les mêmes produits. Vous pouvez afiner votre choix en décochant des fournisseurs, ou des lignes d'un fournisseur, et ainsi générer massivement tout ou partie de votre besoin en réappro. Les commandes générées sont toutefois à contrôler manuellement, et à envoyer une à une. nb : il n'y a pas d'envoi massif de commande aux fournisseurs sans contrôle manuel. Car les commandes sont un engagement officiel auprès des fournisseurs, et des erreurs de configuration peuvent vite entrainer des erreurs dans les commandes. Par exemple un colisage mal renseigné en Kg au lieu de g, et au lieu de commander 1 boite, cela en commande 1000. ### Catalogue fournisseur Depuis la fiche du fournisseur, vous pouvez consulter la liste des produits liés à ce fournisseur, autrement dit sont "catalogue".Vous pouvez également faire une sélection de produits pour lister les produits d'un fournisseur, et compléter cette sélection avec d'autres critères sur les caractéristiques du produit. Les produits peuvent être commandés chez plusieurs fournisseurs, voire avoir différentes références & conditonnement chez un même fournisseur. Le produit (l'objet lui-même) est unique dans le système, et a ainsi des "liens" avec les fournisseurs. Il n'y a donc pas de "produit du fournisseur XXX", mais des "produits qui ont pour fournisseur XXX".   ## Stocks Que cela soit pour une activité d'achat-revente, la location de matériel, ou la production d'un traiteur, il est essentiel de suivre le stock de l'entrepôt. DigiFactory vous permet de suivre l'état du stock, suivre l'historique des mouvements de stock, gérer leur emplacements, et identifier les produits nécessitant d'être réapprovisionnés. *** certains aspects de traçabilité du stock sont en cours de développement pour compléter les outils existants. ### Entrepôts Ce sont les lieux de stockage, utilisés notamment pour la gestion du stock. Les mouvement de stock et le stock actuel est géré par entrepôt. Les commandes fournisseurs (pour l'achat initial ou la réappro) sont liées à un entrepôt pour indiquer où livrer les produits. Les ventes sont aussi liée à un entrepôt, pour savoir quel entrepôt va gérer l'expédition de la commande. En cas de dispatch de l'expédition entre plusieurs entrepôt, la vente est séparée en plusieurs Bon de Livraison, chacun avec l'entrepôt duquel la préparation et l'expédition seront faites. ### Emplacements dans l'entrepôt Récemment ajoutée, les emplacements permettent de structurer votre gestion de stock, en identifiant précisément l'emplacement des produits stockés. Cela est utilisé notamment pour la préparation et le retour de matériel utilisés sur des événements, et aussi la gestion précise des équipements. Le système est fait pour permettre de savoir d'où un équipement a été sortie pour le remettre ainsi à la bonne place.   Dans les évolutions restant à faire, cela permettra aussi de gérer l'inventaire précis, et de rentrer du stock avec l'identification directe de l'emplacement où se stock a été placé dans l'entrepôt. L'autre lot d'évolution sur la traçabilité utilisera aussi cette information, à la fois pour la sortie d'ingrédient que la mise en stock de production intermédiaires. ### Mouvement de stock Les mouvements de stock sont l'historique complet des ajout, retrait, casse & co des produits. Les sorties de stock liées aux ventes ne sont pas détaillées ici (car déjà présente dans l'information des ventes). Lors d'un inventaire, s'il y a une différence entre stock théorique et réel, cela génère un mouvement d'ajout ou le retrait de stock pour ajuster le stock réel. Un déplacement de stock d'un emplacement à un autre, ou d'un entrepôt à un autre génère aussi 2 mouvements de stock. Un mouvement de stock peut être lié à une commande fournisseur, et le prix d'achat provient ainsi du prix d'achat effectif de ce produit. Dans les évolutions liées à la traçabilité, les "lot" (& DLC) des produits achetés seront dépendant de ces mouvement de stock. ### Etats des stocks L'état de stock (pour les produits à vendre ou consommables), indique le niveau de stock par rapport aux limites définies sur le produits (i.e. notamment "Niveau d'alerte"). L'écran indique également les commandes fournisseurs émises et en attente de livraison. Cela afin de bien identifier les produits nécessitant d'être commandé et ne l'ayant pas déjà été. ### Niveau d'alerte Le Niveau d'alerte défini sur le produit (section Réapprovisionnement) est utilisé pour l'écran de suivi des niveaux de stock, la génération automatique d'une commande à un fournisseur et dans l'assistant de réapprovisionnement. Le tableau de bord de réapprovisionnement utilise également cette valeur pour indiquer à quel point les produits sont à commander, voire trop stocké. ## Ticketing Lorsque votre activité nécessite de gérer des demandes variées de clients, que cela soit des questions ouverte, des demandes d'assistance, du support technique ou des incidents de différentes natures, DigiFactory inclus un outil dédié à cela. Les tickets peuvent être liés à un contact, une société, voire aussi un projet. Vous organisez une différentiation simple des sources de ticket, et traitement à appliquer. Suivez le traitement des tickets, et gérez avec diligence les demandes avec votre équipe. ### Lecture auto boite email Pour recevoir les demandes des clients, vous pouvez configurer une boite email depuis laquelle les email reçu seront automatiquement ajouté au ticketing. Le traitement des emails entrant reformate au mieux le contenu, pour être affiché sans risque dans le système (pour supprimer toute source de hack que ce média pourrait contenir). Les Fichiers attachés à l'email sont aussi identifiés et ajoutés au ticket. Toutefois  : aucun anti-virus n'est appliqué à ces fichiers. Ni de détection de lien de phishing dans le contenu reçu. Le système va également identifier un contact, ou en créer un automatiquement pour assigner le ticket. Si un projet est lié à la société du contact, cela fait le lien automatiquement.   ### Dispatch par nature Les natures de tickets permettent de scinder la gestion entre collaborateurs, et aussi de définir un délais de réponse maximum pour chaque nature. ### Types de traitement Pour chaque nature de ticket, vous pouvez définir une liste de type de traitement. Qualifiez ainsi les tickets en fonction du contenu de la demande. ### Echange Email ou SMS Les réponses aux clients peuvent être fait par email ou par SMS. Par email, l'objet de l'email contient la référence du ticket. Suite à votre réponse par email, lorsque le client qui répond par email, sa réponse sera identifiée et attachée au ticket. Vous avez ainsi un historique complet des échanges dans le ticket. ### Assignation Par défaut, les nouveaux tickets ne sont assignés à personne. Les tickets sont assignés soit par un manager faisant le dispatch des demandes, soit l'utilisateur qui souhaite répondre à un ticket se l'assigne. ### Qualitifcation Quelques critères standards sont présent pour qualifier le ticket : la difficulté est ce stratégique la priorité Vous pouvez également ajouter des données complémentaires aux tickets. ### Passage en revue Le passage en revue reprend la liste des tickets (suivi des tickets), et permet de les visualiser les un après les autres, avec l'essentiel de l'information. Le tout sans changer d'écran. Cette visualisation vous permet de vite qualifier et assigner les tickets, ou changer leur état de traitement. ### Réception SMS Les SMS sont gérés via un contrat d'un système tiers. Actuellement SMS Envois et OVH sont interfacés. La réception d'SMS nécessite un option particulière. Et les contraintes d'un tel système sont importantes et la fiabilité est relative. En effet, le SMS ne contient que peu d'information, et donc le rattachement à un ticket se fait uniquement par le numéro de l'expéditeur. Si le numéro est différent de celui en votre possession, ou que l'interlocuteur a plusieurs tickets ouvert, la réponse sera dispatché "au mieux" ### Intégrable au site web Au delà de la classique boite email lu automatiquement, il est envisageable de créer un espace dédié à vos interlocuteurs pour déposer un ticket, et suivre leurs tickets. Le système du Help Center ici présent inclus un système de gestion de tickets qui sont en fait géré par ce même système. Le design et les fonctionnalités sont personnalisable selon vos besoins. Contactez votre chef de projet pour discuter des spécificité et avoir un devis. ### Scindage de ticket Une demande entrante peut potentiellement contenir plusieurs demandes ou questions. Afin de répondre rapidement à certains points, ou pour faciliter les échanges sur différents sujets, scindez le ticket en plusieurs tickets plus petits. ### Followers (ticket identique) [pas encore disponible, mais prévu] Regroupez les différentes demandes similaires sur un même ticket, et informer l'ensemble des personnes intéressées une fois le ticket traité. Ajoutez à un ticket existant un autre contact pour qu'il puisse suivre (voire intervenir) sur un ticket (même sans en être l'auteur). ## Evénements Construisez vos événements sur-mesure et rapidement. DigiFactory est l’outil idéal pour tout type d’événement : salon, conférence, soirée, congrès...Communiquez, invitez, accueillez vos participants avec une gestion toute en une multi-support. Enrichissez votre site événementiel et votre formulaire d’inscription de nombreux modules et gagnez un temps précieux. ### Tout types d'événements Gérez des événements de natures et tailles variées via DigiFactory. Que cela soit une simple soirée, une conférence, ou des événements complexes comme un congrès ou un salon, vous avez à disposition les outils pour organiser et gérer cela. La gestion d'événement nécessite les autres modules de DigiFactory. Les Contacts & Sociétés pour les invités. Le CMS pour gérer le site web. Les Opportunités pour démarcher les exposant d'un salon, ou les partenaires d'un congrès. Les Produits et les ventes pour la billeterie ou la vente de stand & co aux exposants. Les Emailings pour la communication de l'événement. ### Formulaires d'inscription L'outil de composition de formulaire est fait pour gérer les inscriptions, avec les informations classiques, l'inscription aux différentes partie de votre événement et collecter de l'information utile. Différents modules spéciaux sont inclus : agenda de conférences, rendez-vous business, co-voiturage, accompagnants, rooming. ### Tarification entrée Le tarif d'inscription se fonde sur les produits. On peut ainsi facilement fixer un tarif pour l'accès à l'événement, voire aux différents sous-événements (ateliers, conférences, dîner, ...). Les tarifs "early-bird" sont gérés via des Promotions sur des périodes.Les tarifs de groupe sont gérés via les prix dégressifs Les prix spéciaux (par exemple 2ème billet -50%) sont gérés via les règles de prix. ### Sous-événements Un événement peut être une simple soirée, une conférence et rester simple. D'autres événements (salon, congrès, séminaire...) sont consitutés de plusieurs moments forts, comme des repas, des conférences, des activités etc... Ce sont les "sous-événements". Afin de gérer les invitations ou inscriptions précise à ces sous-événements sont créés dans l'événement principal. Lorsqu'il y a beaucoup de sous-événements, nous préconisons d'organiser l'arborescence d'événements. L'organisation des sous-événements est au choix, soit par lieu, par date, ou thématique ou tout autre regroupement souhaité. ### Espace Exposant C'est une partie du site web de l'événement. Certains écrans décrit ci-dessous sont inclus avec le template de site événement. Ces écrans nécessitent un peu de prestation de personnalisation, mais sont déjà fonctionnel. #### Demade de stand #### Configurateur de stand #### Validation documents #### Boutique exposants #### Invitation & équipe #### Plan du stand #### Fiche de l'exposant ### Speakers Lorsque votre événement nécessite de gérer un certain nombre d'intervenants (speakers), vous pouvez organiser cela via l'onglet "speaker" de chaque événement. Vous notez ainsi quel(s) speaker(s) sont présents (ou présentis) pour telle ou telle conférence. Ceci, avec leur horaire d'intervention, le temps de préparation, contact, etc. ### Invitation, relance, confortation... Depuis un événement, dans l'onglet "Emailing", créez vos différentes communications par emailing adressés aux invités. Cela peut être une invitation, une relance pour les invité qui n'ont pas encore répondu ou d'autres emailings, notamment la confortation (i.e. l'email envoyer quelques jours avants l'événement pour rappeler les infos de l'événement auquel l'invité est inscrit (horaires, accès, hébergement etc...). A noter, pour un événement ouvert, l'emailing d'invitation n'est pas à faire sur la liste d'invités précis. Car va probablement être adressé à l'ensemble de vos contacts. Il est donc conseillé de faire simplement l'emailing dans la section "Emailing" de la plateforme. ### Quotas partenaires C'est un quotas d'inscrits à un événement par utilisateur. Cela peut être utilisé pour gérer la répartition d'inscrit à un événement pour vos "commericaux" (chacun étant bien un utilisateur dans DigiFactory). En utilisation un peu détournée, cela peut également être des "partenaires", il faudra juste leur créer des fiches utilisateurs. Ce quota se fonde sur le "suivi par" des contacts inscrits. nb : pour rappel, un utilisateur sans droit n'est pas facturé. ### Billet PDF Générez des Billet PDF A4, A5 ou A6 pour vos invités inscrits, inluant notamment un QR Code et d'autres informations. Ce billet PDF soit est envoyé par email, soit imprimé, soit mis à disposition sur le site de l'événement (espace dans le compte de l'invité), soit disponible dans l'App Event mise en place pour votre événement. Le billet peut être envoyé aux invités par emailing (lié à l'événement), ou au fur et à mesure, directement à l'inscription (option du formulaire). ### Site dédié ou page simple Selon vos besoins et la structure du site web mis en place, l'événement peut être lié à un site dédié, ou simplement à une page de votre site web (réalisé via DigiFactory). Site web dédiéc'est le cas général pour les événements unique, dont l'instance est dédié à l'événement.Cela peut également être mis en place (nécessite une intervention de développeur) lorsque vous souhaitez un site distinct par (gros) événement. Un site distinct est normalement avec une charte graphique dédiée à l'événement. Page du siteLorsque vous avez plusieurs événements chaque année, sans charte graphique particulière, la "page du site" est suffisant. Lier la page du site à l'événement permet de bien utiliser les informations de l'événement pour l'affichage des pages en question.   ### Plans de Tables Organisez vos déjeuners et diners placés avec un plan de tables. Positionnez vos différentes tables, définissez pour chacune leur nom, leur nombre de place, et disposez les dans la ou les salles de réception. Schématisez les lieux en plaçant mur, colonnes, et décoration floral pour avoir une bonne apprécition du lieu. Puis placer vos invités par simple darg & drop. Vous pouvez facilement retrouver une table ou une personne sur le plan. ### Rooming (hôtel) Gérez les stocks de chambre par hôtel réservé. Définissez vos différents hôtels, les types de chambre proposé à vos invités, ainsi qu'éventuellement le prix de chacune, et sutout le stock prévu (i.e. la pré-réservation faite auprès de l'hôtel). Vous pouvez également définir des options à choisir par l'invité. Le formulaire sur le site peut ainsi inclure le module "Hôtel", pour permettre aux invités de choisir leur chambre (selon le stock disponible), voire les options. Si l'option est activée, le processus de paiement de la chambre est possible. Les chambres peuvent être partagées avec des room-mates. Et le choix de room-mates peut être "collaboratif" (i.e. ce sont les invités qui gérent entre eux). ## Emailing Créez des newsletters et emailing hyper-personnalisés avec DigiFactory. Incluez des règles marketing à vos emailings et créez une relation one2one avec vos clients et prospects.Ciblez vos destinataires pour maximiser l’impact de votre communication et contrôler la pression marketing. Suivez les retours en terme d’ouverture, clics, panier, ventes et re ciblez vos clients en fonction de leurs intérêts. ### Ciblage des destinataires A l'aide des sélections, choisissez vos destinataires et apportez leur du contenu qui les intéresses. Visez la qualité de votre cible (et non la quantité) pour préserver et améliorer votre image de marque. ### Ajout & retrait de population Dans l'onglet "Destinataires" de l'emailing, ajoutez des ensembles de population. Vous pouvez également retirer un ensemble après coup. Par exemple des invités déjà inscrits lors d'une relance d'invitation à un événement. ### Tableau de contrôle pré-envoi Avant d'envoyer votre emailing, vérifiez les volumes de contacts des société detinatrice ou par catégories de contacts. Cela permet de se rendre compte d'une éventuelle erreur de choix de population. ### Modèle d'emailing réutilisable Définissez avec un designer vos modèles d'emailing, à utiliser selon les besoins de votre équipe. Homogénéisez ainsi vos communications pour respecter votre charte graphique, et guider vos utilisateurs dans le choix de la bonne forme à utiliser pour vos différents types de communication. ### Structure d'email Idéal pour vos emails transactionnel (email du site, envoi de facture etc), ou pour emailing simple : définissez avec un designer les structures d'email réutilisées pour vos différentes communications. ### Email auto (modèles) Les emails automatiques tel que les emails envoyés aux changements d'état d'un devis, d'une vente ou autre se gère dans la configuration. Des emails dit "du site" sont également disponible pour différents usages. Par exemple certains modèles d'email sont présent pour les relances de paiement. D'autres sont à destinatation du staffing. Les modèles d'email du site sont aussi utilisé au travers des développements spécifiues (réalisé avec un développeur de Digifactory). Attention : dès que cela est en place, les emails de changement d'état partent donc automatiquement, dès le changement d'un état. ### Envoi programmés Dans l'onglet "Envoi" d'un emailing, vous pouvez configurer une heure d'envoie.L'emailing partira automatiquement à cette horaire, selon les destinataires déjà présents dans l'emailing. Si jamais d'autres destinataires sont ajoutés à posteriori, ils seront également envoyés automatiquement. ### Composition avancée Envoyez des emailings avec des blocs automatiquement construits selons le profile de votre destinataires et/ou des sources de contenus externes. Contactez votre chef de projet pour l'utilisation de cette fonctionnalité. ### Contenus personnalisés Personnalisez les contenus à l'aide de champs de fusion (et d'un petit language de fusion simple pour par exemple afficher un texte uniquement pour certains destinataires). ### Liés aux événements ou campagnes ### Statistiques (ouverture, clicks...) Dans l'onglet "Statistiques" de l'emailing, consultez les nombres et taux d'ouvertures, click. Visualisez les liens clickés et d'autres informations. Si votre emailing a été envoyé en plusieurs phases avec un contenu (ou objet) différents, vous pouvez consulter les statistiques de ces variantes et ainsi identifier l'impacte de ces version différentes. ### Boite de retours & erreurs Le système semi-automatisé qui traite les retours d'email, qu'il s'agisse d'erreurs, de simples réponses automatique, de captcha et autre cas.  Un IA apprend progressivement de vos choix pour faire ce traitement en autonomie.  ## Site web Présentez votre catalogue produit, vos activités, vos références, vos équipes.Allez même plus loin en animant votre site web avec des conseils, voire un blog. Augmentez votre chiffre d’affaires en ajoutant une boutique en ligne, qui présente tout ou partie du même catalogue que vous utilisez pour vos devis. Recevez vos clients sur un site responsive à la hauteur de la qualité de vos prestations. ### Types de sites web Le CMS de DigiFactory est flexible, tant en structure du site et du contenu, qu'en l'intégration de différents process classiques ou spécifiques. Cela permet de créer tout type de site web, webapp, ou même d'être la source des contenus pour d'autres usages (app mobile, pdf, ...). #### Site vitrine Créez vos différentes pages pour présenter votre activité, ou de simples blocs pour un site "mono-page". Les différents blocs par défaut du CMS offrent une large flexibilité de présentation des textes, visuels voire videos. #### Vente en ligne Au delà d'une simple boutique classique, DigiFactory permet des sites de ventes en ligne spécialisés. ##### Boutique classique Avec le pack "boutique en ligne", vous avez une boutique classique avec liste de rubriques de produits, liste de produits, recherche & filtres, fiche produit, et processus de commande classique. Les prix sont automatiquement adaptés selon les promotions, prix dégressif, prix de saison, règles de prix et les prix spéciaux du client (listing de prix négociés, remise globale). A partir des fondations fournies, il est possible de personnaliser le design du site et certains aspects du fonctionnement selon votre organisation. Par exemple avec un calcul des frais de livraison selon différentes règles.   ##### Traiteur & plateaux repas ##### Location de matériel ##### Réservation de lieux #### Site corporate #### Site événementiel #### Plateforme Evénementielle #### Site de Salon & Exposition #### Site Editorial & d'information #### Espace communautaire ### Structurer le site & les pages Le CMS vous permet de structurer vos contenus, vos pages et votre site web avec beaucoup de liberté. Cette liberté nécessite une bonne conception de la structure, souvent en consultant le développeur et le web designer du site. Il faut bien considérer les pages à afficher d'une part, mais aussi la structure des données, les différents contenus à présenter, tout en évaluant les futures évolutions de votre site et de vos données. Le concepteur peut ainsi jouer avec les différentes possibilités : arborescence classique, multi-assignation, multi-langues, multiples listes d'associations, variété de champ du contenu, multi-sites web, des rubriques, articles ou produits. Et le fait que les modèles de page ou les champs peuvent être une façon de configurer dynamiquement les pages. A considérer également : - le site lui-même peut inclure une configuration ajustable- les associations peuvent être avec des informations du CRM (contact, société, événements)- et ne pas oublier toute la partie du générateur de formulaires. ### Mutli-Langues Les contenus, qu'ils soient à destination du site web, ou d'autre support (devis, plaquette...) peuvent être traduits en plusieurs langues. #### Changer la langue active La langue active est affichée dans le bouton en haut de l'écran. En cliquant dessus, vous pouvez changer la langue d'édition en cours pour l'ensemble du logiciel, que pour vous (les autres utilisateurs ne sont pas affectés). La langue active est utilisée à plusieurs endroits, notamment la gestion des contenus, mais également les formulaires. Ces derniers peuvent être multi-langues. #### Contenu à traduire Dans les contenus d'un modèle de page, certains sont à traduire, et d'autres non. En effet, par exemple une photo, ou les dimensions ne nécessitent pas d'être traduites. Lors de l'édition, vous remarquerez les (Fr) ou (En) à côté du libellé du champ à saisir. Cela signifie que le contenu est à traduire, et indique la langue de la valeur actuelle. La définition des champs à traduire se fait depuis le modèle de page. #### Nom du produit Les produits sont aussi des contenus. Leurs contenus se traduisent de la même manière que pour les contenus du site. Le nom du produit est également en plusieurs langues. Par défaut, la première langue (Français) est utilisée, pour toujours fournir un texte (même si la version anglaise n'a pas été enregistrée). Pour enregistrer un nom de produit différent pour les autres langues, il faut : Editer le Contenu Même sans rien saisir (et même si des champs sont indiqué "requis", Enregistrer le brouillon de contenuCela génère une "version" dans la langue choisie. Editer le Produit  Saisissez le libellé et Enregistrer   Cette mise à jour peut également se faire massivement par l'importation de produits. ### Associations Les associations sont des liens entre les contenus et d'autres informations. Cela peut être entre contenus, produits, ou avec certaines informations en dehors du site : un contact, une société, un événement... Chaque association peut inclure 1 ou plusieurs liens et être utilisé soit pour l'affichage sur le site web, ou dans un traitement particulier. Exemple d'associations : "vous aimerez également" sur une fiche produit, "produits complémentaire", auteur d'un livre (lien vers la fiche de l'auteur), société correspondant à la fiche de l'exposant, etc...   ### Multi-assignations Un contenu peut être assigné à plusieurs autres contenus. Cela permet différentes organisations de vos contenus & produits. A la différence d'autres CMS, DigiFactory offre une structuration du contenu avancée : la multi-assignation n'est pas réservée aux articles ou produits, mais aussi aux rubriques. Une rubrique (et toute sont arborescence) peut être ainsi assignées à différents endroits, sans avoir à dupliquer la sous-arborescence ou d'avoir à assigner chacun des produits plusieurs fois. La multi-assignation est également multi-site web : si vous gérez plusieurs sites dans DigiFactory, des sections entières peuvent être réutilisées (sans duplicata) dans vos sites web.   ### Gabarits pré-existants Le CMS est fourni avec une variété de gabarits pour l'affichage (image, article, galerie, programme...) ou pour des aspects fonctionnels (liste de produits avec filtres et recherche, espace client, processus de commande). A la différence d'un "tempate" classique, qui sera mis à jour, les gabarits fournis sont une fondation pour des évolutions spécifiques à vos besoins (et vos évolutions ne seront pas perdues lors de mise à jour). ### Gabarits spécifiques Au delà des gabarits pré-existants que vous pouvez agencer à votre guise, nos développeurs peuvent construire tout type de gabarits, présentation ou fonctionnel, selon vos besoins. Cela peut aller d'un simple bloc avec une présentation trop particulière, à un espace complet et des modules interactifs. Contactez votre chef de projet de Digifactory pour évaluer vos besoins.   ### Modèles de page Les modèles de page sont utilisés pour la création d'un contenu (article, rubrique ou produit). Un modèle de page est défini notamment par son masque de saisie (qu'est ce qu'il y a à saisir) et son gabarit (comment afficher le contenu). ### Masques de saisie Le masque de saisie défini quels contenus doivent être saisies. Les champs à saisir sont regroupés en "groupes de champs". Les groupes sont triables, et les champs dans les groupes sont également triables. A des fins d'optimisation*, un champ peut être utilisé dans un masque de saisie, tout en personnalisant son libellé et sa description. * cela permet d'éviter un trop grand nombre de données en base, et un affichage rapide des pages. ### Champs & valeurs définies Une page ou article utilise un "modèle de page". Ce dernier est composé de "champs" à saisir : les différents contenus de votre article. Cela peut être également des données précises. Par exemple "Nombre de pages", pour un modèle de page pour un des produit "Livre" ou bien "Allergènes" pour une pièce ou un plat. Ces champs sont de différents types : simple ligne de texte, bloc de texte, image, fichier, nombre, date, liste de valeurs définies, et quelques autres types. Les valeurs définies, comme leur nom l'indique sont des champs avec un choix d'une (ou plusieurs) valeur définie en amont.  ### Droits d'accès Certains contenus, ou sections du site peuvent être réservés à des clients spéciaux, ou des personnes avec certaines caractéristiques. Vous pouvez définir les droits avec différentes règles, pour afficher ou non, une rubrique du site ou juste un produit en particulier. ### SEO L'onglet "SEO" des contenus vous permet d'agir finement sur le référencement naturel. Vous pouvez personnaliser notamment le titre de la page (la balise "", qui s'affiche à la fois dans les résultats de Google, et qui est visible dans l'onglet de votre navigateur quand vous visualiser le site web. Il est aussi possible de visualiser voire d'éditer les "ancienne" URL (par exemple pour conserver le référencement d'un ancien site web, ou définir une URL simple à retenir pour cette page). ### Travail collaboratif Vous pouvez travailler à plusieurs sur le site web (tant que ce n'est pas exactement sur le même contenu), à la fois en terme de saisie du contenu, des informations produits, et d'autres aspects. ### Personnalisation du contenu Comme pour les Emailing, ou les documents, vous pouvez utiliser des champs de fusion pour personnaliser le contenu du site selon vos besoins. Par exemple afficher les informations du contact. Les champs de fusion spécifiques permettent d'aller au delà du standard et personnaliser d'avantage le site.   nb : Cela nécessite de définir avec le développeur quelles parties du site ou modèles de page doivent activer cette fonctionnalité. ### Librairie d'intégration Grâce à une librairie d'intégration facilitant le travail des développeurs, la création de nouveaux modèles de page ou nouvelles fonctionnalités est facilitée. ### Statistiques via Matomo Directement intégré dans le site web, vous pouvez configurer vos compte Google Analytics (ou Tags Manager). La configuration des événements e-commerce est également implémentée dans le modèle de site par défaut. Alternative : nous avons aussi installé pour nos clients un système Matomo (donc avec données de tracking 100% en France). ### Moteur de recherche de contenus & produits Le CMS inclus un moteur de recherche à intégrer au site web ou à la boutique en ligne. Les principales fonctionnalités : recherche full-texte recherche globale recherche dans une rubriques et ses sous-niveaux limitable à certains modèles de page limitable à certains champs de contenu système de filtres multiples & croisés : liste de valeurs extrapolation de valeurs (champ avec des valeurs séparées par des virgules) prix, stock disponibilité couleurs & co mots clés spéciaux redirigé vers une page dédiée analyse des recherches des internautes ajout de corrections sur certaines erreurs classiques ajout de synonymes pour s'adapter à l'usage des clients   ## Formulaires Collectez les informations nécessaires pour les événements, ajoutez un canal d'entrée de vos leads, ou tout autre collecte d'informations liées aux contacts. DigiFactory inclus une définition de formulaires pour une large variété d'usages. Les formulaires sont essentiellement utilisés avec le CMS (Site Web), mais peuvent aussi être utilisé sur un site externe (pour des formulaires simples), ou utiliser directement depuis la fiche du contact. ### Types de formulaire Le générateur de formulaires permet de définir de nombreux types de formulaires pour les différents besoins de la société et des événements. #### Contact Le formulaire de contact classic, présent sur tous les sites professionel.Ce formulaire est généralement simple, avec quelques informations pour identifier la personne et une zone pour le message. #### Demande de devis Le 2ème formulaire le plus répandu sur les sites d'entreprise. La demande de devis collecte les informations nécessaires pour avoir une (bonne) idée du besoin du client potentiel, et aider le commercial soit à préparer le devis soit à contacter le client pour détailler sa demande. Attention aux formulaires trop long, qui risquent de freiner le prospect intéressé. L'opportunité, la société et le contact seront créés automatiquement, et l'opportunité incluera les informations collectées. #### Recrutement Présentez vos offres d'emploi sur votre site web, et guider les candidats avec le formulaire pour postuler au poste. Cela peut également accepter les candidatures spontanées.  Ce type de formulaire collecte générlameent 2 documents pour le CV et Lettre de motiviation. Ainsi que diverses informations à propos du candidat. La fiche du candidat est créé comme contact, avec une catégorie adaptée, et les documents sont liés à sa fiche. #### Enquêtes & Evaluations Les enquêtes en ligne sont une forme particulière du générateur de formulaires. Les questions et réponses sont directement créées dans la composition. L'enregistrement des réponses est lié au formulaire, et est visible dans l'historique du contact ayant répondu. Un onglet du formulaire permet de consulter les statistiques globales de l'enquête, voire de filtrer sur certaines réponses pour un scope d'analyse à une partie de la population. Les enquêtes peuvent aussi être liée aux ventes ou aux événements. Vous obtenez ainsi une information d'enquête directement sur la vente par exemple. Cela permet aussi d'avoir la même enquête utilisée par la même personne lorsqu'elle a réalisé plusieurs achats chez vous. #### Lead (bientôt) Le système de Leads évite de remplir votre base de contact ou liste d'opportunité inutilement, avec une étape de validation, voire de transformation, des informations collectées. Cela est principalement intéressant lorsque les demandes reçues sont en majorité non-qualifiées. Le système de Leads permet également de collecter des demandes d'autres sources (email, api, etc..). Cela est activable avec quelques développement pour automatiser les processus. #### Inscription à un événement Pour les événements, conférences, congrès, salons, ou tout autre utilisation des événements (ateliers, formation, webinaires...). Créez un formulaire adapté pour l'inscription à l'événement lui-même, ainsi qu'à ses différentes parties (conférences, activités, rooming, transport, co-voiturage...). #### Rooming Le formulaire peut être dédié au rooming (la réservation d'une chambre d'hotel), avec toutes les possibilités qu'offre ce module. Notamment le système de partage de chambre, et le choix d'options, voire le règlement en ligne de la réservation. #### Choix de Conférences Comme les autres modules événementiel, le choix des conférences peut être un formulaire à part entière. Plusieurs modules & présentations sont disponible pour s'adapter aux différentes organisations. ### Composition de formulaires Dans l'onglet "Formulaire" du formulaire, vous composez votre formulaire par Drag&drop des champs disponibles à droite. Selon le type de formulaire, vous avez plusieurs onglets de champs à placer (contact, événement, opportunité, modules). Les champs peuvent être placé qu'une seule fois. Les modules quant à eux peuvent pour la plupart être utilisés plusieurs fois dans le même formulaire. Dans la composition, notamment pour les enquêtes, vous pouvez simplement ajouter des questions et réponses : ces données d'enquêtes sont reliée au formulaire (aucune création préalable pour ce type de données). ### Email de confirmation Préparez un email de confirmation pour vos clients ou invités, afin qu'ils reçoive une confirmation dans leur boite email. Le contenu est personnalisable avec les champs de fusion, et vous pouvez utiliser une structure d'email réutilisée dans vos différentes communications. Pour les événements, vous pouvez également joindre le Billet PDF (avec QR Code). ### Notification pour l'administrateur De la même manière que pour l'email de confirmation pour l'internaute, vous pouvez configurer un email de notification pour que vous ou votre équipe soyez notifier d'une nouvelle demande ou inscrption. Personnaliser le message pour y fusionner les informations souhaitées, voire insérer des liens vers le bon endroit dans DigiFactory pour facilement accéder à la fiche du contact, de la société ou la nouvelle opportunité. ### Enquête en ligne Les enquêtes en ligne sont une forme particulière du générateur de formulaires. Les questions et réponses sont directement créées dans la composition. L'enregistrement des réponses est lié au formulaire, et est visible dans l'historique du contact ayant répondu. Un onglet du formulaire permet de consulter les statistiques globales de l'enquête, voire de filtrer sur certaines réponses pour un scope d'analyse à une partie de la population. Les enquêtes peuvent aussi être liée aux ventes ou aux événements. Vous obtenez ainsi une information d'enquête directement sur la vente par exemple. Cela permet aussi d'avoir la même enquête utilisée par la même personne lorsqu'elle a réalisé plusieurs achats chez vous. ### Widget pour intégration externe Le formulaire est présenté sur votre mini-site (ou site complet) géré dans DigiFactory. Vous pouvez également l'intégré directement sur votre site web avec un "tag" à copier à l'endroit où vous souhaitez l'afficher. ### Utilisation en backoffice Selon les options choisies, ces formulaires sont directement utilisable par vos commerciaux pour saisir des informations dans la plateforme (sans passer par le site web).  Cela est particulièrement utile lorsque vous avez beaucoup de données complémentaires ou de nombreuses données d'événements et facilite le travail de vos collaborteur pour synthétiser la collecte de ces informations. ### Options diverses Les formulaires inclus divers options pour adapter le fonctionnement à vos besoins. Par exemple "l'inscription automatique" à un événement, ou le niveau d'accès à un formulaire. Ce sont aussi des caractérisation du contact (source, catégorie, ...) qui peuvent être ajouté. Et quelques autres options à explorer. ### Modules Les modules sont des parties évoluée du formulaire. Ces modules ont chacun un paramétrage pour adapter celui-ci aux besoins. #### Accompagnants Enregistrez les accompagnants de vos invités. Plusieurs versions du fonctionnement :  "+1" (ou + un nombre), pour simplement noter la quantité "Accompagnant simple" : quelques informations collectée. Ils sont liés au billet du participant "Contacts accompagnant" : cela crée de nouveaux contacts pour chaque accompagnant, chaque accompagnant a sont propre billet (QR Code différent). Définisez le nombre maximum d'accompagnant des invités. Le module permet aussi de définir un quotas du nombre d'accompagnants autorisé selon l'invité.   Il peut y avoir un module d'accompagnants différent par événement. Par exemple sur un congrés, les accompagnants peuvent être différent pour le diner du jour 1 et pour celui du jour 2. #### Catégories de contact Les catégories de contact sont généralement une information importante (& à usage interne) pour catégoriser les contacts. Ce module permet de présenter seulement un choix limité de catégories, modifiable par l'invité. Tout en conservant ainsi les événtuelles autres que vos collaborateurs auront saisie ou importées. #### Hôtels Définissez les hôtels (dans le menu ad'hoc), et les différents types de chambre, et les stocks disponibles par dates. Dans le formulaire, ajouter le module d'hôtel, et choisissez les hôtels à présenter vous votre événement. Différentes possibilité de personnalisation sont offertes.   Partage de chambre collaboratif Le partage de chambre lors d'un événement est un opération très chronophage. Réduisez drastiquemement le temps en guidant vos invités à gérer par eux même leurs chambrées. Des emails de notification sont personnalisables (pour notifier les différents roommates, les changements). #### Conférences Plusieurs utilisations possibles (& mode de présentations) :  pour grouper des conférences pour un choix unique par créneau, ou bien un outil avec une présentation en agenda par salle de conférence, permettant à l'invité de s'inscrire par simple click. #### Abstracts La publication d'abstracts scientifiques lors d'un congrés ou d'une conventio nécessitent un dépôt d'un résumé (abstract), des auteurs, de leur affiliations et de différentes informations connexes. Le module inclus tout le système pour :  gérer le dépôt et la bonne structration des informations que le comité puisse voter ou noter les abstracts, anonymes ou pas gérer le classement final suite au vote afficher les abstracts sélectionnés sur le site générer un document regroupant tous les abstracts, avec sommaire et présentation claire du contenu, visuel et des auteurs & affiliations.   #### Rendez-vous business Ce module permet d'animer l'événement avec des plages de rendez-vous business soit entre participants, soit entre groupe de population (par exemple "visiteurs" avec "exposants".  Chaque participant, selon sa catégorie, peut avoir un nombre maximum de rendez-vous à prendre.  Et les créneaux peuvent être défini (par exemple 15' pour du speed-meeting ou 1h pour rendez-vous expert, etc...).   Le module de rendez-vous est à la fois utilisable sur le site web, et dans l'Event App. #### Co-voiturage Pour faciliter le co-voiturage entre participant pour venir à un événement, ce module permet aux "piétons" de trouver une "voiture", soit dans leur secteur, soit dont le passage passe proche de chez eux. Le système collaboratif facilite la mise en relation. #### Upload de Photo Utilisez ce module pour que vos participant aient une photo sur leur fiche, voire sur leur badge, ou pour créer un trombinoscope (PDF ou online). #### Upload Document Pour différent besoins, comme le formulaire pour postuler, ou bien un dépôt de pièces justificatives ou l'upload du billet d'avion (gestion du transport des participants à un événement), ou pour l'Extranet Staff, pour l'upload de la carte d'identité ou RIB. Le document peut ainsi être lié soit à une donnée complémentaire du contact, soit de son inscription à un événement. #### Captcha Ce module inclus un captacha à votre formulaire.   2 versions sont disponibles :  invisible : cela bloque la plupart des robots, et cela sans déranger l'internaute Google Captcha : le classique de Google, s'adaptant à la situation, avec au minimum une case à cocher.       ## Marketing Cette section comporte quelques outils de communication ou de merchandising. ### Bon d'achats Cet outil vous permet de créer des bons d'achats, avec un code, un montant et une date de péremption. Nous pouvons générer des visuels avec ce code, pour être automatiquement envoyé par email ou accessible dans le compte de l'internaute (sur le site e-commerce). Les bons d'achats peuvent être dédié à un contact en particulier, ou bien libres (pour offrir par exemple, comme un chèque cadeau). #### Générateur de bons Vous pouvez générer massivement des bons d'achats, et les envoyer par email en utilisant un modèle d'email défini au préalable. ### Règles de prix (code promo) Les règles de prix ont quelques caractéristiques générales (code, validité, cumul, etc.), et 2 sections importantes : "pour qui ?" et "sur quoi?" Pour qui définissez les critères pour cibler la population qui a droit d'utiliser cette règle. Les règles peuvent être sur le contexte du panier en cours (montant du panier, présence d'un produit, etc.). Sur quoi Une règle de prix peut contenir plusieurs "offres". Par exemple "réduction de 10%", ou "Frais de port gratuits" (et divers autres). Pour chaque offre, vous définissez le périmètre sur lequel la réduction s'applique. ### CRM Automation *** Le CRM Automation est un outil (en cours de développement) pour gérer le Marketing Automation et d'autres automatisme (aussi appelé BPM (pour Business Process Management). Lorsque cet outil "magique" sera en place, vous pourrez :  créer des automatisme pour l'envoi d'email / sms marketing créer des règles de prix ciblée automatiquement créer des actions à réaliser par un collaborateur retraiter des données automatiquement récupérer ou envoyer des données à d'autres systèmes connectés ... Et organiser des enchaînements de ces automatismes, avec des règles et conditions que vous choisissez. Le tout pouvant être "synchrone" (réalisé directement), ou "asynchrone" (certines étapes réalisée de façon différée, que cela soit quelques minutes plus tard, ou 2 semaines plus tard, par exemple). ### Chat bot Cet outil de chat bot (un peu obsolète avec les outils LLM actuels), permet de définir des questions-réponses, bien conçue et claires pour l'internaute, pour l'accompagner dans ses principales demandes. L'avantage de cet outil est d'être parfaitement en contrôle de ce qui est proposé, et de guider vers les bons formulaires, ou encore d'inclure des modules pour ajouter des fonctionnalités "au bon moment". Par exemple "Où est ma commande? " => avec l'affichage d'un encart reprenant le tracking de la commande (état de préparation voire tracking du transporteur). ## Projet Un complément très utile pour enrichir votre système d’information et collaborez encore plus efficacement.Que ce soit pour un projet à part entière, la gestion d’une campagne marketing, ou la collaboration d’une équipe pour gagner une affaire, DigiFactory intègre les outils classiques tels que la saisie des temps, planning, la répartition de charge ou les graphiques Gantt. ### Projets & sous-projets Structurez et organisez vos projets en une arborescence pour facilement retrouver vos projets. Les projets sont des conteneurs, à la fois pour des sous-projets, des tâches, des chats, des documents. Comme les tâches, ils servent aussi à consolider les temps et budgets (estimés et réels). Un client (société) peut être lié à un projet, ainsi que la vente d'origine. ### Tâches Les tâches représente le travail à réaliser dans un projet. Elles sont elle-mêmes hiérachiques, pour décomposer le travail. Les tâches inclus également un chat, des ressources, une équipe, les temps saisis, et des check-lists (points de vérifications ou détails à traiter). ### Budget & Coût Réel Définissez le budget estimé ainsi que le temps prévu pour la réalisation d'une tâche. Ces estimations sont consolidées dans les tâches et projets supérieurs.  Le coût réel ajoute à la fois les dépenses notées et une valorisation du temps passé sur la tâche (selon le coût de l'utilisateur).  ### Saisie des Temps Notez rapidement tous vos temps, et ayez un suvi précis de votre travail. Ctrl+T : c'est le raccourci clavier pour ouvrir la saisie rapide des temps. Comme les autres horaires dans DigiFactory, des versions abrégées sont possibles. Par exemple "9" pour 09:00, 912 pour 09:12. ### Temps total du projet Les temps saisis sont consolidés sur les tâches parentes et le projet. Vous pouvez ainsi suivre la ratio de consommation du temps prévu. ### Récap temps par client Pour une société de service facturant ses temps par client, l'outil permet de récapituler les temps, par utilisateur et par profil pour facilier la facturation. Certains types de temps sont "facturable", d'autre non (par exemple des Forfait ou du probono). Un outil permet de générer les factures massivement, et avec une liaison précise de quel temps saisie à été facturé ou non.   ### Avancement L'avancement des tâches et projet est modifié manuellement par les utilisateurs. Seules les tâches "feuille" [de l'arbre] peuvent être modifiée.  L'avancement total est consolidé dans les tâches supérieurs et le projet. Pour rappel, l'avancement n'est pas le ratio de temps passé sur le temps estimé, sauf pour des cas spéciaux de pack de temps par exemple.En effet, une tâche estimée à 3h peut être réalisée en 1h et être finie. Ou l'inverse, une tâche estimée à 10h peut finalement prendre 25h de travail.  ### Ressources (documents) Comme différentes autres usages dans DigiFactory, les tâches et projets inclus du stockage de documents. Les documents peuvent également être déposés dans la conversation (chat).A noter : les documents dans la conversation sont archivés au bout d'1 mois (si la conversation est "longue". Si la conversation est courte, i.e. quelques message, les documents sont considéré potentiellement important et ne sont pas archivés). ### Equipe Interne Un projet ou une tâche ont des personnes assignées représentant l'équipe travaillant sur le sujet. Cela induit la visibilité de ces tâches, notamment pour ceux n'ayant pas le droit "manager" (dans les droits de l'utilisateur). Les "manager" (droit) ont l'accès à tous les projets et tâches (via recherche ou navigation dans l'arborescence), même s'ils ne sont pas dans l'équipe. Les tâches & projets auquels un utilisateur est assigné sont mis en avant dans son suivi et dans le tableau de bord. Les membres de l'équipe ont des rôles : responsable, collaborateur, superviseur, commercial, observateur. Le ou les "responsable" sont ceux devant réaliser la tâche. Le manager, s'il n'intervient qu'en test et validation, a généralement le rôle de "superviseur".   Clients Vous pouvez également assigner des contacts à une tâche ou projet, pour leur donner accès sur l'Extranet Projet (et pour notifier des messages sur le chat externe). ### Chat par projet & channels Pour éviter de mélanger les sujets, vous avez un chat par tâche.Et vous pouvez même subdiviser cela en différent channels pour différencier les sujets. Dans le cas de l'utilisation de l'Extranet Projet, vous pouvez également partager un channel avec le client. Pour chaque channel, vous pouvez le "suivre" pour être notifié de nouveaux message ou arrêter le suivi. l'écriture @prenom de l'utilisateur permet de notifier un utilisateur, même s'il ne suit pas le channel (petite limitation actuelle, le @prenom ne prend pas les accents). nb : un utilisateur est notifié et peut discuter avec les mini-chat en bas de l'écran. Il pourra voir le message, mais s'il n'a pas les droits sur la tâche, ne pourra accéder à celle-ci.   ### Extranet Projet Ce module de l'extranet permet à vos clients :  de visualiser toutes les tâches et projets qui ont été partagés d'accéder aux ressources et d'en déposer de discuter avec vous de gérer son équipe et les droits pour les différents projets et tâches d'ajouter des checklist de points à traiter (et visualiser les points partagés) de valider (recettage) des tâches de visualiser les temps "facturables" (avec une vue par projet et par mois, avec le détail des durée, collaborateur, tâche et commentaires). ### GANTT *** Une vision de GANTT existait, mais au fil des évolution n'est plus fonctionnelle. Il est prévu de refondre cette fonctionnalité. Si le besoin est important pour vous, signalez le nous, et nous augmenterons la priorité de ce chantier. ### Project Flow Pour les projets (ou tâches) ayant un processus commun, vous pouvez définir des étapes et pour chacune des états. Nous appelons cet ensemble d'étapes et états un "project flow". Cela est visible en haut du projet et est facile à mettre à jour. L'écran de suivi présente l'ensemble des projets et tâches partageant le même Project Flow, pour rapidement avoir une vue d'ensemble de l'avancement ou des blocages. ### Suivi des projets La liste des projets présente une vue synthétique de ces derniers, filtrable et utilisant les sélections. Cela présente notamment l'avancement, le budget, le chef de projet, et le projectflow. L'écran de suivi présente l'ensemble des projets et tâches partageant le même Project Flow, pour rapidement avoir une vue d'ensemble de l'avancement ou des blocages. ### Road Maps Un petit outil niche pour juste prévoir des chantiers, avec une estimation du temps global, et nombre d'heure de travail réalisable par semaine, avec une visualisation dans le temps. Cf la road map de DigiFactory (planète en bas à droite). ### Mind Maps Un outil très intéressant pour concevoir ou stocker de l'information, et partager cette vision avec vos collaborateurs. Les MindMaps peuvent être liés à un projet. Les mindmap contiennent des cartouches avec du texte et/ou une image, et des liens vers d'autres cartouches.  Les mindmap dans DigiFacotry ont la particularité d'être multi-niveaux.  Le moteur de recherche cherche dans tous les contenus du mindmap, de tous les niveaux. Et la recherche déplace le focus pour élément du niveau en cours (directement depuis la recherche). Créez des types pour facilement avoir des assemblage de couleur & icone pour types des cartouche fréquemment utilisé.   Click droit : choix du type d'item à créerDouble-click sur un item pour l'éditerPour un item juste avec le titre : Tab, cela passe directement à la saisie du contenuShift+drag & drop : sélection de plusieurs caroucheSuppr : suppression des cartouches sélectionnés.Click drag & drop : déplace les éléments sélectionnésClick drag & drop + Shift : déplace les éléments liés pour conserver la présentation.Mollette souris : zoom out & zoom inCtrl+C : copier les items sélectionnésCtrl+V : coller les items (à la position de la souris). Cela fonctionne entre différents mindmap.Ctrl+V d'une image copiée (d'un outil comme photoshop ou d'une capture d'écran)Drag & drop d'une image (depuis vos fichiers) Future fonctionnalités :  modules du cartouche : pour plein de nouvelles fonctionnalités ! placement du cartouche sur un plan (lieu ou événement, ou autre). ## Dashboards Au delà des sélections et listings de données, suivez votre activité et explorez vos données avez les différents outils standard de DigiFactory. Définissez vos dashboards et leurs graphiques pour le suivi régulier de l'entreprise ou dédiés à chaque services. Expolorez vos données en croissant les critères dans les statistiques de ventes ou d'achat. ### Dashboards personnalisés ### Statistiques de vente ### Statistiques d'achats ### Suivi d'Affaires ### Suivi Réapprovisionnement ### Dashboard sur mesure ## Outils Différents outils soit globaux, soit utilisable pour chacun des modules de la plateforme. ### Global Des fonctionnalités qui se retrouvent un peu partout dans la plateforme.Parmi celles-ci : gérez les utilisateurs, les alertes, les notifications, les recherches...  #### Gérer les utilisateurs Ce sont les collaborateurs qui utilisent la plateforme DigiFactory (back office). A bien différencier des contacts qui peuvent avoir accès aux sites web, ou extranets (front office). Définissez ici vos différents utilisateurs, avec leurs droits ou profils de droits. ##### Droits de l'utilisateur Sur l'onglet "Droits généraux" de la fiche de l'utilisateur (ou du Profil), vous avez une arborescance à gauche. Ouvrez une section avec le [+] pour voir les sous-sections.Un simple click sur la section affiche les droits. L'ajout ou retrait se fait soit précisément, en choisissant chaque droit et en cliquant sur "Enregistrer" Ou bien se faire massivment en utilisant "Retirer toute la section" et "Ajouter toute la section". Cette action change l'état de tous les droits de la section (et de toutes ses sous-sections). Pas besoin de re-clické sur enregistrer, c'est déjà pris en compte ! AttentionSauf pour les super-user, vous ne pouvez pas ajouter de droits que vous n'avez pas. Attention donc à ne pas vous retirer de droit à vous même, que vous ne pourrez plus ajouter. ##### L'administrateur (Super-User) Le super-user a notamment la possibilité de s'ajouter lui-même des droits. Par exemple, cela est nécessaire pour s'ajouter un module de la plateforme, jusque là inactif. Ainsi l'administrateur peut gérer tous les utilisateurs, même ceux avec d'avantage de droits, sans pour autant générer une facturation de tous les modules pour ce compte utilisateur. Pour que votre plateforme reste active, il doit toujours y avoir 1 utilisateur actif, pour l'ensemble des modules contenant des données.  Le droit "Super-User" se trouve dans la section de droits "Utilisateurs". ##### Les Profils Utilisateurs > Profils Les profils d'utilisateur sont des set de droits complets attribuable à des utilisateurs. Le profil est à considérer essentiellement comme le rôle du collaborateur dans l'organisation. Par exemple un Commercial et un Responsable Commercial auront des droits similaire mais légèrement supérieur pour le responsable. De même un Commercial Junior aura des droits limités, pour éviter les erreurs. Un utilisateur a soit un profil complet, soit un profil altéré. L'altération du profil fait suite à la modification de droits directement sur l'utilisateur pour affiner ses derniers. La mise à jour des droits d'un profil mets à jour tous les utilisateurs ayant ce profil, intégralement pour ceux avec un profil complet, mais que à l'ajout pour ceux avec un profil altéré. En effet, une fois le profil altéré, on ne peut déterminer ce qui avait été "voulu" à ce moment là. Seul les droits ajoutés au profil sont ajoutés dans ce cas. ##### Suivi des modules actifs Suivi de votre abonnement Afin de suivre les modules actifs de votre abonnement, rendez-vous dans la page ad'hoc pour visualiser les différents modules qui sont facturés mensuellement : Utilisateurs > Suivi des modules actifs Visualisez rapidement les modules actifs (générant de la facturation) pour vos utilisateurs. Au survol d'un module, contrôlez les droits qui déclanchent l'activation du module. Vous pouvez cliquer sur l'utilisateur à gauche pour aller sur sa fiche. nb: le module Projet n'est pas facturé pour l'instant (même si marqué ainsi sur cet écran). ##### Quelques bonnes pratiques Ci-dessous différentes bonnes pratiques pour une gestion seine et efficace des utilisateurs : Créez un compte par personne et éviter les comptes génériques "commercial 1". Cela permet de mieux s'y retrouver, y compris après le changement du collaborateur par une autre personne. Utilisez le prénom comme identifiant, c'est + facile à retenir. Désactivez les utilisateurs qui quittent la société. Ne renommez pas un compte existant avec une nouvelle identité : cela rend incompréhensible qui a fait quoi dans l'historique. Ajoutez une photo pour chaque utilisateur, car beaucoup d'écrans n'affichent que le visuel. Renseignez correctement les informations du collaborateur, car cela est utile à différents endroits et moment. Pour gérer les droits Ne bloquez pas un utilisateur en limitant ses droits, cela limitera sa capacité à travailler Utilisez les profils pour gérer les droits Considérez les profils comme un "rôle", voire avec un niveau d'expériencePar exemple : Stagiaire commercial, Commercial junior, Responsable Commercial, Boss. Changez les droits sur le profil, pas sur l'utilisateur Lors de changement, évaluez s'il faut créer des profils supplémentaires. Il vaut mieux avoir des profils non-utilisés que de manipuler les droits un à un sur chaque utilisateur (surtout valable à partir de 4 ou 5 utilisateurs)   #### Timeline Timeline est le terme que nous utilisons pour décrire la présentation d'historique chronologique de l'activité lié à l'élément consulté. Ces timelines sont présentes sur les fiches des contacts, sociétés, opportunités, ventes, ticket et les projets.     ##### Que contient une Timeline ? Selon le contexte et le paramétrage, vous y voyez l'activité passée et future. L'activité future peut être notamment des événements, des rendez-vous ou actions à réaliser, des réservations ou prestations. ##### Complétez l'activité Selon l'élément (contact, opportunité...), vous pouvez :  ajouter des notes : pour conserver de l'information importante créer des rendez-vous, appels ou actions, assigné à vous même ou un collaborateur envoyer des emails (notamment pour les tickets) envoyer un SMS (si configuré, et pour les contacts)   ##### Recherche et accès aux éléments La timeline est filtrable par la recherche, et aussi par type d'activité à l'aide des petites icones cochable, à droite de la recherche. Depuis un cartouche d'activité, vous pouvez soit cliquer sur le rond de couleur pour accéder à la fiche correspondante (par exemple pour une opportunité, un devis ou une vente). Soit double-click sur le cartouche lui-même pour l'éditer (note, rendez-vous...). #### Recherche multi-critères Les "recherche rapide" et "recherche avancée" situées en haut de la plupart des listes sont en fait le même système que les sélections. Découvrez comment utiliser les critères de ces sélections   #### Recherche globale Le moteur de recherche en haut de tous les écrans vous permet de rechercher rapidement de nombreux types d'information. Le choix "Tout" laisse l'outil déterminer ce que vous chercher effectivement. Une référence de facture amènera à la vente ayant cette facture, une référence de produit vous dirigera vers la fiche du produit (ou la liste de produits si plusieurs similaire) et ainsi de suite. Le prénom & nom du contact (ou des morceaux, cela suffit, par exemple "Max" pour "Maxime"). La recherche est acessible par le clavier Ctrl+F Pour aller vite, quelques "prefixes" existent pour faire la recherche entièrement au clavier (sans déplacer la souris, notamment en utilisant Ctrl+F. Par exemple "cpy: Digifactory", cela va faire comme si vous aviez choisi le type "Société". Les autre prefixes : contact: ct: (Contact), cpy: company: (Société), oppt: (Opportunité), pjt: (Projet ou tâche).   #### Alertes La petite cloche en haut à droite regroupe les différentes alertes, notamment pour :  les rendez-vous, actions ou appels à faire les messages de chat Des rappels éphémères apparaîssent à cet endroit, quelques minutes avant l'action à faire ou le rendez-vous. #### Notifications Les notifications sont les icones qui s'affichent entre les 2 triangles collé à droite de l'écran. Ces notifications sont de différentes natures et pour différentes parties de votre activité, par exemple :  une nouvelle vente une opportunité assignée un paiement reçu via mandat un emailing qui a fini d'être expédié un note d'information ajoutée à un opportunité que vous gérez une action qui vous a été assignée etc... ##### A quoi servent-elles ? Tout d'abord, elles servent à vous informer de l'activité, et d'information dont vous n'êtes pas à l'origine. Ensuite, comme chaque notification doit être validée pour disparaître, cela peut également servir comme une liste d'actions particulière à réaliser. ##### Passez les en revue Lorsqu'il n'y en a peu, les icones sont séparées, une par notification. Dès qu'il y a en a suffisamment, l'affichage change et regroupe les notifications par nature. En cliquant sur une des icones, vous visualisez le détail de la notification, avec son contexte, différentes informations, voire des interactions possibles. Les flèches à gauche et à droite (et une barre de progression en bas) permettent d'accéder aux autres notifications. Vous validez la bonne prise en compte de la notification avec le bouton vert "Ok". La notification disparaîtra définitvement.  ##### Gestion d'un grand nombre de notifications Selon l'activité, certaines notifications peuvent s'ajouter plusieurs fois par jour (voire plusieurs dizaines ou centaines). Ces informations étant importantes, cela est bien de les avoir et de pouvoir les parcourir. Selon la nature de la notification, vous avez plusieurs tri possibles en haut à droite de la fenêtre (icones turquoises), pour tirer par date, par utilisateur, voire par état (pipe) ou une icone qui est un tri intelligent. Dans les cas extrême, par exemple au retour de long congés et pour des informations que vous savez être traité par vos collaborateurs, vous avez le bouton "Tout marquer LU".   Pensez à traiter au fur et à mesure ces notifications (lire ou agir le cas échéant).Une bonne gestion est d'avoir une liste vide ou presque dans cet espace de notifications.Cela évite l'accumulation, la perte d'information et l'oubli d'actions (ou reportées à plus tard). ### Sélections Pour la plupart des données à gérer dans DigiFactory (contacts, sociétés, opportunités, devis, ventes, factures, achats, produits, etc ...), les Sélections permettent de faire des recherches avancées voire de personnaliser les listes. #### Recherche rapide & recherche avancée Ces petits outils présents en haut des listes font partie du moteur de sélection. Avec la "Recherche rapide", vous pouvez faire des recherches avec différents critères directement sur les listes. Et avec la "Recherche avancée", vous pouvez ajouter un peu de logique dans vos critères de recherche. Pour chaque critère, vous avez 2 à 4 champs à choisir ou à compléter : la donnée à tester elle-même : parmi une liste recherchable & navigable (ex: prénom, nom, référence, montant, adresse, ...). Choisissez le critère que vous souhaitez tester le test à réaliser : est ce que la valeur "est égale à" votre donnée, "contient" quelque chose, etc. Les tests possibles dépendent de la donnée choisie. la valeur pour le test. Une fois les critères choisis, cliquez sur "Rechercher" pour mettre à jour la liste. Les recherches et sélections sont quasi-instantannées et toujours à jour avec vos données actuelles.   Plusieurs valeurs d'une donnéeLes valeurs "définies", comme les catégories de contact, sources, entités, et autres listes précises, peuvent être recherchées avec "est parmi" pour choisir plusieurs valeurs d'un coup. Recherche des données ayant (ou pas) telle ou telle informationPour une simple donnée à tester, il suffit de faire un test "n'existe pas" pour ceux n'ayant pas de valeur. Et pour trouver ceux avec une valeur, c'est l'inverse donc : "existe".Le test "existe" a un deuxième usage, lors que votre critère est sur un élément lié. Par exemple, dans une recherche de Contact, vous souhaitez sélectionner ceux avec au moins 1 vente. En sélectionnant, par exemple, la "Référence de vente" + "existe", cela affiche seulement les contacts avec au moins une vente. #### Accédez aux sélections Depuis le menu , la création de la sélection se fait directement depuis le menu correspondant à la nature de données à sélectionner. Autre chemin d'accès est de clicker sur l'icône se trouvant à gauche de la liste des sélections : De façon plus générale, vous pouvez retrouver toutes les sélections par le chemin ci-dessous, pour toutes les natures de données. Outils > Sélections #### Préparez la sélection Tout d'abord, créez une sélection en lui donnant un libellé et éventuellement en indiquant si vous la partagez avec les autres utilisateurs. Sur l'écran de la sélection, vous avez 3 sections : Grouper par, les Règles,  et les Colonnes. Grouper par Par défaut, les données affichées sont groupées le type de la sélection. Dans dans une sélection de "Contacts", cela est groupé par "Contact". Autrement dit, une ligne par contact. Selon les colonnes choisies (voir plus bas), d'autre groupement peuvent être proposés. Par exemple, vous choisissez la "Référence de vente", vous pourrez grouper par vente, et ainsi avoir 1 ligne par vente des contacts (toujours selon l'exemple d'une sélection de Contacts). Si un contact a 10 ventes, vous aurez les 10 ventes dans votre liste de résultats trouvés.   Les Règles (Les critères) Comme vu plus haut, ce sont les différents critères souhaités. Si vous souhaitez toutes les données, cette section peut rester vide. Ajoutez vos différents critères pour filtrer vos données. Afin d'éviter de faire de multiples sélections, il est souvent intéressant d'ajouter une colonne plutôt que mettre un critère. Les colonnes avec des listes de valeurs (par exemple Vendeur pour une sélection de vente) permettra de filtrer par n'importe quel utilisateur-vendeur directement sur la liste. Et donc de ne pas avoir 1 sélection par vendeur.   Colonnes Ajoutez ici les colonnes que vous souhaitez voir affichées sur votre résultat de recherche. Vous pouvez soit les ajouter d'un coup en sélectionnant précisément les colonnes avec "Ajout rapide". Soit les ajouter une à une, ce qui permet de renommer le libellé affiché pour la colonne.  Cette section est optionnelle : laissez cette section vide, pour  conserver l'affichage standard de la liste.   Une fois ajoutées, vous triez les colonnes (drag & drop) pour les ordonner d'une façon qui convient, pour vous et vos collaborateurs. Evitez l'ajout de beaucoup de colonnescela rend difficile à lire les listings car à la fois long en hauteur et largeur.   #### Visualisez vos données En haut à droite de la fiche d'une sélection, un bouton bleu "Voir les ...." affiche la liste avec le résultat de la sélection choisie. La sélection est maintenant utilisable à votre guise, dans la section de recherche en haut de la liste, "Afficher la sélection". Par défaut, les listes n'ont pas de sélection choisie, et la mention "Tous les .." est présente. Choisissez la sélection souhaitée et "Ok" pour utiliser votre sélection. La recherche se fera avec ses critères appliqués & l'affichage avec les colonnes personnalisées. Les filtres de la liste sont utilisables et complètent les critères de votre sélection pour afiner votre recherche. Les outils de recherches présents sur la page complètent également votre sélection, que cela soit les "recherche rapide" / "recherche avancée", ou les moteurs de recherche dédiés, comme sur la liste des ventes. L'ensemble de tous les critères est appliqué au fur et à mesure des choix. La liste se mets à jour instantanément avec le résultat de tous les critères utilisés. #### Exportation Lorsque vous avez les droits pour l'exportation d'une nature de données (contacts, ventes, produits...), vous avez un "csv | xls" en haut à droite de la liste. Sur la liste normale (en venant directement du menu), ces petits boutons réalisent une exportation complète de la liste actuelle, avec les colonnes présentes sur la liste. Avec une sélection, cela fait la même chose, et utilise bien les colonnes personnalisées que vous avez choisies (le cas échéant). #### Création rapide à partir d'une recherche Directement depuis la liste, en réalisant une recherche (rapide ou avancée), vous pouvez enregistrer votre sélection avec le lien "Créer une sélection". Ensuite, accédez à la sélection et personnalisez cette sélection, par exemple pour y ajouter vos colonnes ou affiner les critères. Testez ainsi le résultat de vos critères avant avant de créer la sélection. Assurez vous que cela est conforme à votre attentes. Puis créer la sélection. #### Les sélections dans les autres outils Les sélections sont principalement utilisées dans les recherches et les exportations. Elles sont aussi beaucoup utilisées dans l'ajout de listing définis pour les Emailings, Evénements, Campagnes et Actions commerciales. A la différence des sélections, ces listings définis sont figés, avec exactement la liste que vous avez ajoutée (au moment de leur ajout). Elles sont également utilisées dans différents outils, notamment les Tableaux de bord et Statistiques de ventes, ou bien d'autres outils dédiés à un module, comme le Contrôle de factures des fournisseurs ou la génération massive de Billets PDF d'un Evénement. #### Critères dans une sélection Pour chaque type d'information à filtrer, vous avez une large panoplie de critères possibles. ##### Critères Depuis chaque type d'information (contact, société, vente, ...) vous avez à disposition ses caractéristiques, ainsi que ses données complémentaires (données créées spécialement pour votre usage). Par exemple pour une recherche de Contacts, vous avez les caractéristiques standards comme le prénom, le nom, sa référence, ses téléphones, date de création, source, suivi par etc. Et vous avez aussi à disposition des informations directement liées à celle recherchée. Par exemple, toujours pour une recherche de Contacts, vous pouvez filtrer sur des informations comme la société à laquel il appartient, des ventes dont il est le commanditaire, ses emails (il peut en avoir plusieurs), ses adresses postales, ou des événements auquels il est invité. Etc. Ces critères sont nombreux et variés. Prenez quelques minutes pour explorer les différents critères à votre disposition, et ainsi mieux voir les possibilités de sélection qui vous sont offertes. Nature des critères Selon la nature de la donnée (icône à gauche du critère), les possibilités de recherche sont différentes. Ainsi une donnée de texte (prénom, nom de la société, fonction, email...) permet de chercher du texte à l'intérieur. Une liste de valeurs définies permet un choix de valeurs précises. Et une date (par exemple la date de modification) nécessitera souvent 2 fois le même critères pour filtrer sur un interval de dates.   ##### Ajout d'une règle Pour une recherche avancée ou une sélection, vous ajoutez les règles souhaités (ou selon le jargon, un critère, un filtre). Ces règles se composent de 2 à 4 caractéristiques : Le champ (critère) éventuellement une précision d'un événement, emailing ou autre un choix de comparaison une valeur à comparer Le critère il fait parti des nombreuses données de l'élément recherché, et des données liées sur lesquelles on peut faire des recherches. Vous pouvez rechercher un critère en saisissant quelques lettres. La recherche de critères vous affiche ceux les plus pertinents. Les critères peuvent être de différentes nature : texte, nombre, date, liste définies. Et selon leur nature les types de comparaison possibles s'adaptent.   Eventuelle précision d'un élément Dans les cas de recherche à propos d'un emailing, d'un événement, d'une campagne commerciale, et quelques autres cas, le choix du critère vous proposera de sélectionner un périmètre précis sur où rechercher. Par exemple, pour le critère "Evénement - Inscription", il faudra choisir l'événement sur lequel vous souhaitez savoir si vos contacts sont inscrits. Donc une liste des événements sera proposer pour effectuer ce choix.   Comparaison Les types de comparaison sont les suivants : égal différent inférieur inférieur ou égal supérieur supérieur ou égal est parmi n'est pas parmi contient ne contient pas commence par ne commence pas par existe n'existe pas La majorité de ces comparaisons sont simples à comprendre. Quelques cas à savoir : donnée vide : par exemple pour rechercher des contacts n'ayant pas de prénom (aka rien dans le champ prénom), vous pouvez utiliser la comparaison "égal" en laisant la valeur vide, ou bien la comparaison "n'existe pas" donnée non-vide : de la même manière, pour rechercher ceux qui ont une information présente,  vous pouvez utiliser la comparaison "différent" en laisant la valeur vide ou bien la comparaison "existe" est parmi : pratique pour faire une recherche de plusieurs valeurs possibiles dates : la plupart des dates dans DigiFactory sont enregistrées avec l'heure précise (donc à la seconde près). De ce fait, pour avoir l'intégralité d'1 mois, il faut faire une recherche du 1er au 1er du mois suivant.   Inclusion d'une autre sélection Lors de l'utilisation du critère "Sélection de ...." (en bas de la liste), 2 autres 'comparaisons' spéciales sont possibles : inclus dans n'est pas inclus dans Cela permet d'avoir des "morceaux" de sélection, que vous ré-utilisez dans différentes autres sélections. Par exemple vous recherchez souvent dans le texte des fonctions de vos prospects (contient "manager" ou contient "directeur" ou contient "directrice" ou égale à "dg" .... etc...). Ce type de recherche peut inclure de nombreux critères. Au lieu de refaire ces critères à chaque usage, enregistrez cela dans une sélection, puis utilisez la dans vos autres recherches. ##### Groupes de critères Les groupes de critères structurent votre recherche, et ajoutent des subtilités pour les recherches avancées. Sans indication contraire, les résultats de la recherche ont l'ensemble des critères définis. Par exemple, si la recherche de produit a les 2 critères suivants : "Catégorie de vente" "est égale à" "Mobilier",  "Prix HT" "est supérieur ou égal à " "1000" le résultat contiendra uniquement ceux respectant ces 2 critères. Un produit à 2000€ et catégorie de vente "Service" ne sera pas dans les résultats. "Tous les" / "Un des" Le groupe a une première caractéristique pour choisir si c'est "tous" les critères ou bien "un" d'entre eux. Dans notre exemple précédent, en choisissant "Un des", le produit du bon prix mais d'une catégorie différente sera affiché dans les résultats. En effet, avec "Un des" critères remplis, même s'il y a beaucoup de critères (conditions, règles) possibles, il suffit d'un seul correct pour que cela inclut l'élément dans le résultat de la recherche.   "Doivent être remplis" / "Ne doivent pas être remplis" La 2ème caractéristique du groupe est de choisir le cas négatif (exclusion du résultat). Par exemple, dans notre exemple de recherche de produit, on ne souhaite pas les produits ayant ces critères, et donc on souhaite tous les autres.     ##### Comment définir une recherche avancée Les possibilités des recherches avancées sont vastes. Donc, définissez bien vos critères et leur logique (par exemple "un des" critères "ne doit pas être rempli"). Groupez si besoins vos critères pour faciliter votre visualisation. Vous pouvez commencer à créer votre recherche avancée sur la liste. Et après avoir testé et visualiser que votre liste est conforme à vos attentes, créez une sélection (avec le petit lien bleu éponyme à droite du bouton Rechercher). #### Ajout & retrait Les ajouts & retraits de bases aux campagnes, événements, emailings et exportations. ##### Des ensembles à ajouter [+] (inclure) ou retirer [-] (exclure) Vous pouvez définir votre recherche avec des ensembles à ajouter ou à retirer. Ci-dessous, des petits exemples sur les ensembles. Ajout de 2 ensembles (union, inclusion) L'ajout de 2 ensembles (de population, de produit ou autre éléments à sélectionner) donne un ensemble regroupant les 2 ensembles. Cas de 2 ensembles A & B se recoupant sur une partie de leur base : le nombre de résultats est inférieur à la somme des du nombre des 2 ensembles.   Cas de 2 ensembles, dont l'un (B) est inclus dans l'autre (A) : le nombre de résultats est celui de l'ensemble le plus grand. En d'autre terme, l'ensemble B n'apporte aucun nouvel élément.     Retrait d'un ensemble (exclusion) A partir d'un ensemble A déjà "ajouté", on peut retirer un ensemble C que l'on ne souhaite pas inclure. Cas d'un ensemble C à retirer se recoupant avec l'ensemble A déjà présent.   Cas d'un ensemble C à retirer ne se recoupant pas avec l'ensemble A : l'ensemble final est le même que l'ensemble A (car rien n'est à retirer). ##### Ajout d'une base de population Dans les outils CRM avec gestion d'une base de population (campagnes, actions, événements, emailings), vous manipulez ces bases massivement. Pour l'assignation d'une nouvelle base, vous pouvez ajouter plusieurs ensembles, selon des critères choisis sur le moment, ou bien des sélections (critères déjà définies).Lors de l'assignation, vous pouvez aussi exclure des ensembles de population. Par exemple : pour les destinataire d'un emailing, ajouter tous les clients et prospect récents, mais exclure (retrait) les contact avec la catégorie VIP (car vos commerciaux sont déjà en communication privilégiée avec ces derniers). ##### Retrait (désassigner) d'une base de population Lorsque vous avez déjà une base de population présente, par exemple des invités dans votre événement, vous pouvez désassigner tout ou partie de la base. Pour effectuer cela, vous définissez l'ensemble de population à cibler. Cela se fait de la même manière que pour une recherche ou un ajout : en incluant (+) les personnes à traiter.Puis valider le retrait de l'ensemble.   A noter : il s'agit bien d'un ajout (+) d'un ensemble à traiter (le traitement étant la désassignation).   A noter aussi, dans un emailing, vous ne pouvez pas retirer des destinataires auxquels l'email a déjà été envoyé. Pour rappel, si vous souhaitez renvoyer un emailing (relance), commencez par dupliquer l'emailing, et ajouter une nouvelle base de population (ceux qui ne sont pas inscrits à l'événement, par exemple). #### Colonnes d'une sélection L'ajout d'une colonne, le choix de l'affichage et du "grouper par". ##### Nouvelle colonne Ajoutez une colonne en la sélectionnant précisément, et en personnalisant son nom, et la manière d'afficher les valeurs.   ##### Affichage des Valeurs Lorsque les valeurs affichées peuvent être multiples, un choix de groupement est proposé. Voici les différents choix possibles : Liste uniqueLes valeurs sont dédoublonnées pour chaque résultat, pour ainsi n'avoir qu'une fois la valeur. ListeToutes les valeurs sont affichées. ValeurUne seul valeur est affichée (selon un ordre non-déterminé). SommeDans le cas de prix ou montants, la somme totale des prix. MinimumDans le cas de prix ou montants, le montant minimum. MaximumDans le cas de prix ou montants, le montant maximum. MoyenneDans le cas de prix ou montants, la moyenne des montants. Nombre uniqueCompte des valeurs distinctes (dédoublonnées). Lorsqu'il y a plusieurs fois la même valeur, cela ne représente que 1. NombreCompte des valeurs présentes (qu'elles soient identiques ou non) ##### Ajout rapide Pour aller vite, vous pouvez utiliser "Ajout Rapide". La liste de données affichée est celle des informations décrivant le type d'élément de la sélection. Au dessous de cette liste, vous pouvez ajouter d'autres données liées. A noter : dans ce choix d'autres données liées, maintenez la touche "Shift" pour sélectionner plusieurs champs d'affilé. ##### Tri des colonnes Par simple drag & drop des colonnes déjà ajoutées, vous pouvez les ordonner et personnaliser votre listing. ### Importation Les outils d'importations sont disponibles dans chacune des sections principales du menu (Contact, Société, Produits, ...), et regroupées dans Outils. Outils > Importation   #### Phase initiale : Préparer l'importation Toute d'abord, il faut préparer votre fichier, l'uploadé, puis configurer l'importation. Voici les différentes étapes de préparation.   Format du fichier : CSV ou XLS Lorsque vous préparez les données à importer (ou que vous récupérez le fichier d'un autre outil), assurez vous qu'il y ait qu'une donnée par colonne et une ligne par enregistrement. Par exemple, pour des contacts, le prénom et le nom doivent être séparé dans 2 colonnes distinctes. Et il ne doit y avoir qu'1 seule ligne par contact.  Les cellules fusionnées, au sein des données, ne sont pas possibles. Le système essai au mieux de détecter la forme de votre fichier, mais éviter autant que possible les lignes d'informations avant l'entête ou des colonnes à gauche. Seul le 1er onglet d'un fichier Excel est considéré pour l'importation. #### 1ère étape : upload du fichier Une fois la configuration d'importation créée, uploadez votre fichier. Le fichier sera analyser (cela peut prendre un peu de temps), pour :  détecter la position des données dans le fichier identifier les colonnes mapper automatiquement les colonnes (dans la mesure du possible) vérifier de façon globale les données par rapport au mapping   #### 2ème étape : assigner les colonnes Le système va, autant que possible, essayer d'identifier les colonnes pour vous. Contrôlez bien les colonnes déjà assignées automatiquement.Et assignez les autres colonnes en choisissant le champ dans le panel qui s'ouvre en cliquant sur le champ (ou sur "ignoré", lorsqu'il n'y a pas encore d'assignation). Assignez uniquement les colonnes que vous souhaitez effectivement importer. Les colonnes peuvent être ignorées selon votre choix. Dans l'assignation d'une colonne, vous pouvez filtrer via le champ de saisie en haut, avec quelques lettres, cela suffit.     #### 3ème étape : les valeurs par défaut (création uniquement) Les valeurs par défaut sont uniquement utilisée pour la création.La modification d'une fiche ne prend pas en compte ces valeurs. Quelques valeurs par défaut sont mises en avant, et d'autres sont disponible en cliquant pour voir les autres. Lorsque le champ d'une colonne asignée a une valeur par défaut possible, cette dernière sera placé à droite de la colonne. #### 4ème étape : choix des actions & options Dernière étape avant de lancer la phase des tests : définissez le "fonctionnement" souhaité pour cette importation. Différentes actions à réaliser ou options modifiant le traitement sont disponibles dans cette étape. Le premier, avec le libellé du type d'information à importer (contact, société, produit...), est très important : cela indique si vous souhaitez "tout traiter", "créer uniquement", "mettre à jour uniquement"... Par exemple "Créer uniquement" pour une importation de Contacts signifie que tout contact qui sera identifié (soit par un identifiant, soit par le système anti-doublons), sera ignoré.   #### Phase suivante : Tester le fichier (en détail !) Les importations sont n'étant pas réversibles, il faut faire très attention à ce qui est importé, surtout une fois que l'activité est en route avec DigiFactory. Le système effectue de nombreux tests pour vous indiquer : des erreurs de formats des données des incohérence entre différentes données fournies des problème liés aux données à mettre à jour et différentes alertes sur des anomalie qui pourraient être problématique. Lors de cette phase, vous êtes invités à corriger le fichier (ou bien des données déjà existantes posant problème). Une fois le fichier modifier, revenez à la phase 1 pour dé-uploadé votre fichier. L'ensemble du paramétrage est conservé (si vous conservez bien les mêmes colonnes dans le fichier). Vous pouvez également ignorer les lignes avec des soucis, et importer toutes les autres qui sont correcte. Vous pourrez ensuite récuéprer un fichier reprennant uniquement les lignes à soucis pour retraiter seulement cette partie.   #### Phase finale : importation & résultats Une fois le fichier correct, ou si vous avez choisi d'exclure les lignes ayant des soucis, vous lancez l'importation. A noter : Le traitement de l'importation peut être long. nb: n'essayez pas de lancer une autre importation ou de forcer celle-ci à nouveau. Une fois le traitement fini, vous voyez :  le nombre de fiche créées ou mises à jour le nombre d'erreurs non-anticipées (et leur liste) un bouton pour accéder à la liste des fiches importées.   ### Exportation Les exportations sont essentiellement fait avec le même système que les sélections : avec des critères et des colonnes choisies. Les configuration d'exportation servent notamment à conserver un paramétrage dédié à certaines exportations précises. Le reste du temps, les sélections sont suffisantes, avec l'export direct présent sur les listes (csv ou xls). #### Les autres exportations Au delà du système de sélections/exportation, présent pour la plupart des données dans DigiFactory, vous avez quelques exportations spéciales : Exportation comptable Une exportation spécialement formatée pour les logiciels comptable et facilité ainsi l'export mensuelle des lignes détaillée de comptabilité.   Exportation de Factures PDF Notamment pour l'archivage ou l'audit par votre cabinet comptable (ne pas l'utiliser pour saisir les factures, l'exportation comptable est là pour ça).   Exportation de Billets PDF (avec QR Codes) Pour les événements où vous accueuillez du public, cela permet d'exporter un ensemble de billet PDF, soit à imprimer d'une traite, soit en fichier séparés.   Impression de planches d'étiquettes de produits (QR Codes) Pour la gestion de stock et l'utilisation de l'application d'inventaire.   Export d'archive de la GED Depuis la GED, depuis un dossier, vous pouvez exporter une archive avec l'ensemble des fichiers de ce dossier.   Export de Feuilles de production (et autres documents "massif") Pour différents usages où vous souhaitez exporter (ou imprimer) un grand nombre de documents liés aux ventes ou à la production.   ### Agenda Visualisez tous vos rendez-vous, vos actions, appels à faire dans un agenda simple d'utilisation. #### Utilisation Le tout directement lié au contexte de ces événements : retrouvez l'information du contact, de l'opportunité, du projet ... auquel cet événement est relié.   Double-clickez sur un rendez-vous pour en voir le détail. Avec le click-droit, vous pouvez editer ou supprimer le rendez-vous. Et par simple drag & drop, changez l'horaire du rendez-vous.   Invitez d'autres collaborateurs à vos rendez-vous, ou assignez une action à un autre collaborateur. #### Synchronisation Synchronisation avec Google Agenda ou Outlook 365 (accessible dans vos préférences). ### Multi-planning Accès au Multi-planning Ce planning affiche en une seule vue de nombreux agenda de collaborateur ou des plannings de location des produits ou de lieux. Vous pouvez également ajouter un planning reprennant l'ensemble des opportunités ou bien des prestations. Lorsque beaucoup d'éléments sont superposé (car au même moment), vous avez un petit chiffre clickable pour accéder à chaque élément. Vous pouvez également double-cliquer sur le nom de l'agenda à gauche (utilisateur, lieu ou autre), cela change la présentation en augmentant autant que nécessaire pour séparer les éléments superposé sur plusieurs lignes. Pour les lieux, créez une réservation directement avec un click-long puis drag&drop. Cela défini la plage horaire souhaité, puis vous êtes invité à détailler la réservation ou fermeture. ### GED La GED (Gestion Electronique de Documents) est un espace dans DigiFactory pour stocker vos fichiers. Cela est notamment utile pour y placer des plaquettes ou autres documents fréquemment utilisé lors de l'envoi de devis.  La GED est automatiquement utilisée (de façon transparente) pour tout les documents que vous gérez dans DigiFactory :  documents publiés via le CMS (site web, extranet) documents collectés (sur les fiches contacts ou sociétés) pièces jointes envoyés (ajoutées lors de l'envoi de devis, par exemple) document attaché à une note fichiers stockés dans les projets fichiers déposés dans le chat interne ou externe ... Lors du dépôt du même fichier depuis plusieurs endroits, le système le détecte et les regroupes en 1 seul fichier pour éviter les duplications. Depuis la GED, vous pouvez voir où un fichier est utilisé. ## Extranet L'extranet est une extension standard de la plateforme, avec différents modules selon les besoins. Comme son nom l'indique, c'est à destination des personnes externes à la société : clients, staff externes, fournisseurs, co-workers dans le lieu. L'extranet est responsive afin de pouvoir exploiter toutes les fonctionnalitées offertes par les différents modules depuis une tablette ou un téléphone portable par exemple. La tarification est constituée d'un socle commun et de modules à activer au choix : ### Extranet Clients Accès aux devis envoyés par votre équipe commerciale Affichage des devis version plaquette Signature et acceptation des devis avec signature : Simple case à cocher Module de signature manuelle Signature électonique (DocuSign ou YouSign) Accès aux factures et avoirs Suivi des paiements Paiement en ligne Création & acception de mandat de prélévement ### Extranet Staff Visualiser les offres de missions Accepter / Refuser une offre Voir son planning Voir ses contrats Mettre à jour ses informations (formulaires configurables) : coordonnées compétences documents ### Extranet Chargé de production Planning des événements (listing et agenda) Informations sur le lieu de l'événement (photo, adresse, carte) Voir les livraisons à venir pour l'événement Réceptionner une livraison Voir le déroulé de l'événement Voir les staffs bookés par catégorie (informations de contacts, durée de travail, temps de pause) Emargement du staff Noter et commenter la prestation du staff Gérer le retour de consommables dans le stock Gérer la sortie et le retour du matériel ### Extranet Co-Worker Fiche co-worker administrable par le Back-office ou via l'extranet Photo de profil Centres d'intérêt Fiche de la société Nom Secteur d'activité Site Web Bannière Logo Trombinoscope des co-workers Accès aux fiches des différentes sociétés et leurs équipes Publier du contenu sur le fil d'actualités (texte et galerie photos) Créer et s'inscrire à un événement (via le fil d'actualités) Créer et répondre à un sondage (via le fil d'actualités) ### Extranet Fournisseur liste des commandes upload de factures ### Extranet Projets Partage de projets avec vos clients Suivi de l'avancement Historique des temps (facturables) Chat avec le client Equipe du client (& droits par projet ou tâches) Accès aux ressources (fichiers) du projet Processus de validation (recettage) d'un projet : Etat de chaque tâche Check-listes (retours du client & points à traiter) Validation par le client de chaque tâche   ## Apps ### App Event L'application mobile Event App est la solution rapide pour offrir une expérience digitale aux participants de votre événement. #### Personnalisation de l'App Nous personnalisons l'application en activant les modules souhaités et en l'adaptant visuellement aux couleurs de l'événement. Les contenus sont administrables avec le CMS de la  plateforme DigiFactory (cela peut donc être des mêmes contenus que sur votre site web de l'événement). #### iOS, Androïd et Webapp Event App est compatible Android & iOS, couvrant ainsi la très large majorité de vos invités. Les autres non-compatible ou ne voulant pas installer l'app peuvent toujours utiliser une version Web App (installée sur demande). Certaines parties comme les conférences, les informations et les rendez-vous business, peut être également acessible sur le site web de l'événement, qui est responsive. #### Tarification La tarification est constituée d'un socle commun obligatoire (Event App Core - 500€) et de modules à activer au choix :  Push (100 €) Networking (200 €) Rendez-vous Business (200€ + nécessite "Networking") Interactivité (500 €) Liste d'exposants (100 €) L'option "Marque blanche" (1000€) vous permet d'avoir une App sans aucun logo Digifactory dans l’application mobile, elle est donc totalement brandée à votre nom et selon la charte graphique de l'événement. Ce forfait inclu la personnalisation de l'App (couleurs, logo, splash screen, et l'activation/désactivation des fonctionnalités). La personnalisation avancée se fait vis notre système habituel de Prestation Continues (selon le temps effectivement passé à réaliser le travail). #### Liste d'exposants Liste des exposants Recherche d'exposants Fiche de l'exposant (logo, lien, description, points clés, coordonnées, numéro stand) Éventuel contact de l'exposant, activable ou non #### Interactivité Questions les participants posent des questions au conférencier via l'App, via un email ou Twitter un régisseur modère les questions affichage des questions à l'écran nuage de mots (déterminé selon les questions posées) Sondages – Vote – Quizz le régisseur saisit une question à choix multiples pour les participants les participants y répondent sur DigiEvent le résultat est ensuite validé par le régisseur et s'affiche à l'écran de la conférence Compte-rendu de la conférence & documents à télécharger #### Push Définition de push automatique avant l'événement Lancement de push au fil de l'eau Ciblage du push selon différents critères du profil du participant (catégorie, participation à telle conférence, et quelques autres) Affichage du push sur le téléphone Le push est composé soit d'un petit texte, optionnellement avec une image "légère" La notification du push contient uniquement le texte. Le clic sur la notification affiche l'image #### Networking Liste de participants Recherche de participants selon 1 à 3 critères de recherche Éventuelle "fiche du participant" Chat privé avec un autre participant #### Rendez-vous Business Nécessite obligatoirement le module : Networking   Définition de plages horaires dédiées aux rendez-vous Business, et de la durée des rendez-vous (par exemple un rdv toutes les 20 minutes) Recherche d'un participant (peut être configuré pour mettre en relation des groupes de participants distincts ou mixtes) Visualisation des disponibilités communes, choix d'un créneau horaire Choix d'un "lieu" (table xx, salle yy, bar, stand, ... ) et message d'invitation / objet du rendez-vous Acceptation ou refus par l'invité Possibilité d'annuler un rendez-vous Liste de mes rendez-vous #### Plan Préparez un plan de votre événement, et incluez le dans l'App Event.Vos participants peuvent zoomer et se déplacer sur le plan. Pour des événements sur un domaine ou un campus, nous avons déjà mis en place un système avec l'utilisation du GPS, et indication de la position sur le plan (ce développement et configuration sont à réaliser en Prestations Continues). ### App Hôtesse Pour l'émargement sur vos événements, à la fois des participants et de leurs accompagnants. Scannez le QR Code ou rechercher le participant. Créez un nouveau participant. Vérifiez le bon règlement et ses accès. Faîtes signer sur tablette, voire prenez une photo pour compléter le trombinoscope ou imprimer un badge personnalisé. Gérez les sorties (pour les lieux restreint, comme une péniche) Suivez les statistiques en temps réel L'App Hotesse est gratuite, et est disponible sur iOS et Androïd.   ### App Digi *** En cours de développement. Elle incluera à terme :  Base client Agenda Stock : inventaire, réception livraison & mouvements Préparation de colis & retours (post-événements) Projets & tâches Chat Catalogue produit (faite pour une présentation aux clients) Création de devis (simples) & envoi  Production & traçabilité Gestion d'intervention terrain Gestion de route de livraison ## API DigiFactory a des APIs pour une grande partie des fonctionnalités, notamment celles dont l'accès par l'extérieur est intéressant pour nombre de nos clients. ### Qu'est ce qu'une API ? Une API (Application Programming Interface) est un systèmetechnique qui permet de lire, créer, modifier ou supprimer des données, voire exécuter des processus métiers complexes, sans connaître le fonctionnement interne de la plateforme. À quoi cela sert ? En offrant des accès standardisés et stables aux informations, les APIs proposées par une plateforme simplifie l’intégration, notamment pour automatiser des tâches, synchroniser des données, ou étendre les fonctionnalités. Qui les utilise ? Avec les API, seuls les développeurs du client (ou son prestataire) interviennent. Ces derniers ont accès à une liste détaillée des "routes" de l'API, qui sont correctement documentées, et son ainsi autonomes dans leur interfaçage (dans la limite des API standard proposées).   Pour comparaison, dans un processus d'intégration classique, les développeurs des 2 logiciels à interfacer, voire les décideurs du client commun, travaillent ensemble, établissent un CDC, se réunissent plusieurs fois, discutent longuement pour concevoir l'interfaçage et s'assurer que cela soit stable... Le tout prennait beaucoup de temps et de ressources.   ### API de DigiFactory Comment démarrer l'utilisation des APIs ? Vous avez tout d'abord un Swagger, c'est un outil qui pour les développeurs, leur permettant de consulter la documentation (routes & paramètres) et également de réaliser des requêtes à l'API. Accéder au Swagger Droits d'accès aux APIs Les APIs étant souvent utilisées par des prestataires externes à votre société, l'accès aux APIs (et donc à vos données) est contrôlé par le même système de droits que pour vos utilisateurs de DigiFactory. La connexion à l'API est faite avec un Token. Et ce Token inclus droits d'un utilisateur désigné. Ce Token peut être soit être créé par un utilisateur actif, qui les droits souhaités, soit par un utilisateur sans droits, dépendant des droits d'un utilisateur actif avec les bons droits. Cette nuance est notamment là pour savoir "qui" a réaliser telle ou telle modification. C'est l'utilisateur qui a créé le Token qui est enregistré pour l'historique de modifications. ### Quel est le coût ? Du fait de la nature des APIs, ces dernières peuvent généré des surcharges non-prévue du fait de l'utilisation externe que nous ne contrôllons pas. Afin d'assurer un service de qualité pour tous nos clients, est gratuite jusqu'à 100 requêtes par heure. Au delà de cet usage, veuillez contacter votre chef de projet pour évaluer les besoins.   ## Configuration La configuration est réservée aux Administrateurs et aux collaborateurs auxquels l'administrateur a assigné les droits nécessaires. De nombreux écrans de configuration sont principalement des options à choisir et des listes de valeurs à configurer. Et les options ont pour beaucoup une petite explication dédiée. Cette section du Help Center se focalise sur les parties nécessitant un peu d'explications. ### Organisation #### Entités Les entités juridiques servent à stocker l'information à propos de votre société, voire de vos différentes sociétés. ##### Gestion des entités Ces informations sont utilisées sur les différents documents. Complétez les informations de votre entreprise : Configuration > Notre organisation > Entité > Mon entreprise Ces informations peuvent être également réutilisées dans vos emails automatiques, emailings, signatures, voire sur votre site web (réalisé avec le CMS de DigiFactory).     En savoir + sur les entités ##### Suffix pour les références Dans le cas où vous avez plusieurs entités juridiques, il est important de définir le "suffixe" (ou plutôt un infixe), et de formater vos références de facture et d'avoir avec les codes #E et #EC{4}Par exemple, cela donnerait FA#E-#EC{4}, ce qui, pour un suffixe "B", résulterai en FAB-0123. ##### Charte graphique Les chartes graphiques sont un ensemble de couleur, image (logo), voire police de caractères à utiliser. Depuis les entités, vous pouvez définir la charte graphique principale à utiliser. Configuration > Notre Organisation > Liste de vos Entités Juridiques   Définissez vos autres chartes graphiques depuis le menu ad'hoc, par exemple lorsque vous avez 1 entité, mais 3 marques, chacune avec son identité visuelle. Configuration > Notre Organisation > Sets de styles Une entité juridique peut avoir 1 ou plusieurs chartes graphiques. Si vous avez plusieurs marques, mais une seule entité, il s'agit principalement de Charte Graphique différentes. #### Charte graphique Les chartes graphiques sont un ensemble de couleur, image (logo), voire police de caractères à utiliser. Depuis les entités, vous pouvez définir la charte graphique principale à utiliser. Configuration > Notre Organisation > Liste de vos Entités Juridiques   Définissez vos autres chartes graphiques depuis le menu ad'hoc, par exemple lorsque vous avez 1 entité, mais 3 marques, chacune avec son identité visuelle. Configuration > Notre Organisation > Sets de styles #### Format Références Définissez le format de vos références (facture, devis, produit....) pour leur génération automatique :  Configuration > Notre Organisation > Configuration > Format des références   #### Commissions DigiFactory inclus un système configurable pour calculer les commissions des commerciaux.Définissez les sets de configuration, et paramétrer vos règles (répartition, calcul, règles de règlement des commissions). Et gérez quand les commissions ont été effectivement payé aux commerciaux. #### Documents Composez vos modèles de documents, par simple drag & drop, et prévisualisez en direct les modifications. Vous êtes ainsi libre de préparer vos modèles et de les personnaliser, en les adaptant à votre charte graphique et à vos besoins. Réduisez le nombre de modèles pour automatiser le bon choix et le bon affichage avec une charte graphique par entité, et avec les versions pour des modèles similaires. ##### Utilisations des modèles de documents Les modèles de documents sont utilisés pour créer vos différents documents : Devis simple Bon de commande client Facture Avoir Bon de livraison Feuille de production Liste de courses [...] Bon de commande fournisseur Contrat de travail Lettre de relance AR et autre document comme des convocation, certificats, fiches de missions etc... Les document "multi-affaires" sont également composables avec cet outil.   ##### Créer un modèle Les modèles de document se trouvent dans la configuration : Configuration > Notre organisation > Documents > Modèles de documents Vous y trouvez la liste des modèles actifs, ainsi que les anciens désactivés (filtre actif à "non" pour les voir). Si des modèles sont en cours d'édition, et n'ont pas été validés, une icone s'affiche pour les distinguer. Ces modèles sont utilisables par la génération de document, et les utilisateurs sont informés de leur état spécial. En effet un modèle en cours de modification peut ne pas être correct pour un envoi au client, donc ils doivent faire attention. Lors de la création, choisissez un modèle à copier, notamment parmi les modèles prédéfini (fourni avec la plateforme).Si vous avez plusieurs entités juridiques, vous pouvez choisir l'entité correspondante pour le modèle. Afin de limiter le nombre de modèle et réutiliser un seul modèle, rendez-vous plus bas dans les sections à propos des charte graphiques et Versions. ##### Le composeur L'outil a 4 colonnes, chacune rétractable pour mieux voir celles qui vous intéresse, selon la taille de votre écran. A gauche, les Blocs disponible pour l'ajout au modèle. Au centre, l'organisation des blocs Au centre droit, la prévisualisation  A droite, le détail d'un bloc, avec la Configuration et le Style Les blocs Ce sont pour certains des blocs structurels (haut de page, disposition des blocs (en rangée ou colonne)...), quelques blocs "générique" (texte, image...), et des blocs dédiés au type de document en cours (par exemple la "liste des paiements de la facture", qui est un bloc dédié aux modèles de factures). L'organisation des blocsVous déplacer (drag & drop) depuis la colonne de gauche le bloc à ajouter. Déplacer les blocs au sein du modèle pour organiser la présentation. Le retrait d'un bloc se fait en déplaçant le bloc à l'extérieur. PrévisualisationPour les petits écrans, cliquez sur le bouton "Prévisualisation" en haut à droite.Cette prévisualisation est en direct, chaque modification est tout de suite visible. Configuration & StyleEn cliquant sur un bloc, que cela soit dans l'organisation ou la prévisualisation, vous accédez aux caractéristiques et à la personnalisation graphique. Autres fonctionnalités avancéesEn haut de la colonne d'organisation, accédez aux paramètres du modèle. Cet écran est pour un usage avancé. ##### Ajoutez un bloc Depuis la bibliothèque à gauche, choisissez le bloc à ajouter, et puis par simple drag & drop, déposez le bloc à l'emplacement souhaité sur le document. Pour structurer votre modèle, utilisez le bloc "ligne" pour ajouter une zone où les blocs seront agencés sur la même ligne.De même, utilisez le bloc "colonne" pour placer des blocs les uns au dessous des autres. En haut de la bibliothèque, un petit champ permet de rechercher un bloc (quelques lettres suffisent).  Les blocs personnalisés (2ème onglet de la bibliothèque) sont en général des blocs spécifiques développés par les équipes de DigiFactory pour les besoins de votre entreprise. ##### Organisez les blocs Dans la partie centrale, la structure du document est présentée avec les blocs. Cela vous permet d'organiser à votre guise les sections de votre document : en les déplaçant, en ajoutant des blocs, ou d'en retirer (attention, le retrait est définitif, pas d'annulation possible). Les lignes de blocs, ou colonne de blocs, vous offre de nombreuses possibilités de présentation. Ces lignes et colonnes se paramètrent pour choisir la répartition (par exemple 2 colonnes en 60% et 40% de largeur). Les blocs génériques, textes ou images, sont directement éditables ici.   Le bloc Document PDF est spécial :  Vous pouvez insérer un PDF (une page ou bien plusieurs pages d'un coup), au sein de votre modèle de document. Ce peut être quelques pages de présentation de votre société (plaquette) pour un devis, ou les CGV bien condensées sur 1 seule page designée, ou pour tout autre usage. Un PDF inséré a donc obligatoirement un saut de page avant et après (un PDF ne peut jamais être un "morceau" d'une page). nb: Attention toutefois à ne pas insérer des PDF trop lourd (ou avec beaucoup d'images). Essayez de conserver un document léger et facilitez ainsi la réception par votre destinataire. ##### Prévisualisez Toutes les modifications que vous faites sont visibles en direct dans la prévisualisation. En haut de cette partie, cela vous indique quel exemple est en cours d'affichage (référence de facture, nom du contact, etc. selon le type de document).Recherchez un autre exemple par ce champ de recherche.Affichez un autre exemple aléatoirement parmi vos données (pour un document de facture, ce sera une autre facture au hasard).  Comme la prévisualisation est une version web du document, il faut de temps en temps vérifier ce que cela donne sur un vrai PDF, notamment pour les sauts de page des blocs qui couvriraient plusieurs pages : cliquez sur Télécharger le PDF ##### Ajustez en direct Le panneau de droite s'ouvre en cliquant sur un bloc. Cela fonctionne aussi directement depuis la prévisualisation. Personnalisez ici les caractéristiques et les styles de ce bloc. Chaque type de bloc a ses paramètres dédiés. Modifiez ainsi des labels, des options du fonctionnement du bloc, les colonnes du panier ou ses lignes de récapitulatif. Et pour le style, choisissez les couleurs, taille, marge, alignement, ainsi que d'autres possibilités proposées par le bloc en cours d'édition. Les 2 onglets "Configuration" et "Style", en haut du panneau, vous laisse accéder à l'un ou l'autre d'un click. ##### Chartes graphiques Les chartes graphiques sont un ensemble de couleur, image (logo), voire police de caractères à utiliser. Depuis les entités, vous pouvez définir la charte graphique principale à utiliser. Configuration > Notre Organisation > Liste de vos Entités Juridiques   Définissez vos autres chartes graphiques depuis le menu ad'hoc, par exemple lorsque vous avez 1 entité, mais 3 marques, chacune avec son identité visuelle. Configuration > Notre Organisation > Sets de styles   Pour réutiliser un même modèle avec plusieurs charte graphique, veillez à bien avoir le mêmes codes identifiants chaque couleur & co.Par exemple "color1" pour la couleur principale, "color2" pour la couleur complémentaire... et avoir cela ainsi sur chacune des chartes.   Dans le composeur de document, dans la personnalisation du style d'un bloc, cliquez sur Choisissez un style pré-défini pour lier une couleur de vos chartes. Cela adaptera automatiquement les couleurs & logo en fonction de l'entité ou de la charte choisie (marque). ##### Versions de modèle Lorsque votre modèle de document est adapté pour votre utilisation normale, mais que, dans certains cas, il vous faudrait le même modèle, avec quelques changements : les versions sont là pour ça. Une version peut être dédiée à une entité, et peut être liée à une charte graphique précise. Dans une version, vous pouvez ajuster la configuration, les styles et le contenu. Cela indépendamment des autres versions du même modèle de document. Attention : l'ajout ou le retrait de bloc est global à toutes les versions de votre modèle. ##### Fusion d'information Les champs de fusion utilisés notamment dans les clipping, les emails automatique, les emailing ou encore les SMS... sont également présents pour les modèles de document. Grâce aux champs de fusion, personnalisez automatiquement les contenus de vos documents, par exemple les conditions de règlements d'une facture, ou des informations à propos de la prestation. La fusion s'opère sur tous les textes présents, donc notamment le bloc de texte, ou le bloc "information légales" (qui est déjà pré-configuré avec des champs de fusion de l'entité). ##### Blocs spécifiques La composition avec les blocs offre une facilité : l'utilisation du standard pour l'essentiel, et l'ajout ponctuel de bloc spécifique lorsque cela est vraiment nécessaire. Les blocs spécifiques nécessitent l'intervention d'un développeur de Digifactory, et le coût dépend de la complexité du bloc à développer. Une fois le bloc spécifique réalisé, vous l'ajoutez aux différents documents qui en ont besoin. Un bloc spécifique peut également avoir des paramètres et styles, pour réutiliser le même bloc adapté à différentes situations. ##### Exposition de paramètres Une petite fonctionnalité pratique : le petit oeil à côté des paramètres et styles, gris par défaut, une fois coché (vert) affiche ce paramètre directement sur la fenêtre de génération de document. Ainsi, vous permettez à vos collaborateurs (commerciaux, comptable...) d'ajuster certains paramètres à la création de leurs documents. #### Emails automatiques Dans la gestion des Emails de la configuration sont catégorisés les emails de changement d'état standard, et les autres emails automatiques. Les emails de changement d'état sont ceux s'envoyant automatiquement au changement d'état, par exemple un email automatique au client quand la vente passe à "envoyée" pour l'informée du numéro de tracking de son colis. Les autres emails inclus certains "classique" utilisés par des modules de la plateforme, par exemple les emails de relance de paiement, les emails d'enquêtes, ou des ceux de modules événementiels (rendez-vous business, partage de chambre, co-voiturage).  Vos emails automatiques spécifiques sont également catégorisés ici (email du site, relance de panier, autres processus spécifiques). ### CRM #### Catégories Pour segmenter votre base de contacts, les " Catégories de contact" sont faites pour cela. Cette information est utilisée dans différents systèmes standards de la plateforme. La base de contacts centralise l'ensemble de vos contacts, qu'ils soient clients, comptables ou autres chez le client, prestataires du client, simples leads, prospects, prestataires, staffs externes, contacts chez des fournisseurs ou partenaires. Définissez les catégories de contacts qui vous seront utiles régulièrement : Configuration > CRM > Catégories de contact Remarque : Ces catégories sont aussi utilisées pour les sociétés. Certaines catégories peuvent être " protégées". Cela interdit la suppression des contacts & sociétés ayant cette catégorie. Pour faciliter l'utilisation par vos collaborateurs, le nombre de catégories devrait ne pas dépasser une vingtaine. Au delà, il y a probablement une autre caractéristique mélangée. To do : Données complémentaires Vous pourrez configurer d'autres données complémentaires pour caractériser vos contacts & sociétés (intérêts, compétences, secteur d'activité, CA...).   #### Contrôle de données Au cours du processus de vente et de facturation, afin de s'assurer que certaines données sont bien saisies par les commerciaux, vous pouvez définir des contrôles de données. Cela pour rendre obligatoire la saisie de données (SIRET, adresse, ...) à certaines étapes clés du processus. Ce peut également être "suggéré" (donc demandé si manquante, mais non bloquante). Car il peut arriver que certaines informations soient difficile à obtenir, mais il ne faut pas bloquer les ventes. #### Leads Les processus appliqués à la gestion des leads entrants sont des configurations avancées permettant de définir les champs à compléter, les données à transférer et différents autres actions à réaliser lors du contrôle des leads entrant. Cet écran sera simplifié dans de futures évolutions de la plateforme, en attendant, cela est réservé à des utilisateurs avertis ou des développeurs. #### Enquêtes Afin d'améliorer vos services, vous pouvez mettre en place une enquête après la fin de la prestation. Le paramétrge est en 4 parties : le formulaire (section "formulaire" du menu principal) de type evaluation/enquête une page du mini-site (où placer le formulaire) l'email a envoyer (dans Configuration: Autre email) Et la configuration de l'envoi automatique d'enquête (rechercher "Enquête" dans la configuration) qui permet de configurer les règles d'envoi (et choisir l'email auto à envoyer). ### Commerce #### Catégorie de vente & production A la différence de l'arborescence du catalogue produit, qui peut être très fine et complexe, les Catégories élémentaires sont là pour structurer et simplifier la vision des produits. Les produits ont 1 catégorie de vente et 1 catégorie de production. Les catégories de ventes sont notamment utilisées pour : les devis plaquettes : pour isoler certains grand groupe de produits selon la page, par exemple les statistiques : de vente & d'achat Les catégories de production sont quant à elles utilisées : la production : quel labo ou atelier fabrique le produit, ou quel espace de stockage correspond à ce type de produit potentiellement la logistique. A noter que vous pouvez agrémenter vos catégories de pictos (petite image simple ou icone) représentant la catégorie. Elle pourra être reprise dans le module Production, mais également dans des générations de documents (généralement documents internes). Nous préconisons : 5 à 20 catégories élémentaires Exemples pour un Traiteur : Pièces froides, Pièces chaudes, Pièce sucrée, Animations, Economat, Softs, Cave, Matériel, Art de la table, Staff Exemples pour un Lieu : Traiteur, Animations Event, Economat, Softs, Cave, Mobilier, Matériel Technique, Décoration, Staff #### Grilles de coefficients Afin de faciliter la gestion de coefficients multiplicateurs, vous définissez ici des grilles de coefficients à utiliser pour des produits avec des tarifications de location similaires. Une fois définie, choisissez la grille adaptée dans l'onglet "Tarif" du produit en location. #### Méthodes de livraison Définssez ici les différentes méthodes de livraisons, qu'elles soient utilisées pour les ventes en backoffice, et via le site web (frontoffice). Les méthodes de livraison propose des calculs standard liés notamment au poids total et la zone géographique de livraison. Des développements spécifques peuvent être réalisés pour tel ou tel méthode, afin d'adapter le calcul à vos règles (kilométrique, vol d'oiseau, prix variable selon conditions, etc.). Contactez votre chef de projet pour mettre cela en place. #### Modes de paiement Définissez les différents modes de paiement que vous utilisez : pour les ventes en backoffice, pour les ventes du site, et aussi pour les achats (pour enregistrer les paiements des factures d'achat). Les modes de paiement peuvent être filtré pour limiter l'usage à certaines catégories de client ou entité de facturation.  DigiFactory inclus les modules de paiement par CB des banques françaises ainsi que quelques autres fréquemment utilisés.  ##### Module de paiement CB & co Voici les modules présents dans DigiFactory. Cybermutaussi connu sous le nom Monetico ou CM-CIC, est la technologie de paiement partagée entre Crédit Mutuel et la CIC.  Ogone / IngenicoModule maintenant repris par Ingenico. Inclus une grande variété de système paiements, dont des moyens comme ApplePay. PayBoxSystème de paiement souvent indépendant, utilisé par certaines caisses régionnales du Crédit Agricole. PayLine - MonextSystème indépendant de paiement. SIPSTechnologie d'Atos, largement utilisée par de nombreuses banques. SystemPaySystème de plus en plus répendu dans les banques, sous différents noms commerciaux (Zenpay, ...) StripeIndépendant des banques, sans abonnement, mais avec un commission plus élevée (autour de 1.1 ~ 1.8%). Inclus différents moyens de paiement comme ApplePay Paypal (à mettre à jour)Concurrent de Stripe et avec des commission élevée (3%). Ce système n'a pas été demandé depuis longtemps, le module existe (et fonctionne) mais n'a pas été mis à jour avec la dernière mouture de leurs API.  LyfPaySystème de paiement récent, incluant notamment des moyen de règlement intéressant pour les restaurant et traiteur (chèques restaurant de différentes sources). LunuUn intrus dans la liste, Lunu est une technologie de paiement Block-chain, et inclus une grande variété de block chain.    #### Canaux de vente Cela permet de facilement distinguer des ventes selon le canal par lequel elle a été réalisée. Les canaux classiques : site web, téléphone, email, boutique. #### Comptabilité Avec DigiFactory, vous séparez clairemnt les aspects comptables de la gestion de l'activité. La comptabilité est reste l'aspect légal et obligatoire de l'activité, mais dans les faits, que pour ces parties là. Entre autres : les déclarations TVA, paie, et le Bilan. Le reste de la gestion quotidienne (facturation clients, saisie des paiements, factures d'achats...) se fait dans DigiFactory. Les différentes sources d'informations nécessaires pour la comptabilité peuvent être configurées dans DigiFactory, pour permettre une exportation propre, directement en lignes d'écritures comptable. ### Gestion de projets Modes de facturation Permet de distinguer comment vous et vos collègues considèrent le traitement de la facturation des tâches ou projets.Certaines peuvent être avec l'option "facturable". Les tâches avec ces modes seront inclus dans le calcul des temps à facturer. Profils de facturation C'est une liste de profils de collaborateurs, pour distinguer le type d'intervenant, et le prix de l'intervenant. Types de tâche et de projet pour catégoriser ces dernières. ### Modules #### SMS DigiFactory inclus l'interfaçage avec 2 fournisseurs de SMS :  OVH Smsenvoi.com Pour utiliser l'envoi de SMS, un contrat est à prendre en direct avec l'un de ces fournisseur. Puis renseignez les clés nécessaires. #### DPAE - URSSAF Pour les fonctionnalités de Staffing, DigiFactory inclus la déclaration direct aupèrs de l'URSSAF (DPAE).  La configuration nécessite les accès au compte URSSAF. Et l'utilisation se fait directement par la liste des missions. #### DocuSign Pour la signature électronique, notamment des Devis, DigiFactory inclus l'interfaçage avec DocuSign.  Les "dossiers" de DocuSign sont générés au moment où le client demande à signer le devis. Il n'est donc pas nécessaire sur-évaluer le nombre de dossiers dans votre contrat avec DocuSign. Evaluer uniquement le nombre de devis effectivement signé électroniquement par ce canal. La signature électronique nécessite notre module "Extranet Client". #### YouSign Pour la signature électronique, notamment des Devis, DigiFactory inclus l'interfaçage avec YouSign.  YouSign est un éditeur Français, qui a des tarifs intéressants. Les "dossiers" de YouSign sont générés au moment où le client demande à signer le devis. Il n'est donc pas nécessaire sur-évaluer le nombre de dossiers dans votre contrat avec YouSign. Evaluez uniquement le nombre de devis effectivement signés électroniquement par ce canal. La signature électronique nécessite notre module "Extranet Client". #### Chorus Chorus PRO est la plateforme d'engregistrement des factures des fournisseurs de l'état et organismes publics. La configuration est décrite dans ce document.   Une fois en place, vous pourrez envoyer vos factures d'un clic (comme pour l'envoi par email à vos clients traditionnels). #### GoCardLess - Mandats GoCardLess est une solution de gestion des prélèvements online. DigiFactory est interfacé avec GoCardLess pour vous permettre de gérer vos mandats de prélèvements et d'effectuer les prélèvements facilement (que cela soit des factures d'abonnement ou des prestations). ## Mise en route ! ### Démarrage Rapide ! Avec quelques rapides paramétrages, vous serez en mesure de faire vos premiers devis et factures. La plateforme DigiFactory a déjà un paramétrage général correspondant aux activités événementielles, et est quasi prête à l'emploi. Avec les quelques informations à personnaliser, vos couleurs et votre logo, le paramétrage sera suffisant pour démarrer. #### 0. Vos Utilisateurs : gérez vos droits & votre équipe Votre compte utilisateur Avant toute chose, complétez les informations de votre compte utilisateur. Nous l'avons créé pour vous envoyer vos codes d'accès, avec les informations que nous avions. Utilisateurs Dans votre fiche utilisateur, dans l'onglet Droits généraux, vous avez toute une liste de droits très détaillée. C'est à partir de là (ou des Profils lorsque votre équipe est au-delà de quelques personnes) que vous allez gérer les droits, et donc les modules actifs de chaque utilisateur.   To do : membres de votre équipe Une fois que vous aurez configuré l'essentiel, vous pourrez ajouter les autres membres de votre équipe dans les utilisateurs et leur envoyer leurs codes d'accès (bouton en haut à droite de la fiche de l'utilisateur).   Suivi de votre abonnement Afin de suivre les modules actifs de votre abonnement, rendez-vous dans la page ad'hoc pour visualiser les différents modules qui sont facturés mensuellement : Utilisateurs > Suivi des modules actifs Au survol d'un module actif d'un utilisateur, vous voyez les droits qui activent ce module.     En savoir + sur la gestion des utilisateurs #### 1. Entité : Complétez les informations de votre société Ces informations sont utilisées sur les différents documents. Complétez les informations de votre entreprise : Configuration > Notre organisation > Entité > Mon entreprise Ces informations peuvent être également réutilisées dans vos emails automatiques, emailings, signatures, voire sur votre site web (réalisé avec le CMS de DigiFactory).     En savoir + sur les entités #### 2. Charte Graphique : logo et couleurs Toujours sur la fiche de votre entreprise (voir ci-dessus), renseignez votre charte graphique. Cela se trouve en bas de la fiche. Logo : le logo de votre société. Préférez le format PNG (extension .png) car ce type d'image est de meilleure qualité. Un logo en JPEG (extension .jpg) fonctionne aussi. Veuillez toutefois ne pas mettre une image trop lourde : 1000 pixels de large est amplement suffisant.  Color 1 : La couleur principale de votre charte graphique.  Color 2 : La couleur secondaire de votre charte graphique. Si vous n'en n'avez pas, soit vous choisissez une variante de la couleur principale, soit vous mettez votre couleur principale ici aussi. Si vous avez d'autres couleurs régulièrement utilisées, vous pouvez ajouter des lignes dédiées à votre charte graphique. Plusieurs marques Si vous avez plusieurs marques, ajoutez les différentes chartes graphiques liées à votre société. Plusieurs sociétés (entités juridiques) Si vous avez plusieurs sociétés, créez d'autres entités. Chacune peut avoir sa charte graphique ou reprendre votre charte principale. #### 3. Compte bancaire : informations pour l'affichage dans vos documents Renseignez les informations de votre compte bancaire (ou de vos comptes) dans cette section de la configuration :  Configuration > Notre organisation > Compte bancaire Les informations du compte bancaire pourront être reprises dans les documents. Par exemple pour afficher les informations de règlement sur les factures. Les comptes bancaires sont aussi utilisés lors de la saisie des paiements (des clients ou aux fournisseurs). Cela est ensuite repris dans l'exportation comptable. Centralisez la saisie des paiements dans DigiFactory Vous avez ainsi un suivi efficace des règlements des clients, ainsi que les règlements des fournisseurs. Le tout est ensuite exportable vers votre logiciel comptable, une fois par mois, pour déclarer la TVA, notamment.     #### 4. Catégories de contacts : segmentez votre base (prospects, clients, staffs, fournisseurs...) Pour segmenter votre base de contacts, les " Catégories de contact" sont faites pour cela. Cette information est utilisée dans différents systèmes standards de la plateforme. La base de contacts centralise l'ensemble de vos contacts, qu'ils soient clients, comptables ou autres chez le client, prestataires du client, simples leads, prospects, prestataires, staffs externes, contacts chez des fournisseurs ou partenaires. Définissez les catégories de contacts qui vous seront utiles régulièrement : Configuration > CRM > Catégories de contact Remarque : Ces catégories sont aussi utilisées pour les sociétés. Certaines catégories peuvent être " protégées". Cela interdit la suppression des contacts & sociétés ayant cette catégorie. Pour faciliter l'utilisation par vos collaborateurs, le nombre de catégories devrait ne pas dépasser une vingtaine. Au delà, il y a probablement une autre caractéristique mélangée. To do : Données complémentaires Vous pourrez configurer d'autres données complémentaires pour caractériser vos contacts & sociétés (intérêts, compétences, secteur d'activité, CA...).   #### 5. Sources des contacts et ventes, & autres listes Les sources sont une autre caractéristique intéressante à personnaliser. Les sources sont utilisées à la fois sur les contacts, sociétés et aussi sur les opportunités et ventes. Définissez les sources, tout en limitant le nombre pour que cela soit utilisable par vos collaborateurs : Configuration > Structure et listes > Listes > Sources des contacts La source d'une opportunité est automatiquement reprise à la transformation du devis en vente. D'autres listes de valeurs standards sont configurables dans cette partie de la configuration.   #### 6. Etapes du Processus commercial Dans DigiFactory, nous différencions le processus commercial du process général de vente. Explication : le process général de vente est structuré de la façon suivante : Opportunité d'affaireC'est par exemple la demande entrante, l'appel d'offre, projet potentiel, ou toute autre opportunité de business.C'est un dossier (conteneur) pour la suite du processus commercial. Cette opportunité contient à la fois les contacts chez le client, les informations du dossier, des prise de notes, des rendez-vous, des documents... et surtout, les devis. Et un processus commercial avec des étapes (pipe). DevisUne opportunité peut contenir plusieurs devis : qu'il s'agisse des différentes versions d'offres commerciales envoyées au prospect, ou une offre commerciale décomposée en plusieurs lots, qui seront signés indépendamment au cours de l'affaire. VentesUne fois le devis signé, vous le "transformez" en vente. Le devis est ainsi figé dans le temps, pour historique. La gestion se fait ensuite sur la vente, qui prend le relais et est modifiable au besoin. La vente contient les factures, règlements, lien au projet, la production. AffaireIl s'agit uniquement d'un conteneur, pour regrouper plusieurs ventes, par exemple les différents lots d'une même affaire. Elle est nécessaire pour gérer la production. Ventes directes : pour les clients qui passent commande directement, sans devis (clients récurrents, site ecommerce...), la vente est créée directement, sans les étapes préalable d'un processus commercial.   Après cet intermède d'explications, vous pouvez donc configurer les étapes commerciales, liées à l'opportunité, jusqu'à la signature. Par défaut la plateforme a déjà un processus type configuré, qui permet la gestion des opportunités dans un kanban (pipe). Personnalisez les étapes commerciales sur l'écran suivant : Configuration > CRM > Etats pipe (stateflow) Ce système d'étapes est paramétrable pour différentes parties de la plateforme. Ici, ce sont les opportunités qui nous intéressent. Cliquez sur la loupe. Une fois l'édition ouverte, vous ajoutez, modifiez, trier vos étapes. Les opportunités ont un état de vente standard : vous pouvez lier un état de l'opportunité (Etat à lier) à votre étape commerciale.   Il n'y a pas besoin d'ajouter une étape "perdue" à votre processus, les opportunités marquées comme telle s'affichent en bas du kanban de suivi des opportunités (pipe), dans une section en fond rouge. Comme cela est fait pour un affichage en kanban, limitez vos étapes commerciales entre 4 et 9 étapes. Sinon, cela ne rentrera pas en largeur (ou ne sera plus lisible). Dans la même optique, préférez des libellés courts, pour faciliter la lisibilité.     En savoir + sur les opportunités #### 7. Données complémentaires des opportunités d'affaires A quoi cela sert ? Lors de la création d'une opportunité, que cela soit manuellement, ou automatiquement via un formulaire DigiFactory sur votre site, vous pouvez caractériser la demande du client. Ces caractéristiques aident à rapidement comprendre le périmètre de l'affaire, à définir des sélections selon ces caractéristiques ou encore à visualiser des statistiques de l'activité commerciale groupées par ces données complémentaires.   Comment les configurer Le paramétrage se fait via les 2 écrans de configuration suivant : Configuration > Structure & listes > Données & sections > Opportunités > Sections Configuration > Structure & listes > Données & sections > Opportunités > Données complémentaires   Les sections Pour organiser vos données complémentaires, ces données sont regroupées dans des "sections". Avant de créer les données, créez tout d'abord les sections.   Les données complémentaires Créez vos différentes données en sélectionnant bien la section où chacune sera affichée. Une fois créées, vous pouvez toujours les modifier, ou les supprimer (attention : cela supprime toutes les données liées). Avant de créer une donnée complémentaire, vérifiez que celle-ci n'a pas déjà son équivalant standard. Par exemple, dans une opportunité, l'adresse de livraison existe en standard dans la création du devis. Autre exemple, l'opportunité inclus déjà une "Description" (par le commercial), une "Demande d'origine" (du client), et une prise de notes sur sa timeline. Donc inutile d'ajouter une donnée "commentaire".   Tri des sections et des données La liste des sections est triable (drag&drop). De même, en cliquant sur le libellé de la section, la liste des données affichée est triable.   Todo Les différentes sections de DigiFactory (affaires, devis, événements, lieux, ...) sont configurables de la même manière. Le système de données complémentaires est prévu d'être entièrement refondu courant 2024. Cette refonte révisera l'ergonomie et enrichira le système de capacités de personnalisations supplémentaires. D'autres fonctionnalités intéressantes sont également prévues. Nous vous avertirons avant toute modification.   #### 8. Echéance de facture, format des références & quelques options Echéance de paiement des factures Par défaut, cela est déjà configuré à +30 jours. Vous pouvez personnaliser cela sur cet écran : Configuration > Commerce > Ventes > Paramétrage Si jamais vous avez des contrats avec certains de vos clients qui ont des conditions particulières et une échéance différente, celle-ci est à configurer dans l'onglet "Comptabilité" de chaque société spéciale.   Format des Références (facture, devis, etc.) Vous pouvez tous les configurer ici : Configuration > Notre organisation > Configuration > Format des références Les différents formats sont déjà paramétrés avec un format par défaut. Une fiche concernant cet écran décrit les différents codes utilisables pour personnaliser la référence. Si vous avez plusieurs entités, le #E et #EC du format des références de factures séparent "par entité" le compteur (chrono).Il faudra bien renseigner un suffixe court sur chaque entité (1 ou 2 lettres) - voir la section "1. Entité : Complétez les informations de votre société" ci-dessus. Si vous avez un doute, ne changez rien, et poser la question au Help Center.   #### 9. Modèles de documents (devis, facture...) Pour démarer, il vous faut au moins les modèles de documents suivants : Devis Facture Avoir Avec les informations renseignées dans les précédentes étapes et la charte graphique renseignée, pour l'essentiel, les documents sont déjà personnalisés. Sachez que d'autres documents classiques sont personnalisables : Bon de commande (vente) Bon de livraison Bon de retour (retour de matériel d'un événement) Fiche de production (savoir ce qu'il y a à produire) Fiche d'événement (les informations d'un événement, quoi préparer, espaces à préparer) Fiche de chargement Feuille de courses Bon de commande Fournisseur Contrat de travail (staff)   Pour personnaliser vos documents, allez dans : Configuration > Notre Organisation > Documents > Modèles de document Pour finaliser ces documents, il vous reste à : Devis Inclure vos CGV dans le modèle de devis indiquer les modes de règlements possibles dans les "information de règlement" du devis Facture de même dans le modèle de facture, avec le détail des informations de règlement si la version par défaut ne convient pas, et vos clauses légales sur la facture, selon les obligations de votre activité.     En savoir + sur la personnalisation des Documents #### 10. Lieux (loués ou pour les livraisons) Lieux Vous êtes un loueur de lieux ? Vos lieux à louer sont centralisés dans DigiFactory, avec leur planning, informations diverses, todo etc. Un lieu principal correspond à une adresse postale, et est composé d'espaces. Si votre lieu est un ensemble de bâtiments de plusieurs étages, vous pouvez aussi le détailler. Pour un exemple très complexe, la structure peut aller jusqu'à 5 niveaux : Lieu > Bâtiments > Etages > Sections > Bureaux. Si vous avez plusieurs lieux adjaçants, qui sont  régulièrement loués ensemble, regroupez les en 1 lieu avec des bâtiments comme espaces. Un lieu, ou un espace, est relié à des produits, permettant différentes tarifications (par exemple forfait pour une journée d'étude, location nue, négociation spéciale avec la mairie...), tout en centralisant l'information de réservation sur le lieu. Renseignez autant que possible les informations de vos lieux : Lieu principal : Libellé Adresse Photo(s) Responsable(s) Entité : mettez bien votre société si vous gérez ce lieu Horaires d'ouverture Les espaces du lieu : Libellé Type Photo(s) Configuration(s) (agencement) possibles de l'espace et nombre de pax maximum par configuration.   Vous êtes un traiteur événementiel ? Lorsque vous effectuez régulièrement des livraisons dans des mêmes lieux réceptifs, vous pouvez faciliter la saisie de cette information dans vos devis. Cela vous aide au partage d'information à propos des particularités du lieu avec vos collaborateurs : adresse, contacts sur place, éventuelle redevance, et autres informations complémentaires (présence monte-charge, etc.). Renseignez vos lieux habituels, avec le nom du lieu, l'adresse de livraison, et si possible, avec la société gestionnaire et 1 contact sur place. To do Au fur et à mesure, complétez cette liste de lieux récurrents.       En savoir + sur les Lieux #### 11. Catalogue produit Dans DigiFactory, les contacts sont la partie centrale du CRM, pour la prospection, la communication, etc. Et vos produits sont les fondations de votre gestion d'activité. Les produits regroupent à la fois : votre offre commerciale, le détail de leur production et/ou leur réappro. Concevez bien votre offre commerciale, avec 2 questions majeures : qu'est ce qui est vendu ?qu'est ce qui est à faire pour chaque produit vendu ?   Créez un produit Produits > Créer Un produit peut être vendu et utilisé de nombreuses façons. Les quelques caractéristiques présentes offrent un large éventail de possibilités. Pour un produit classique, les 4 champs suivants sont nécessaires : Référence Libellé Nature Prix HT (ou bien TTC) Le reste est optionnel et dépend des besoins particuliers de chaque produit. Le prix peut être à 0, la nature est pré-choisie à "Normal" et la référence s'auto-génère. Seul le libellé est donc réellement nécessaire. Chacun des champs de cet écran a une aide contextuelle.Laissez votre souris ~2 secondes sur un champ, et une aide s'affiche en bas à gauche, pour expliquer ce que c'est, voire indiquer des bonnes pratiques.   Organisez votre catalogue Tout d'abord, rendez-vous dans le CMS :  Contenu des sites CMS : Content Management Systemle système pour gérer les contenus, les informations des produits & co. Ce système est fait pour gérer votre catalogue voire des sites web ou boutiques en ligne entières, réalisés et gérés dans DigiFactory. Créez des rubriques (dossiers) pour organiser vos produits. Vous pouvez avoir plusieurs niveaux de dossiers. L'organisation de votre catalogue permet de retrouver facilement vos produits, voire d'accueillir de nouveaux collaborateurs avec une organisation claire. Sur la partie gauche de cet écran, vous avez une rubrique "Catalogue produits".Cliquez avec le bouton droit de la souris sur cette rubrique : un menu s'ouvre où vous pouvez créer une Rubrique.Saississez le libellé, et cliquez sur "Créer le contenu". Dans cette arborescence à gauche, vous pouvez également trier vos rubriques et produits (drag&drop).   Créez un produit dans une rubrique Comme pour créer une rubrique, cliquez avec le bouton droit sur le libellé de la rubrique où placer le produit, et Créer Produit.   Types de produits & tarifications Les offres commerciales sont extrêment variées, et DigiFactory permet de gérer cette variété. Découvrez les différentes typologies fréquentes de produits et leur particularités .  Et découvrez les différentes tarifications appliquable à un produit   Dans ce guide de démarrage, nous n'abordons pas les aspects de Production ni de Réappro (infos du produits chez le fournisseur).   Importation de produits Lorsque vos produits sont répétitifs ou pour simplement initialiser une partie de la saisie avec une base de produits existants, vous pouvez importer cela. DigiFactory inclus des outils d'importation pour les différentes sections de la plateforme. Produits > Importation Pour les importations, commencez toujours par faire un petit fichier de 2 ou 3 lignes, pour tester et voir ce que cela donne, prendre vos marques.Et ensuite, préparez l'importation massive du reste de vos données.     En savoir + sur les Produits #### 12. Clipping : préparez vos discours habituels Les "clippings" sont soit des messages entiers, soit des morceaux de messages, que vous utilisez lors de l'envoi de devis via DigiFactory; Configuration > Notre organisation > Clippings Certains clippings sont déjà pré-configurés, notamment pour l'envoi de facture et d'avoir. Les clippings peuvent être dédiés à un type d'email, en choisissant le "type" (par exemple "Devis", pour limiter l'usage à l'envoi de devis). Ces clippings peuvent être personnalisés automatiquement avec des champs de fusion. Par exemple #FirstName# pour le prénom. Dans l'édition du clipping, vous avez un bouton "champs de fusion" à droite. L'accès à la gestion de ces clippings est présente directement lors de la rédaction de vos envois de devis. Vous pourrez compléter ces morceaux de contenu au fur et à mesure.     #### 13. Configurez votre nom de domaine, pour permettre l'envoi d'email Pour l'envoi de vos emails depuis la plateforme (devis, facture, emailings), il faut configurer votre nom de domaine pour qu'il "autorise" nos systèmes à envoyer des emails de votre part. Cette authentification est nécessaire pour que vos emails ne soient pas considérés comme SPAM. En terme technique, il s'agit de configurer les DNS de votre nom de domaine. Il y a 3 paramétrages à faire : SPF, DMARC et DKIM. Si vous avez un doute, demandez à votre responsable technique ou prestataire technique de réaliser cela.   SPF En général, votre domaine a déjà une entrée "SPF" présente. Il faut y ajouter la partie suivante : include:spf.digifactory.fr  Ce qui, dans un cas classique d'email gérés chez OVH, par exemple, aurait la forme finale suivante : v=spf1 a mx include:spf.digifactory.fr include:mx.ovh.com ~all (ceci est un exemple, ne pas copier-coller cela).   DMARC Il s'agit ici d'une clé de contrôle. Il faut juste qu'elle soit présente dans vos DNS. Si elle n'est pas présente, vous pouvez ajouter simplement une entrée "TXT" avec le sous-domaine "_dmarc" et la valeur suivante : v=DMARC1;p=none;sp=none;aspf=s;   DKIM Le DKIM nécessite que nous générions pour vous une clé de sécurité de notre côté : Demandez la configuration DKIM via Help Center En retour, nous vous fournirons une clé DKIM à ajouter à vos DNS, avec les instructions nécessaires.   Attention Les domaines "génériques", comme @gmail.com, @yahoo, @outlook, etc. ne peuvent pas être configurés ainsi, car ils ne vous appartiennent pas. La configuration peut se faire uniquement pour des noms de domaine dont vous avez la propriété.   Pour cette étape, très technique, mais nécessaire, nous pouvons vous accompagner si vous avez un doute et n'avez pas d'interlocuteur technique en interne. Contactez-nous via le Help Center pour demander de l'aide.     #### 14. Testez le processus complet Une fois que vous avez tout configuré, vous pouvez tester le tout avant de démarrer réellement. Comme c'est un outil de facturation, il ne faut pas faire de factures réelles à des clients pendant vos tests ! A la fin de vos tests, le responsable de votre société pourra nous demander de faire une réinitialisation, notamment des ventes & factures (suppression intégrale), qui réinitialisera les compteurs (chronos). Nous ne pourrons faire cette procédure qu'après vérification qu'il n'y a bien aucune facture réelle.   Pour vos tests, voici les quelques étapes à réaliser : Créez un contact fictif (avec une adresse email à vous, pour les tests) & d'une société fictive Créez une opportunité pour cette société fictive, avec le contact Ajoutez d'un devis Ajoutez quelques produits Validez le devis : cliquez sur Validé dans le processus du devis, en fond beige Générez le document de devis : cliquez sur tout à droite de la référence du devis Envoyez par email le devis : Envoyer au client Transformez le devis : sur la vue du devis, processus du devis en fond beige) Vous arrivez ainsi sur la vente (qui est une copie des produits & des informations du devis) Allez dans l'onglet "Factures & paiements" de cette vente Ajoutez une facture complète Validez la facture (pour rappel, c'est un test, elle ne doit pas être envoyée à un vrai client). Générez un document : à droite de la facture Envoyez la facture : cliquez sur (l'email doit être le vôtre pour les tests) Saisissez un paiement (toujours dans l'onglet "Factures & paiements"). Et voilà, un process général complet de l'entrée du prospect à la reception du paiement. Posez nous des questions via le Help Center si vous avez des difficultés, ou souhaitez connaitre la bonne pratique pour un cas particulier. Nous vous guiderons au mieux.   #### 15. Démarrez A la fin de vos tests, demandez nous une réinitialisation, notamment des ventes & factures (suppression intégrale), qui réinitialisera aussi les compteurs (chronos). Nous ne pourrons faire cette procédure qu'après vérification qu'aucune facture réelle n'est présente.   Importez votre historique Importez vos contacts, sociétés pour avoir déjà vos clients existants (sans les resaisirs manuellement). Les importations sont présentes dans chaque section (contact, société, produits, ...) avec l'icône dans le menu. Si vous avez d'autres historiques à importer (opportunités, devis, vente, factures), vous pouvez également le faire via les outils d'importation dédiés.  Si vous avez un doute, demandez un peu d'acompagnement pour ces parties. Pour les importations, commencez toujours par faire un petit fichier de 2 ou 3 lignes, pour tester et voir ce que cela donne, prendre vos marques. Et ensuite, préparez l'importation massive du reste de vos données.   Démarrez ! Une fois tout testé, et votre historique importé, vous pouvez démarrer la gestion de votre activité avec DigiFactory !   Consultez le Help Center pour trouver de l'information sur les fonctionnalités. Lisez les aides contextuelles qui s'affichent en bas à gauche de votre écran au survol de certaines parties. Et bien entendu, nous sommes disponibles pour répondre à vos questions via le Help Center.Vous disposez d'un certain nombre d'heures de Help Desk incluses, proportionnel à votre location. Un compteur du temps consommé est visible sur votre écran d'accueil.   ### Organisez votre base contact ### Concevez votre offre commerciale ### Processus Commercial Général ### Configurez les aspects comptable ### Préparez votre événement